سرعت فوق العاده توليد و توزيع اطلاعات به واسطه فناوري هاي نوين باعث شده زمينه تصحيح و تکميل اطلاعات با رشد قابل توجهي همراه باشد به گونه اي که نيم عمر اطلاعات در عصر حاضر بسيار کم شده است. فناوري هاي جديد اطلاعاتي به سرعت تغيير مي کنند و سازمانها براي مجهز نگهداشتن خود به آخرين فناوري ها و جديدترين اطلاعات، ناگزير بطور مستمر هزينه هاي هنگفتي متحمل مي شوند. از سوي ديگر انتظاري که در سازمان براي توسعه کاربري فناوري اطلاعات براي کاهش هزينه ها و اطلاع رساني سريع وجو داشت تغيير کرده و امروزه فناوري اطلاعات به عنوان ابزاري توانمندساز براي مديران و کارکنان سازمان ها مطرح است.
همان طور که مي دانيم معماري اطلاعات روش، وسيله يا متدي است براي برنامه ريزي توسعه کاربرد فناوري اطلاعات در سازمانها و به عبارت ديگر چارچوبي است براي يکپارچه سازي منابع سازمان در بستر فناوري اطلاعات.
روابط عمومي هاي الکترونيک به عنوان واحدهاي ارتباطي – اطلاعاتي سازمان ها مي توانند نقش مهمي را در بهينه سازي تاثيرات معماري اطلاعات در سازمان داشته باشند چرا که در سازمان هايي که جايگاه و نقش روابط عمومي به طرز مناسبي شناخته و تعيين شده است روابط عمومي به عنوان سلولي تراوا در بدنه سازمان کار ورود اطلاعات به سازمان و همچنين خروج اطلاعات از سازمان را انجام مي دهد اين نقش با بحث توزيع اطلاعات جلوه کامل تري به فعاليت روابط عمومي ها مي دهد.
با توجه به نقش حساس روابط عمومي ها در دريافت، کنترل و توزيع اطلاعات در دو بعد درون و برون سازماني مي توان اهميت معماري اطلاعات در روابط عمومي ها را مورد توجه قرار داد.
با توجه به اينکه کانال هاي ارتباطي در روابط عمومي بسيار گسترده است و ابعاد و پيچيدگي ارتباطات درون واحدهاي روابط عمومي با داخل و خارج سازمان از يک يا چند واحد معين فراتر رفته و نيازمنديهاي خاصي را از جنيه نيروي انساني، و منابع نرم افزاري و سخت افزاري نياز دارد، بنابراين نگرشي ويژه و همه جانبه به مسئله معماري اطلاعات در روابط عمومي نياز خواهد بود.
در تعريفي کلي معماري را ترکيبي از علم، هنر و تجربه که در رشته هايي نظير ساختمان داراي قدمتي چند هزار ساله است معرفي مي کنند. معماري اطلاعات در روابط عمومي الکترونيک يعني ارايه توصيفي فني از يک سيستم همه جانبه نگر و آينده نگر روابط عمومي (با توجه به تعريف سيستم) که نشان دهندة ساختار اجزاء آن، ارتباط بين اجزا (که شامل سخت افزارها، نرم افزارها و نيروي انساني باشد) و اصول و قواعد حاکم بر طراحي و تکامل آنها در گذر زمان است.
اساس معماري اطلاعات در روابط عمومي الکترونيک اين است که رويکرد معماري را در برنامه ريزي و توسعه فناوري اطلاعات در واحد روابط عمومي سازمان هاي دولتي و خصوصي بکار مي گيرد نگرش معماري اطلاعات در روابط عمومي الکترونيک در ابتدا بر توسعه زيرساختي، آموزش و فرهنگ سازي، راهبردهاي کوتاه مدت و راهبردهاي طولاني مدت تاکيد مي ورزد.
براي برنامه ريزي معماري اطلاعات در روابط عمومي الکترونيک سه فاز کاري پيش بيني وپيشنهاد مي شود:
۱) تدوين معماري موجود (وضعيت موجود واحد روابط عمومي را از نظر فناوري اطلاعات را بررسي مي کند) ۲) تدوين معماري مطلوب (وضعيت مطلوب روابط عمومي سازمان را از نظر فناوري اطلاعات را تعيين مي کند و در اين کار اولويت هاي اطلاع رساني و ارتباطي را بر اساس کارکردها و نياز هاي سازمان شناسايي مي کند)
۳) تدوين برنامه گذار از وضع موجود به وضع مطلوب (با توجه به امکانات ، منابع و محدوديتها برنامه ريزي لازم براي اصلاح ساختار موجود روابط عمومي براي رسيدن به روابط عمومي الکترونيک را انجام مي دهد)
معماري اطلاعات در روابط عمومي از چهار جنبه يا بعد تشکيل شده است :
۱) کار و مکان : يعني نحوه سازماندهي فرايندهاي کاري روابط عمومي و توزيع مکاني آنها، که البته در روابط عمومي الکترونيک تلاش زيادي براي حذف بعد مکان و زمان به وسيله فناوري اطلاعات صورت مي گيرد.
۲) مجموعه هاي اطلاعاتي : يعني داده هاي لازم براي انجام فرآيندهاي کاري
۳) برنامه هاي کاربردي : که براي دسترسي به مجموعه هاي اطلاعاتي و کار با آنها مورد استفاده قرار مي گيرد.
۴) زير ساخت فني : شامل سخت افزار، شبکه و ارتباطات لازم براي اجراي برنامه هاي کاربردي
● برخي اصول راهبردي معماري اطلاعات در روابط عمومي:
۱) بهينه سازي بودجه روابط عمومي ها از طريق برنامه ريزي و هماهنگي منابع مديريت اطلاعات بين برنامه ها، بخش ها و ادارات مختلف
۲) تسهيل تصميم گيري مناسب از طريق تامين اطلاعات
۳) پاسخگويي سريع به نيازهاي اطلاعاتي کارکنان و مخاطبان سازمان، از طريق ساماندهي پايگاهها و سيستم هاي اطلاعاتي با هدف تامين حداکثر دسترس پذيري ، تغيير و گزارش گيري
۴) حل مسايل با راه حل هاي مناسب از طريق به حداقل رساندن دوباره کاري هاي اطلاعاتي بين برنامه، بخشها و ادارات مختلف
۵) بهينه سازي سرمايه گذاري در IT از طريق تدوين برنامه ها و معماري جامع IT
۶) حرکت در جهت همگرايي و يکپارچه سازي اطلاعاتي ادارات محلي ، سازمان هاي تابع و پيمانکاران
۷) مديريت صحيح و کارامد پروژه ها
۸) پاسخ گويي به شرايط در حال تغيير
۹) همگرايي با ساير بخش هاي سازمان
با توجه به توضيحات فوق بايد اذعان داشت که معماري اطلاعات در روابط عمومي الکترونيک علاوه بر محاسني که عايد خود گروه روابط عمومي مي کند باعث بهره مندي ساير گروهها و بخش هاي سازمان نيز مي شود و باعث افزايش قدرت تصميم گيري، اطلاع رساني و مشتري محوري در سازمان ها مي شود.