● موانع روابط عمومي الکترونيک
امروزه فن آوري به شدت و با حجمي فراوان زندگي و محيط کار ما را تحت تاثير قرارداده است و بشر بدون استفاده از فن آورهاي موجود نه تنها قادربه پيشرفت نيست بلکه وضع موجود خود را هم نمي تواند حفظ کند.يکي از اين فنآوريها، فن آوري نوين اطلاعات است. درشرايطي که درعصر اطلاعات و توسعه ارتباطات،شبکه هاي اطلاع رساني هر روز برافکار عمومي تاثيرات پي درپي مي گذارند و توليد اطلاعات به صورت روز افزون در سرتاسر جهان درحال گسترش است، اهميت و ضرورت دسترسي به اطلاعات جديد هر روز بيشتر احساس مي شود و فرآيندهاي کليدي اطلاع رساني و ارتباطات براي پايداري، رشد و توسعه سازمان ها و همچنين تقليل شکاف ميان مردم و دولت ها، ابزاري مهم و استراتژيک محسوب مي شود. امروزه به مدد فن آوري هاي نوين اطلاعاتي و ارتباطي امکان پيام رساني و درلحظه، روي خطوط الکترونيکي و ديچيتالي قابل تبادل و تعامل شده است. نظام هاي پيشرفته ارتباطي و اطلاعاتي به صورت کانال هاي پيام رساني درجايگاه هوش مصنوعي از طريق ابررايانه ها براي نخستين باردرطول خلقت، کارمديريتي مي کنند و به منزله انسان مجازي، عامل تبادل اطلاعات و تجزيه و تحليل آن ها بين فرستندگان و گيرندگان نقش آفريني مي نمايند. در شرايط کنوني اين گونه نظام ها مبنايي براي استفاده از رويکرد مهندسي مجدد و سازمان هاي ياد گيرنده شده اند و اين امر مستلزم تغيير درسبک، نگرش و تغييردر نحوه اداره جوامع و سازمان ها خواهد بود.
دردنياي پرتغيير و رقابتي امروز که همه جوانب آن درگذر زمان، به سرعت رنگ کهنگي به خود مي گيرد، صرفاٌ جوامع وسازمان هايي بقا دارند و درفعاليت هاي خود موفقيت خواهند داشت که نسبت به انتشار همگاني دانش و تبديل آن به ارزش افزوده در قالب نظام هاي اطلاع رساني زنده مثل اينترنت واينترانت اقدام نمايند و با سازمان هاي همگن وشبکه هاي توليد و توزيع اطلاعات روابط فعالي برقرار کنند. طبيعي است که دراين ارتباط نهاد مسؤول ومتولي تخصصي ساماندهي اين امر درسازمان ها " روابط عمومي " است. نهادي حساس وکليدي درقلب سازمانها که بايد به سوي اطلاع مداري و دانايي محوري سوق داده شود.
در گذر اين تحولات شگرف ٌ روابط عمومي ٌ مي تواند به عنوان حلقه اتصال دهنده نهادها و سازمان ها به جامعه همچنين عامل پيوند دهنده فرهنگ ها، سنن و آرا و نظرات جوامع عنصر اصلي ارتباط ملت ها، نبض تپنده ذهنيت جهاني محسوب شود .
درچنين نگاهي به موقعيت روابط عمومي، مشترکان درجامعه اطلاعاتي براي دريافت اطلاعات نمي توانند صرفاٌ منتظر نوشتن اعلاميه يا گزارش رسمي روابط عمومي ها بمانند. روابط عمومي در دنياي مجازي به تعريفي جديد نياز دارد، درغيراين صورت روابط عمومي به دستگاههاي صرفاٌ اداري يا دبيرخانه اي براي ثبت مراجعات و انتظارات مخاطبان تبديل مي شود.
