همه کسانی که در عرصه کار و تجارت فعالیت دارند می دانند که سر و کار داشتن با کارمندان، فروشندگان و مشتری ها مستلزم شرکت در مکالمات پیچیده و دشوار و همچنین رویارویی با مشکلات است، ضمن آنکه به تعویق انداختن این مکالمات اغلب به بدتر شدن مشکلات می انجامد.
به رفتارهایی فکر کنید که ممکن است در محل کارتان با آن روبرو شوید: کارمندی که همیشه بهانه ای برای دیر کردن دارد، فروشنده ای که مرتبا فاکتورها را ناقص و نیمه تمام تحویل می دهد، یا مشتری دائمی که همیشه در دقیقه آخر تماس می گیرد و در صورت نرسیدن به خواسته اش ناراحت و عصبانی می شود. همه این سناریوها مستلزم تغییر دادن رفتار شخصی دیگر است و معمولا از طریق یک مکالمه صادقانه و شفاف قابل حل است. برای رسیدن به نتیجه دلخواه یک مکالمه، گام های زیر را دنبال کنید:
گام اول
قبل از شروع مکالمه به پایبندی خود به رابطه ای که با آن شخص دارید اشاره کنید. به او نشان بدهید که هدف از این مکالمه بهبود روابط شخصی یا کاری شما است. افراد وقتی بدانند که به آنها و رابطه ای که با آنها دارید اهمیت می دهید، تمایل بیشتری به اصلاح رفتار خود نشان می دهند.
گام دوم
طرف مقابل را از نظر احساسی ارضا کنید. کارمندان تشنه ستایش هستند، چیزی که در محیط خانه یا کار آن را به اندازه کافی دریافت نمی کنند. به ارزش کار او اشاره و از خدمات او قدردانی کنید.
گام سوم
به جای کلمه "شما" از کلمه "ما" استفاده کنید و از حمله لفظی به طرف مقابل بپرهیزید. افراد را در موقعیتی قرار ندهید که ناچار شوند از خود دفاع کنند. سعی کنید موقعیت را به گونه ای نشان دهید که گویا هر دو درگیر آن هستید و در مورد یک مشکل مشترک صحبت می کنید.
گام چهارم
به طرف مقابل بفهمانید که این تغییر به نفع خود او هم هست. از کلمه "من" کمتر استفاده کنید و نگویید رفتار شما به کار "من" آسیب می زند، چون چنین مکالمه ای تاثیر چندانی نخواهد داشت.
داشتن اطلاعات کافی در مورد موضوع موردبحث لازم است اما کافی نیست. برای اینکه بتوانید با دیگران یک رابطه موثر برقرار کنید باید مهارتهای لازم را یاد بگیرید و تمرین کنید.
کارآفرینان و رهبران برجسته میدانند که هوش هیجانی و داشتن یک شخصیت دوست داشتنی کمک فوقالعاده بزرگی به موفقیت آنها میکند. استخدام کردن افراد مناسب، مدیریت کردن تیم و اجرای پروژههای بزرگ نیازمند داشتن رابطه خوب با دیگران است. و همانطور که میدانید نمیتوان بدون داشتن یک لحن بیان حرفهای رابطه خوبی را با دیگران برقرار کرد. معمولا انجام این کار برای افراد درونگرا سختتر است اما با دانستن نکات ضروری و تمرین کردن آنها هم میتوانند رابطه خوب و مفیدی را با دیگران برقرار کنند. ما نیز در این مقاله زومیت ۱۰ مهارت لازم و قدرتمند برای داشتن یک مکالمه مفید را به شما معرفی میکنیم.
۱- صبر کنید تا صحبتهای طرف مقابل تمام شود
هیچکس دوست ندارد که صحبتهایش توسط شخص دیگری قطع شود. این کار بیاحترامی به دیگران است و احساس بیاهمیت بودن به طرف مقابل میدهد. بنابراین در مکالمه با یک شخص اجازه دهید تا صحبتهای طرف مقابل تمام شود سپس قبل از سخن گفتن ۳ ثانیه صبر کنید تا مطمئن شوید که او دیگر حرفی برای گفتن ندارد. این کار همچنین باعث میشود تا دیگران نیز حرفهای شما را قطع نکنند.
