آنچه می تواند محورهای ایده آل بحث "آسیب شناسی روابط عمومی دیجیتال " باشد ، بسیار گسترده است .
بايد گفت به همان سادگي که با افزودن حرف E به کلمه روابط عمومي وارد مباحث جديدي مي شويم و همه سطوح فعاليت روابط عمومي را تحت تاثير اين جريان غالب ارتباطي مي بينيم ، به همان سادگي و چه بسا راحت تر از آن خشت اول را مي توان کج نهاد و با نگاه يکسويه و خوش بينانه به روابط عمومي الکترونيک آن را از حيث انتفاع انداخت ! و يا حتي گرهي بر گرههاي موجود اضافه کنيم.
آنچه مي تواند محورهاي ايده آل بحث "آسيب شناسي روابط عمومي ديجيتال " باشد ، بسيار گسترده است . اگر يک سوي طيف را مباحث کلي فناوري هاي جديد (IT ) در کشور در حال توسعه بدانيم ،سوي ديگر آن از مسايل فني سخت افزاري و نرم افزاري در روابط عمومي ها مي گذرد و علاوه بر ميزان ورود ساير حوزه هاي تاثير گذار در روابط عمومي بويژه رسانه ها به فضاي سايبر ، حتي مباحث بنيادي روابط عمومي را نيز به چالش خواهد کشيد . اين دو جمله را نيز بشنويم که پيشروان فناوري هاي نوين ،هميشه جايي براي گوشزد کردن آنها مي گذارند. گرچه هميشه هم در هياهو فراموش مي شود .
- "فناوري اطلاعات و ارتباطات استراتژي و برنامه هاي سازمان را تعيين نمي کند ، بلکه به سازمان داراي استراتژي کمک مي کند "
- "اگر سيستم دستي کارآيي نداشته باشيم ،مکانيزه کردن فرايند نه تنها تاثير مثبتي نخواهد داشت ، بلکه خود زيان بار است "
روابط عمومي ديجيتال به عنوان موضوع روز روابط عمومي ها مطرح است و تغيير فضاي ارتباطي جامعه ( رسانه ها و مخاطبين ) و نيز فضاي سازماني (طرح دولت الکترونيکي ) باعث شده گسترش آن ضروري تر شود. به گفته استاد خوشنام ارتباطات ، چيزي نمي پايد که اگر با فضاي سايبر و تحولات آن پيش نرويم ، خواه ناخواه صندلي ها به سرعت از زير پاها کشيده شوند !
پس نبايد نگران نفي ديجيتالي کردن روابط عمومي باشيم. نگراني بايد بيش از هر چيز باعث نقد رويکردها و برنامه هاي استفاده از فناور يهاي جديد در روابط عمومي ها باشد.
براي شروع بايد مشکلات و مسايل کارشناساني که به صورت کاربردي نتايج و تاثيرات استفاده از ابزارهاي جديد ارتباطي را مي بينند ،منعکس شود. به همين منظور سعي خواهم کرد که مسايل و دغدغه هاي کاري خودم را نيز در قالب يادداشت هاي کوچک منعکس کنم.
شکنندگي ارتباطات الکتروني
پيش فرض نظري :
دو رويکرد اساسي براي ورود سازمان ها ( و در اينجا روابط عمومي ) به دنياي سايبر ذکر مي شود ، که عبارتند از :
ـ تحول در سازمان بايد يکباره و يکپارچه صورت گيرد و تمام تلاش صورت گيرد که هنگام ورود به اين فضا حلقه هاي مختلف سازماني وارد گردونه تغيير شده باشند . کمترين هزينه و بيشترين تاثير حاصل اين رويه است.
ـ حرکت تدريجي ؛ که از يک نقطه شروع و در نهايت به جامعيت سازماني مي رسد . برنامه استراتژيک سازمان در ورود به عرصهIT انسجام بخش نقطه هاي شروع است. بايد گفت که هر کدام از اين راهبردها براي خود توجيهاتي دارند که مي توان با توجه به شرايط و مولفه هاي هر سازمان يک را انتخاب کرد، که به نظرمن با توجه به واقعيت هاي روابط عمومي رويکرد دوم بسيار مناسب است .
