معماری اطلاعات رویكردی جدید به منظور تهیه IT msdter plsn در سازمان ها است.
در پاسخ به اين سوال كه براي شروع روابط عمومي الكترونيك از كجا بايد شروع كنيم؟ تنها بايد گفت :" معماري اطلاعات "
مطلب زير كه مي خوانيد شرح مختصري از معماري اطلاعات با استفاده از جزوه تهيه شده توسط دكتر فريدون شمس است و سپس ليست فرآيندهاي كاري روابط عمومي . كه براي شروع پروژه معماري اطلاعات روابط عمومي ضروري است .
معماري اطلاعات information architecture
معماري اطلاعات رويكردي جديد به منظور تهيه IT msdter plsn در سازمان ها است .
ضرورت تبيين معماري اطلاعات :
- انسجام فرآيندهاي برنامه ريزي ، سرمايه گذاري و كنترل توسعه فناوري اطلاعات در سازمان
- ايجاد انطباق ميان ماموريت ها و اهداف سازمان با فناوري اطلاعات مورد استفاده در سازمان
- ارتقاء سيستم هاي اطلاعاتي سازمان از طريق افزايش كارآيي ،استاندارد سازي و تعامل پذيري ميان آنها
- آشكار سازي وجوه مختلف سازمان از طريق نمايش زير ساخت هاي كاري ، اطلاعاتي ،داده اي ، برنامه هاي كاربردي و فناوري اطلاعات
- ترسيم استراتژي دستيابي به محيط مطلوب فناوري اطلاعات در سازمان
تعريفي از معماري اطلاعات (information architecture) براي روابط عمومي :
" ارايه چارچوبي يكپارچه براي تعريف ،استنتاج و يا نگهداشت فناوري اطلاعات موجود و نيازمنديهاي فناوري اطلاعات جديد براي دسترسي به اهداف استراتژيك روابط عمومي در امر اطلاع رساني و بهبود ارتباطات سازماني"
فرآيندهاي كاري روابط عمومي
فرايندهاي معمول روابط عمومي که در معماري اطلاعات بايد بررسي و براي آنها وضعيت مطلوب استفاده از
ارتباط با رسانه ها :
۱- توليد خبر ، گزارش ، مقاله
۲- برگزاري مصاحبه مطبوعاتي اختصاصي – گروهي
۳- سفر مطبوعاتي
۴- پوشش خبري مراسم و رويدادها
۵- برآورده كردن نيازهاي اطلاعاتي رسانه ها (هماهنگي و راهنمايي هاي لازم ، ارسال عكس ، توضيحات تكميلي و ...)
۶- مانيتورينگ محتواي رسانه ها
۷- پاسخگويي به رسانه ها ( جوابيه ، اطلاحيه ، تكذيبيه و ...)
۸- درج آگهي در رسانه ها
۹- بانك اطلاعاتي رسانه ( مشخصات رسانه هاي مورد نظر ، خبرنگاران ، مشخصات سازمان رسانه اي و ...)
انتشارات :
۱۰- انتشار نشريه درون سازماني
۱۱- انتشار فعاليت هاي موردي ( كتاب ،كتابچه ، بروشور ،ويژه نامه و ...)
۱۲- نظارت بر نشريات درون سازماني
اداره سمعي و بصري:
۱۳- پوشش تصويري مراسم و رويدادها
۱۴- تهيه آرشيو عكس و تصوير از سازمان و طرح ها و برنامه ها
۱۵- پشتيباني رسانه ها و نشريات درون سازماني براي تهيه عكس
مناسبت ها و مراسم :
۱۶- برگزاري ويا مشاركت در رويدادهاي اختصاصي سازمان ( شامل نمايشگاه ، كنفرانس ، همايش ،مناسبت ها و مراسم و ...)
۱۷- مديريت برگزاري رويدادهاي مختلف در سطح سازمان
۱۸- شركت در نمايشگاه هاي برون سازماني
۱۹- تهيه اقلام تبليغاتي ( پوستر ، هدايا و ...)
۲۰- مديريت و اجراي تبليغات محيطي درون و برون سازماني ( بيلبورد ،سيلك ،تابلو اعلانات سازمان ،تراكت و ...)
برنامه ريزي و مطالعات افكارعمومي
۲۱- تهيه، تدوين و نظارت برنامه هاي روابط عمومي
۲۲- مديريت و اجراي مطالعات افكار عمومي و پژوهشي ( نظر سنجي ، تحليل محتوا و ...)
۲۳- ارزيابي اثربخشي برنامههاي اجرا شده روابط عمومي
۲۴- پشتيباني اطلاعاتي ادارات روابط عمومي ، رسانه ها و بخش هاي سازماني از طريق بانك اطلاعاتي تخصصي روابط عمومي
۲۵- تهيه ، تدوين و نظارت بر حسن انجام دستورالعمل ها و آيين نامه هاي مورد عمل روابط عمومي و سازمان در بحث ارتباطات
ارتباطات مردمي و اطلاع رساني
۲۶- پاسخگويي و راهنمايي به ارباب رجوع ( ايجاد نظام پاسخگويي به مكاتبات ، ايميل ها ، تماس هاي تلفني و پيام هاي صوتي به منظور دريافت پاسخ از واحد هاي سازماني مربوطه و ارايه راهنمايي لازم)
۲۷- راه اندازي و اجراي نظام پيشنهادها
۲۸- برگزاري جلسات پرسش و پاسخ ، تريبون آزاد و نشست هاي مشترك كاركنان و مسئولين
۲۹- ارتباط با تشكلهاي تخصصي و ساير تشكلهاي ذي نفوذ اجتماعي ، سياسي ، اقتصادي و فرهنگي و...
۳۰- برقراري ارتباط دوسويه ارباب رجوع و همكاران با مديران و مسئولان ( برگزاري ملاقات مردمي وزير ، هماهنگي و نظارت
بر ملاقات هاي مديران سازمان و ...)
۳۱- انعكاس نظرهاي ارباب رجوع و همكاران سازمان به مديريت ( تهيه خبرنامه ويژه از پيام هاي مردمي و كاركنان )
۳۲- اطلاع رساني به مخاطبين ( تهيه اطلاعات مورد نياز مخاطبين ، ايجاد ابزارهاي مناسب اطلاع رساني شامل بروشور ،كتابچه ، تلفن گويا ، سايت اينترنتي و ... )
ساير:
۳۳- برنامه ريزي بودجه اي روابط عمومي
۳۴- مديريت و هماهنگي با روابط عمومي هاي تابعه