سيستم مديريت اطلاعات يکي از نيازهاي واقعي روابط عمومي امروز در کشور است و نمي توان چنين ضرورت مهمي را ناديده گرفت .
توسعه تکنولوژي هاي اطلاعاتي ، همچون : اينترنت ، اينترانت و اکسترانتها ، ماهواره ها و رسانه هاي جمعي ، مطبوعات آزاد و محلي ، و به طور کلي ايجاد پايگاه هاي منظم اطلاع رساني در جامعه ، همراه با فرهنگ سازي و آموزش صحيح ، مي تواند يکي از اقدامات دولتها در جهت رشد نظام ملي اطلاع رساني در کشور شود . امروزه يکي از ابزارهاي اساسي در اطلاع رساني و دريافت اطلاعات پورتالها و يا همان درگاههاي مديريت شده هستند که تحول و پويايي خاصي به سيستمهاي اينترنتي بخشيده اند .
پيشرفت فناوري در توليد،پردازش،انتشار و استفاده از اطلاعات سبب دگرگوني عميق در روابط بين انسان ها و سازمان ها شده است.امروزه در جوامع پيشرفته ، سازمان ها با استراتژي استفاده از فناوري هاي ارتباطي و اطلاعاتي در قلمرو اهداف خود در حرکت هستند.
در اين ميان روابط عمومي در هر سازمان يکي از اساسي ترين و مهم ترين واحد هاي سازماني به منظور اطلاع رساني و پل ارتباطي قوي مابين کارکنان سازمان و محيط بيروني آن نقش مهمي ايفا مي کنند .
اين واحد سازماني مي تواند رهرو تغييرات درسازمان باشد و با آموزش و ابزارهايي که در اختيار دارد آگاهي هاي لازم را براي تسريع روند تغييرات ارائه نمايد.همچنين روابط عمومي با مهارت هاي لازم مي تواندبرمديريت عالي سازمان تاثير گذار باشد به طوري که مديريت در روند تغييرات همراه شود. اگر استفاده از فناوري هاي ارتباطات واطلاعات رادر يک تغيير بنيادي ،موثر ومثبت بدانيم با اين پذيرش ، روابط عمومي جلوه اي نوين مي يابد که يکي از راههاي ارائه اين جلوه تغيير روابط عمومي از حالت سنتي به الکترونيک است.
روابط عمومي الکترونيک با استفاده از فناوري ها ي ارتباطي و اطلاعاتي با اطلاع رساني هاي سريع و بهنگام و توجه به اصل مخاطب محوري مي تواند فعاليت هاي خود را با سنجش برنامه هاي دقيق استوار کند.به طوري که با ارائه خدمات بهينه و شفاف سازي اطلاعات ، حس اعتماد و تصوير ذهني مطلوبي در ابعاد درون و برون سازمان از خود بر جاي گذارد.
مهمترين نقش روابط عمومي در جامعه اطلاعاتي ، مديريت اطلاعات است. و در اين بين يکي از پيامدهاي انقلاب اطلاعات، انفجار اطلاعات است. توليد حجم زيادي از اطلاعات که دستهبندي و نحوه استفاده از آن امر بسيار دشواري است. مديريت اطلاعات در توليد، انعکاس و همچنين گردآوري اطلاعات و بهرهگيري از آن در اقيانوس اطلاعاتي وظيفه روابط عمومي است. يکي از مهمترين ويژگيهاي جوامع پيشرفته در راستاي توسعه اجتماعي، اقتصادي و فرهنگي ، توجه روزافزون به مديريت اطلاعات است.
در اين راستا يکي از راهکارهاي مهم در اطلاع رساني ، دريافت اطلاعات و مديريت آن ، پورتالها هستند . ترجمه کلمه Portal به فارسي در فرهنگهاي لغت "دريچه"، "درگاه" و "مدخل" ذکر شده اما کلمه پورتال در تکنولوژي اطلاعات معني متفاوتي دارد. اگر بخواهيم ساده بگوييم، پورتال صفحه وب واسطي است که امکان دسترسي آسان را به هر چيزي که کاربر ، براي انجام وظيفه يا خواسته اش نياز دارد بدون توجه به اينکه محل فيزيکي آن کجاست، فراهم مي کند. به بيان ديگر پورتال "درگاهي" است به دنيايي مجازي که کاربر مي تواند از طريق امکانات فراهم شده در آن، تمامي نيازهاي خود را برآورده کند.
نيازهايي مانند جستجو و يا خريد(مثلا يک کتاب)، دسترسي به حساب بانکي، افزايش و کاهش اعتبار يک حساب اعتباري و يا به روز رساني اطلاعات سخت افزاري از محل کار و نيز دريافت نظرات مخاطبان و پاسخ به آنها از طريق راههاي متفاوت ايجاد شده که پورتال همه چيز را از طريق درگاهي واحد براي کاربر خود فراهم مي سازد . پورتال "مکاني است که ساده ترين کاربران اينترنت با رجوع به آن بتوانند به راحتي از سرويس هاي متداول در اينترنت بهره مند شوند و يا اطلاعات مورد نياز خود در را بدست آورند ".
