براي اجراي بهتر روابط عمومي ديجيتال در عرصه ي عمل، لازم است که فرايندها و تکنيک هاي روابط عمومي را مورد بازنگري قرار داده و نسبت به تدوين مجدد آن در فضاي جديد اقدام کنيم .
در اين مبحث سعي خواهد شد که به برخي از اين تکنيک ها پرداخته شود، هرچند که به طور حتم بيان اين فنون نيازمند نقد، تحليل و تدقيق بيشتر و همراهي استادان و همکاران ارجمندم به منظور ارائه ي طرحي جامع براي روابط عمومي ديجيتال است .
الف ) برنامه ريزي و مطالعات افکار عمومي :
برنامه ريزي و مطالعات افکار عمومي يکي از اساسي ترين تکنيک هاي روابط عمومي است که مي تواند ساختار، توان و بنيان کاري روابط عمومي در سازمان را ترسيم کند .
براي انجام اين مهم بايد به مسائل زير توجه کنيم :
۱ ) تهيه، تدوين و نظارت برنامه هاي روابط عمومي در محيط وب
در چنين فضايي فقط مسؤولان ارشد سازمان نيستند که از برنامه هاي روابط عمومي مطلع و نسبت به آن قضاوت مي کنند، بلکه در محيط وب، کليه ي مخاطبان مي توانند برنامه هاي روابط عمومي را که تدوين شده است؛ مرحله به مرحله مورد قضاوت و ارزيابي قرار دهند، به اين معنا که نظارت بر انجام فعاليت هاي روابط عمومي که در قالب يک برنامه ي تدوين شده است، در معرض قضاوت عمومي قرار خواهد گرفت و جاي هيچ گونه توجيه براي انجام ندادن برنامه هايي که پيش از اين زمان بندي و اعلام شده است؛ وجود نخواهد داشت .
۲) مديريت و اجراي مطالعات افکار عمومي و پژوهشي از طريق سايت سازمان
نظرسنجي، تحليل محتوا و ساير فعاليت هايي که در اين حوزه قرار مي گيرند، ديگر از طريق شيوه هاي معمول انجام نخواهند شد، بلکه با استفاده از سايت سازمان همگي به شکل الکترونيکي و با سرعت و دقت بيشتر امکان پذير مي گردد . هرچند که محدوديت هاي اين امکان هم، نظير عدم دسترسي عموم مخاطبان به اينترنت و ... نبايد از نظر دور داشته شود .
۳) پشتيباني اطلاعاتي بخش هاي سازماني و رسانه ها از طريق بانک اطلاعاتي
با توجه به انبوهي اطلاعات سازماني در بخش هاي مختلف سازمان و تغييراتي که همواره ايجاد مي شود و گريز ناپذير نيز هست؛ مديريت صحيح و کارآمد روابط عمومي در بخش جمع آوري و تدوين اطلاعات و آمار از طريق وب سايت سازمان علاوه بر فراهم آوردن امکان دسترسي همه ي مخاطبان به اطلاعات جامع سازمان در سطوح مختلف در کمترين زمان ممکن و به دور از بروکراسي هاي معمول، از تناقض هاي احتمالي در ارائه ي آمار و اطلاعات سازماني نيز جلوگيري مي کند .
در چنين حالتي هم رسانه ها و هم مديران و مخاطبان سازمان براي دريافت و ارائه ي اين اطلاعات تنها از يک منبع استفاده مي کنند . ضمن آنکه امکان طبقه بندي اطلاعات براي دسترسي مخاطبان خاص هم با امنيت بيشتري صورت مي گيرد .
▪ تکنيک هاي روابط عمومي ديجيتال
در اولين بخش از تکنيک هاي روابط عمومي ديجيتال به تشريح " برنامه ريزي و مطالعات افکار عمومي " به عنوان يکي از اساسي ترين تکنيک هاي روابط عمومي پرداخته شد .
و اما ادامه ي اين بحث :
ب ) ارتباطات مردمي و اطلاع رساني :
مقوله ي ارتباطات به اشکال مختلف آن و اطلاع رساني جهت اقناع و تنوير افکار عمومي در روابط عمومي از اهميت خاصي برخوردار است تا حدي که اگر در هر سازماني اين دو با موفقيت همراه باشد، رضايتمندي بيشتر مخاطبان را به همراه داشته و به تبع آن سازمان با مشکلات کمتري مواجه خواهد بود .۱) پاسخگويي و راهنمايي به ارباب رجوع
در روابط عمومي ديجيتال ايجاد نظام پاسخگويي به مکاتبات، ايميل ها، تماس هاي تلفني و پيام هاي صوتي به منظور دريافت پاسخ از واحدهاي مربوطه و ارائه ي راهنمايي هاي لازم مي تواند کاملا " مکانيزه و بدون حضور مخاطب، صرف وقت و هزينه هاي رفت و آمد و در کمترين زمان ممکن صورت پذيرد . خوشبختانه نرم افزارهاي لازم براي هريک از اين موارد نيز موجود مي باشد .
۲ ) راه اندازي و اجراي سيستم انتقادها و پيشنهادها
هر گونه انتقاد و پيشنهادي اگر با رعايت اصول و قواعد آن صورت پذيرد، همواره موجب اعتلاي سازمان خواهد شد و روابط عمومي به عنوان خواستگاه مخاطبان مي تواند با ايجاد سيستم هاي الکترونيکي ضمن اجراي بهتر نظام پيشنهادها به ساماندهي اين امر پرداخته و با ارائه ي گزارش هاي منظم از ميزان تأثير اتتقادها و پيشنهادهاي مخاطبان بر روند اجراي برنامه هاي سازمان، رضايتمندي و همراهي بيشتر مخاطبان را با خود داشته باشد .
۳ ) ايجاد سيستم پرسش و پاسخ از طريق سايت سازمان
سايت سازمان به عنوان اولين محل رجوع مي تواند با استفاده از سيستم پرسش و پاسخ به صورت on line در زمان هاي مشخص و offline در هر زماني مخاطبان خود را با مسائل سازماني درگيرتر کند؛ ايجاد تريبون آزاد براي کارکنان نيز در همين راستا مؤثر خواهد بود .