اما واقعيت کاري اين است که همين رويه هم با مشکلات زيادي روبروست. بر مبناي همين راهبرد ، توصيه مي شودکه اولين گام مي تواند انتشار اخبار در وب سايت روابط عمومي باشد ،ولي تجربه من انتشار "بريده جرايد مطبوعات " در وب سايت بود که نقطه اتکايي براي استفاده هر چه بيشتر از ارتباطات الکترونيکي در روابط عمومي شد. شرح وضعيت بدين گونه بود که در يک سازمان بزرگ ، روزانه بريده جرايد مطبوعات حتي در روابط عمومي استان ها به صورت همزمان تهيه و پس از تکثير در اختيار مديران قرار مي گرفت. مشکلات تکثير و ارسال بولتن ها ، دسترسي سخت به آرشيو ، چند باره کاري در روابط عمومي هاي تابعه ، ايجاد بانک اطلاعات تحت وب بريده جرايد را به خوبي توجيه مي کرد که در اين صورت حتي مخاطبين ديگر سازمان نظير کارمندان ،محققين و ... نيز امکان دسترسي به بريده جرايد را داشتند.
به همين خاطر پس از مرحله اول يعني ايجاد صفحات بسيار ساده PDF ، که با سختي طراحي و بدون امکان جستجو در وب منتشر مي شد ، بانک اطلاعاتي کاملي ويژه اين کار طراحي شد که همه امکانات مورد نظر را داشت. پس از ۶ ماه ادامه اين روال ،يعني اسکن کردن بريده جرايد ( يعني شروع فرايند پس از اتمام کار دستي ) و تکميل بانک اطلاعاتي تصميم گرفته شد که اطلاعات به صورت مستقيم از سايت روزنامه ها وارد شود. کيفيت بيشتر مطالب تنها بخشي از مزيت ها بود ، چرا که انتشار بريده جرايد از طريق سايت مورد توجه خود همکاران بخش بريده جرايد هم قرار گرفته بود و زمينه براي تهيه بريده جرايد به صورت آن لاين نيز فراهم شد. يعني سايت چند روزنامه انتخاب شد که در اولين فرصت ( که معمولا روزنامه ها واپسين ساعت هاي شب است ) اطلاعات به صورت آن لاين وارد بانک اطلاعاتي بريده جرايد شود تا در نهايت فرايند کاري توليد بريده جرايد ( تهيه و انتشار ) الکترونيکي شود. ولي متاسفانه ظرف مدت کوتاهي مشخص شد حتي سايت هاي نمونه انتخاب شده به دلايل مختلف دچار مشکل مي شوند و يا نياز روابط عمومي را پاسخ نمي دهند. دلايلي نظير :
- اهتمام نداشتن مديران سايت ها به انتشار الکترونيکي تمامي اخبار روزنامه چاپي روي سايت ( حذف خبرهاي کوتاه يا گلچين کردن خبرها )
- مشکلات فني که به صورت ميانگين چند سايت را شامل مي شود. باگ هاي برنامه نويسي ، پهناي باند کم ، لينک هاي اشتباه ، فونت هاي غير استاندارد و ...
- نياز سازماني براي ديدن صورت چاپي مطلب
- مشکلات ارتباطي شبکه نظير قطع ارتباط شبکه سازماني و حتي ملي ( نظير هفته پيش در مورد فيبر هاي نوري )
- ...
همه اينها را کنار هم بگذاريم و ساير واقعيت هاي سازماني را هم در نظر بگيريم . شرايط سختي در همين موضوع ساده ، بوجود مي آيد. در يک جمله شکنندگي ارتباطات الکترونيک و ضريب پايين اعتماد و کارآيي حتي در حرکت گام به گام استفاده از ابزارهاي جديد هم زياد است.