امروزه فن آوري اطلاعات به عنوان ابزاري توانمند ساز براي مديران و کارکنان سازمان ها مطرح است. دراين ميان روابط عمومي هاي الکترونيک به عنوان واحدهاي ارتباطي- اطلاعاتي سازمان مي توانند نقش مهمي در بهينه سازي فرآيند معماري اطلاعات در سازمان ها داشته باشند. چراکه در سازمان هايي که جايگاه روابط عمومي به صورتي مناسب شناخته و تعيين شده است، روابط عمومي به عنوان سلولي تراوا در بدنه سازمان کار ورود اطلاعات به سازمان، پردازش اطلاعات و همچنين خروج اطلاعات از سازمان را انجام مي دهد. سرعت اطلاع رساني، اصلي ترين عاملي است که روابط عمومي الکترونيک را نسبت به روابط عمومي سنتي متمايز مي کند. روابط عمومي الکترونيک، کاهش هزينه هاي غير ضروري در انتقال اطلاعات و کمک به هزينه هاي خدمات اضافي است . ٌ يورگن مارلو ٌ به اين امر تاکيد مي کند:
ٌ درفرم سنتي روابط عمومي، انتقال اطلاعات به طور ناقص و باهزينه گزاف صورت مي گيرد" .
امروزه روابط عمومي تنها باکارکنان، سازمان ،مشتريان و روزنامه نگاران مواجه نيستند، بلکه با افرادي که ممکن است ازسراسردنيا وارد سايت آن ها بشوند و درخواست اطلاعات، خدمات و يا تسهيلات نمايند روبروخواهدبود.
مزاياي ديگر روابط عمومي الکترونيک به شرح زيراست :
۱) دوسويه بودن ارتباطات
۲) کاهش هزينه ها و افزايش نرخ بهره وري کارکنان
۳) الزام به پاسخگويي به صورت ONLINE
۴) دسترسي سريع به اطلاعات
۵) کاهش حجم نامه هاي اداري و بايگاني
۶) فراگيري و فرامرزي بودن
۷) پيش بيني نيازهاي تعريف نشده مخاطب
امروزه سازمان هاي پيشرفته جهان با استفاده از قابليت هاي روابط عمومي الکترونيک، دايره مخاطبان خود را وسيع تر کرده اند، اما به نظر مي رسد که ايران در زمينه روابط عمومي الکترونيک رشد چنداني نکرده است. تغييرنظام روابط عمومي ها درايران، ازشکل کنوني به شکل مدرن و الکترونيک،کاري است بس دشوار که مستلزم بازنگري درگذشته وتحول جدي براي آينده مي باشد .
● شناخت موانع و محدوديت ها
براي عبور از روابط عمومي سنتي به الکترونيک بايد عمده ترين موانع و محدوديت ها را شناخت و براي تعديل يا رفع آن چاره جويي و برنامه ريزي کرد. برخي از مهمترين اين محدوديتها عبارتند از :
▪ عدم وجود نظام ارتباطي مناسب و نهادينه شده در سازمان ها
عدم نهادينه شدن فرهنگ مجازي و فعاليت درمحيط سايبر در نظام ارتباطي جامعه و سازمان ها ازمهم ترين موانع به شمار مي آيد. نداشتن باور قلبي در افکار عمومي نسبت به جريان آزاد اطلاعات، عدم آگاهي از حقوق شهروندي و مزاياي ارتباط دوسويه با دولت الکترونيک ازجمله مشکلات اين بخش به شمار مي آيد .
▪ مقاومت درميان کارگزاران روابط عمومي ها
کارکنان روابط عمومي ها اکنون بانسل ديجيتالي مواجه اند و عدم تخصص آن ها دربه کارگيري رايانه، آشنايي نداشتن با اينترنت و مهم تراز همه عدم تسلط به يک زبان خارجي، هراس از فراگيرشدن دنياي ديجيتالي در روابط عمومي ها و ازدست دادن امنيت شغلي ازمهم ترين دلايل مقاومت بخشي از کارکنان محسوب مي شود.
