برنامه روابط عمومي طرح مدوني است كه خطوط كلي فعاليت هاي گوناگوني را كه قصد انجام آنرا داريم، مشخص مي كند. برنامه روابط عمومي در واقع طرح اجرايي عمليات پيشنهادي و نيز توجيه و توضيح ارزشهاي اين عمليات است. اين عمليات مي تواند هدفهايي كوتاه مدت يا بلندمدت داشته باشد. يك برنامه روابط عمومي موثر بايد مبتني بر هدفهاي روشن و دقيق باشد. مخاطب خاص خود را به درستي بشناسد و به شيوه اي عرضه شود كه توجه آن مخاطب را به سوي خود جلب كند.
لازم به ذكر است اگر بخواهيم برنامه اي اصولي و كارآمد ارائه دهيم بايستي بر سه محور اساسي برنامه روابط عومي يعني «مخاطبان»، «هدفها» و «پيامهاي روابط عمومي» اشراف لازم را داشته باشيم.
شناخت اهداف مخاطبان مطلوب روابط عمومي از مبناترين اولويت هاي هر برنامه روابط عمومي، است لذا در تدوين برنامه بايد به اين موضوع توجه كافي داشته باشيم.
در واقع هر برنامه به چند طرح و هر طرح به چند پروژه تقسيم ميشود. ادارات روابط عمومي مي بايد پروژه هاي خود را در قالب معيارهاي ذيل تنظيم و ارائه كنند.
● ارائه پروژه فعاليت روابط عمومي در قالب يك برنامه مدون
▪ پروژه فعاليت روابط عمومي بايستي داراي معيارها و محورهاي ذيل باشد:
۱) مقدمه (يا استدلال) اين بخش شامل بررسي پيشينه نوع كار و مخاطبان مطلوب آن مي شود. در اين مقدمه مي توان به مسائل روابط عمومي و اموري كه پيرامون موضوع تحت مطالعه قرار دارد پرداخت. مقدمه بايد حداكثر حدود دو پاراگراف باشد.
۲) اهداف پروژه در اين قسمت هدف هايي كه برنامه يا پروژه براي دستيابي به آنها تنظيم و اجرا مي شود، بيايد. معمولا هدفها فهرست وار با شماره و يا حروف الفبا مشخص و از يكديگر جدا مي شوند.
۳) روشهاي اجرايي در اين بخش مشخصات كلي ابزارهايي بيان مي شود كه براي رساندن پيام دلخواه به همه مخاطبان به منظور رسيدن به هدفهاي پروژه يا برنامه ارائه شده، لازم است.
برخي از ابزارها عبارتند از:
الف) فعاليت رسانه اي
ب) انتشاراتي
ج) تبليغاتي
د) برگزاري مراسم
و) طرحهاي مشاركتي
هـ) پژوهش
ي) آموزش
ر) ساير ابزارها
▪ هنگامي كه يكي يا چند ابزار براي اجراي پروژه ها در نظر گرفته شد بايستي زير مجموعه هاي آن ابزار و جزئياتي كه در اجراي برنامه ها دخيل است ذكر شود تا دليل استفاده از آن به درستي توجيه شود.
▪ بايستي توضيح داده شود كه اين روشها و ابزارهاي ارتباطي چگونه در اجراي برنامه و پروژه كاربرد دارند و ابزارها بايد به دقت انتخاب شوند تا قادر باشند پيام دلخواه روابط عمومي را به درستي و به طور كامل منتقل كنند.
▪ ابزراهاي انتخاب بايستي با چارچوب زماني كه در اختيار است سازگار باشند.
۴) ارزيابي بهتر است نوع شيوه اي را كه در اندازه گيري تاثيرگذاري پروژه به كار خواهيد برد، از قبل تعيين كنيد.
۵) نتيجه خلاصه برنامه و پروژه، چكيده استدلالها و امتيازات پروژه در اين بخش آورده مي شود.
۶) مجريان طرح و پروژه در اين قسمت بايستي اطلاعات كلي در مورد گروه كارگزار كه مامور اجراي برنامه و پروژه هستند آورده مي شود.
۷) جدول زمان بندي وجود جدول زمان بندي معمولا در اقدامات و برنامه هاي گسترده و يا هنگامي كه زمان برنامه يا پروژه اهميت زيادي در تاثير گذاري آن دارد، مفيد است.
۸) بودجه بودجه برنامه و يا پروژه روابط عمومي مي تواند شامل جزئيات و ريز ارقام و يا ارزيابي كلي هزينه ها باشد كه بستگي به ماهيت برنامه دارد.
- در برنامه هاي اداره كل روابط عمومي هزينه هاي پرسنلي معمولا در نظر گرفته نمي شود و تنها بايستي هزينه هاي غيرپرسنلي لحاظ مي شود.
۹) پيوست اين بخش شامل اسناد تاييد كننده اي از قبيل يافته هاي تحقيقاتي، مقالات و يا سوابق اقدامات گذشته است كه نكات مندرج در برنامه را روشن مي كند.