● جايگاه پورتال چيست ؟
در اکثر موارد پورتال به عنوان يک وب سايت با ويژگي هاي خاص شناخته مي شود. اين وب سايت مي تواند يک واسط بين کاربران و تعدادي وب سايت زير مجموعه پورتال باشد و يا اينکه به عنوان وب سايتي واسط، بين کاربران و اينترنت قرار گيرد. اما تعاريفي نيز وجود دارند که مستقيما از لغت وب سايت استفاده نکرده در اين مورد سکوت مي کنند : "پورتال دروازه اي است به سايتهاي ديگر " و يا "پورتال نقطه ورود کاربران به اينترنت است " .
● کاربران پورتال چه کساني مي توانند باشند ؟
کاربراني که به پورتال مراجعه مي کنند ، لزوما کاربران حرفه اي اينترنت نيستند. پورتال اين توانايي را به کاربران مي دهد که حتي کم تجربه ترين آنها بتواند از اطلاعات و سرويسهاي ارائه شده استفاده کند . بر حسب نوع پورتال ، کاربران آن نيز متفاوتند و شامل کاربران معمولي ، مشتريان ، توليدکنندگان ، کارمندان سازمان ، دانشجويان و خانواده آنان و... مي باشند .
● سرويس دهي پورتال در چه زمينه هايي است ؟
هر وب سايتي بر حسب نوع فعاليت کاري خود ارائه دهنده سرويس خاصي است . اما يک پورتال بايد توانايي ارائه سرويس هاي عمومي را داشته باشد نظير سرويس پست الکترونيک رايگان ، انجمن ،تالار گفتگو ، اخبار ، نقشه هاي مرتبط با موضوع پورتال ، جستجو در سايتهاي زير مجموعه و اينترنت ، شخصي سازي توسط کاربر و شخصي سازي توسط پورتال . در پورتالهاي روابط عمومي ارائه کاتالوگ و سيستمهاي نظر سنجي و پاسخگويي به طرق گوناگون لحاظ مي گردند .
● تغذيه کننده پورتال چيست ؟
يکي از ويژگي هاي پورتال دريافت اطلاعات از سايتهاي ديگراست . پورتال تنها دريافت کننده اطلاعات است و آنها را به اشتراک مي گذارد . به عبارت بهتر پورتال اطلاعاتي که در سايتها و پايگاههاي مختلف وجود دارد را سازماندهي کرده و نمايش مي دهد. اما اين اطلاعات بايد استاندارد شده باشند .
به عبارت ديگر پورتال چهارچوبي است که اطلاعات و سرويسهاي منابع مختلف را کنار يکديگر قرار داده و تحت يک طرح امنيتي ارائه مي دهد . با استفاده از پورتال مي توان به يکپارچه سازي سيستمهاي مجزا کمک کرده و کاربران را براي استفاده از خدمات موجود ياري داد.
در اينجا پورتال را در دو بخش ويژگي هاي پورتال و انواع پورتال مورد بررسي قرار مي دهيم :
▪ ويژگي هاي پورتال :
يک مدير روابط عمومي مي تواند با ايجاد فضاي خصوصي ، پورتال خود را شخصي سازي و کاربري هاي آنرا بر حسب نياز تغيير دهد و يا آنرا تغيير ظاهر دهد .
همچنين در سرعت کاربري پورتال سيستمهاي جستجو و دايرکتوري را به گونه اي که کاربر در کمترين زمان ممکن به اطلاعات دست يابد ، ارائه دهد يعني ساختار پيمايش ساده به گونه اي که کاربر با کمترين کليک به مکان ، سرويس و يا اطلاعات مورد نظرش دست يابد .
در مديريت پورتال نيز مديران روابط عمومي مي توانند با ارائه ساز و کار مديريت اطلاعات به افراد مسوول پورتال ، ارائه مکانيزمهايي به مديران پورتال براي پاسخگويي به نيازهاي افراد مختلف در سازمان ،مديريت گردش کار و در کل به تمامي فرآيندهاي مرتبط به يک روند اجرايي ، دست يابند . اين فرآيند به بخشهاي مختلف تقسيم شده و با زمان بندي مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام مي شوند. پشتيباني برقراري ارتباط با منابع خارج از پورتال نظير web service و سايتهاي ديگر ، براي دريافت اطلاعات و سرويسهاي مورد نياز نيز از ديگر نيازهايي است که بايد رعايت گردد .
در اين بين پورتال مورد نظر روابط عمومي بايد در عين سادگي با عدم وابستگي به پهنه اي خاص به گونه اي باشد که براي تمامي افراد با سيستم عاملهاي متفاوت و مرورگرهاي مختلف قابل دسترسي باشد. اين مورد شامل پشتيباني توسط سيستمهاي موبايل نيز مي گردد .
کاربر بايد بتواند تنها با يک بار ورود به سيستم به تمام سرويس ها و اطلاعات محدوده خود دسترسي داشته باشد .
ضمن اينکه راهکارهاي امنيتي به منظور تعيين سطوح دسترسي کاربران و نقش هر کاربر در سيستم بايد تعريف شود . اين سطح دسترسي شامل بازديدکنندگان و مسوولين پورتال مي شود.