فرهنگ رايج در روابط عمومي اغلب در داشتن روحيه دفاع و توجيه عملکرد سازمان است. گذشت زمان، تحمل وضع موجود را براي روابط عمومي ها آسان و عادت را جايگزين تلاش براي تغيير، نوآوري و اصلاح امور مي سازد.سنت ها به تدريج متسحکم مي شود و ساختار مديريت سنتي قوام مي گيرد. درمقابل، طرفداران تغيير و اصلاح امور دراين عرصه بسيار اندک و انگشت شمارند.
▪ وجود مقررات و روش هاي دست و پاگير وپيچيده
وجود سلسله مراتب پيچيده و مقررات و ضوابط دست وپاگير باعث مي شود تا راهبردها و اهداف ارتباطي سازمانها، درپيچ وخم بوروکراسي نفسگيرعقيم بماند، تصميم گيريهاي بموقع، صورت نپذيرد، فرصتها ا زدست برود و بودجه ها واعتبارات روابط عمومي در مسيرصحيح و مؤثرمورد استفاده قرارنگيرد.
▪ محدوديت در تامين منابع مورد نياز
ـ عدم تمايل نيروي انساني متخصص، خلاق و پر انگيزه به صورت استخدام رسمي د رسازمان ها.
ـ تجهيزات و ابزار مناسب و مورد نياز.
ـ اطلاعات به هنگام
ـ نداشتن ظرفيت هاي لازم براي انجام تحقيق و پژوهش
ـ عدم ارتباط تنگاتنگ با موسسات تخصصي ملي و بين المللي
▪ عدم دسترسي يکسان همه شهروندان به امکانات رايانه اي و هزينه هاي نسبتاٌ سنگين دسترسي به اينترنت و خطوط تلفني با وجود اينکه ضريب نفوذ اينترنت و رايانه درجهان با سرعت درحال افزايش است، ولي حتي در کشورهاي پيشرفته و صنعتي نيز نمي توان گفت که همه مردم به شبکه جهاني دسترسي دارند يا براي استفاده ازآن ، مهارت کافي را به دست آورده اند. بديهي است اين وضعيت درکشورهاي رو به توسعه تشديد مي شود.
▪ ضعف زيرساخت هاي مخابراتي
درکشورهايي مانند ايران، مانع بزرگتري در راه ايجاد و فراگيري خدمات الکترونيکي وجود دارد که به طور خلاصه آن را ٌ ضعف زيرساختهاي مخابراتي ٌ مي توان ناميد. ايجاد شبکه هاي مطمئن و پرظرفيت ارتباطي و مخابراتي در سراسر کشور، شرط لازم تحقق دولت و تجارت الکترونيکي است .
● راهکار
▪ فرهنگ سازي در سطح جامعه و سازمان ها
بي ترديد ايجاد باورها و فرهنگ خلق شده از بطن جامعه، پاياتر ومؤثرتر از اصول و قواعد تزريقي مي باشد معرفي و ارايه تصويري ازجامعه مطلوب که درآن جريان آزاد اطلاعات، زمينه ايجاد دموکراسي اطلاعاتي – ديجيتالي است و بر بستر آزادي بيان و انديشه بنا شده، مي تواند زيرساختي مؤثر در فرهنگ سازي دولت الکترونيک باشد. به طور قطع هرچه سرمايه گذاري بر روي فن آوري اطلاعات گسترش يابد و مردم بيشتر باحقوق و جايگاه خود دردنياي مجازي آشنا شوند، نيازهاي خويش را بيش از پيش خواهند شناخت و به طبع امکانات بهتري را نيز از دولت ها طلب خواهند کرد. به روز رساني مفاهيم جديدي همچون دموکراسي ديجيتالي، راي گيري الکترونيکي، شهروند الکترونيکي، شهر الکترونيکي ، دولت الکترونيکي و..... نتيحه ظهور و توسعه استانداردهاي جامعه اطلاعاتي هستند.