۲- اجازه دهید دیگران بیشتر از شما صحبت کنند
گوش دادن به صحبتهای طرف مقابل و پرسیدن سوالهای خوب میتواند رابطه قوی را بین شما و دیگران برقرار کند. بنجامین دیزرائیلی، سیاستمدار و نویسنده انگلیسی گفته است: «با مردم درباره خودشان صحبت کنید تا ساعتها به حرفهای شما گوش دهند.»
۳- سوالهای خوب بپرسید
افراد موفق درمیان مکالمات خود سوالهای معنیدار میپرسند و طوری وانمود میکنند که از صحبت کردن با طرف مقابل لذت میبرند. از دیگران در مورد اهداف زندگی و علاقهمندیهایشان سوال کنید. سعی کنید سوالهای خود را با کلماتی مانند «چرا» و «چگونه» همراه کنید تا طرف مقابل نتواند آنها را بهطور مختصر و با «بله» یا «خیر» پاسخ دهد.
۴- اعتقادات دیگران را بپذیرید
طبیعی است که بخواهید نظرات و اعتقادات خود را در یک مکالمه بیان کنید. اما گاهی اوقات تنها کافی است که سر خودتان را تکان داده و لبخند بزنید. دیگران هم حق دارند که در صحبتهای خود اشتباه کنند یا اینکه نظرشان کاملا متفاوت با شما باشد. این کار اعتماد دیگران نسبت به شما را افزایش خواهد داد.
۵- سعی کنید دیگران را بیشتر بشناسید
هیچکس دوست ندارد تنها به خاطر کاری که انجام میدهد در میان دیگران شناخته شود. از دیگران دربارهی اهداف زندگی و سرگرمیهایشان سوال کنید و سعی کنید آنها را بشناسید. این کار باعث برقراری رابطه قویتری میان شما و آن شخص میشود.
۶- پشت سر دیگران بدگویی نکنید
اگر پشت سر دیگران بدگویی کنید دیگران گمان میکنند که پشت سر آنها نیز همین کار را خواهید کرد. در عوض سعی کنید مثبت باشید و در مورد هیچکس حتی رقیبانتان نیز بدگویی نکنید تا دیگران از مصاحبت با شما لذت ببرند.
۷- صادقانه از دیگران تعریف کنید
مردم چاپلوسی کردن دیگران را متوجه میشوند و این موضوع آنها را مشکوک میکند. اما اگر تعریفهای شما واقعی و صادقانه باشند احساس خوبی به آنها خواهد داد. به دنبال خصوصیتها و صفتهای خوب اخلاقی باشید و در مکالمات خود آنها را بیان کنید.
۸- مودب باشید
استفاده کردن از کلماتی مانند «لطفا» و «ممنون» را از یاد نبرید. به دیگران احترام بگذارید و از آنها قدردانی کنید. رفتار خوب میتواند شما را دوستداشتنی و قابلاعتماد نشان میدهد.
۹- در مورد موضوعات حساس بحث نکنید
از صحبت کردن در مورد موضوعهای سیاسی، مذهبی و جوکهای قومیتی پرهیز کنید. هدف شما ساختن یک ارتباط موثر است بنابراین تا جای ممکن از موضوعهای بحثبرانگیز خودداری کنید.
۱۰- بدانید که چگونه باید مکالمه را پایان دهید
هیچکس دوست ندارد صحبتهایش با طرف مقابل با یک سکوت آزاردهنده تمام شود. هرزمان که احساس کردید باید به مکالمه پایان دهید با لبخند به طرف مقابل بگویید که از صحبت کردن با او بسیار خوشحال شدهاید.عنصر مشترک تمام نکتههای گفته شده احترام است. با دیگران طوری برخورد کنید که دوست دارید دیگران نیز همان برخورد را با شما داشته باشند. یک مکالمه خوب بر پایه احترام ساخته میشود. رعایت کردن نکات گفته شده نیز برای ساختن یک رابطهی موفقیتآمیز به شما کمک خواهند کرد.