دو سويه بودن نيزاز ديگر ويژگيهاي پورتال موفق در حرفه روابط عمومي است يعني ايجاد امکان ارتباط کاربران با مسوولين پورتال و ديگر کاربران پورتال به صورت همزمان (“Chat”)يا غير همزمان و نيز ارائه مکانيزمي که از طريق آن کاربران بتوانند در بخش هاي مختلف پورتال عضو شده و در صورت تغييراطلاعات آن بخش و يا افزودن اطلاعات جديد ، Email دريافت کنند و به ازاي رويدادهايي که براي کاربر مهم هستند ، پيام دريافت کنند . اين سيستم با استفاده از Email و يا خود پورتال پيامي براي مشتري ارسال کرده و به او مي گويد که رويداد درخواست شده اتفاق افتاده است . به عنوان مثال کاربران مي توانند در بخش تنظميات خود ، براي دريافت پيامهاي شخصي ، دريافت يک وظيفه ، دريافت يک خبر با عنواني خاص "دريافت پيام " را درخواست کنند.(Alert)
يکي از امکانات پورتال ارائه مديريت گردش کار است. بر اين اساس مي توان فرآيندي در سيستم تعريف کرد و با استفاده از امکانات " زمان بندي " و "فازبندي " ، فرآيند را به وظايف کوچک تر تقسيم کرد ؛ به گونه اي که هر وظيفه نه تنها نشان دهنده فرد انجام دهنده ، بلکه نمايش دهنده زمان بندي انجام فرآيند نيز باشد. حال اگر بخش مديريت گردش کار کنار سيستم Alert و يا ارسال پيام از تقويم شخصي قرار گيرد ، مي تواند کمک موثري در نظارت و پيش برد آن فرآيند نمايد. و در پايان بايد بگوييم هر چه ساپورت اطلاعاتي و امکانات اصلي و جنبي يک پورتال بيشتر باشد در جذب مخاطبان موفق تر است .
▪ انواع پورتال :
ـ پورتالهاي اطلاعاتي ، پورتالهايي هستند که بيشتر اطلاعات استاتيک موجود در منابع مختلف را گردآوري کرده و نمايش مي دهند.
ـ پورتالهاي کاربردي ، پورتالهايي هستند که بيشتر ارائه دهنده سرويس هستند .
ـ پورتال افقي ، ارائه دهنده اطلاعات و سرويسهاي مختلفي است ، و افراد مختلف را پاسخگو مي باشد به عنوان مثال پورتالي که در آن به مخاطبان مختلف روابط عمومي مي توان پاسخ داد .
ـ پورتال عمودي ، بر روي عناوين خاص و يا سرويسهاي خاص تمرکز دارد و پاسخگوي گروه خاصي مي باشد . به عنوان مثال پورتالي که به معرفي يک دانشگاه مي پردازد و اخبار همان صنعت اختصاص مي يابد .
علاوه بر طبقه بندي بالا ، طبقه بندي ديگري وجود دارد که پورتال را به دوبخش پورتالهاي تجاري و پورتالهاي سازماني طبقه بندي مي کند.
به عنوان نمونه در پورتالهاي سازماني که براي استفاده کارمندان و به منظور بهبود روند دسترسي افراد به اطلاعات ، به اشتراک گذاشتن اطلاعات مختلف و کار بر روي اطلاعات طراحي مي گردد . با استفاده از اين پورتالها مي توان پروسه ها و کنترل روند اجراي فرآيندهاي سازمان، مخزن اطلاعات و برنامه هاي کاربردي در سطح سازمان را يکپارچه کرد .
اين پورتالها امکان دسترسي کارمندان به انواع ديگر پورتال نظير پورتالهاي اقتصادي و پورتالهاي شخصي را فراهم مي آورد . به صورت خلاصه مي توان گفت که اين پورتالها ، برنامه هايي هستند که سازمانها را قادر مي سازد تا به کاربران اجازه دهند تا به اطلاعات درون سازماني آنها دسترسي داشته باشند ، آنها را شخصي کنند و در انتها بر حسب اطلاعات موجود تصميم درستي بگيرند.
هدف از پورتال ارائه شمايي يکسان از اطلاعات منابع مختلف به کاربر مي باشد ، بنابراين نحوه برقراري ارتباط با اين منابع مختلف نامحدود است . پورتالها داراي Server ، روندي براي دسته بندي مجموعه اي از داده ها ، فرآيندي که به طور خودکار و طبق يک برنامه از پيش تعيين شده، بخش هايي از سايت و يا سايتهايي را مي خواند ، رابط بين کاربر و منبع اطلاعات که درخواست کاربر را دريافت کرده و بر حسب آن صفحه درخواست شده را نمايش مي دهد ، مرتب ساز اطلاعات ، فيلتر ، مجموعه اي از اطلاعات که به درخواست و بازيابي اطلاعات سرعت مي بخشد و فايلي براي شخصي سازي سايت هستند .
پس مي توان گفت تجمع ، هدف دار بودن و در دسترس بودن اطلاعات و نيز دريچه ورود منحصر به فرد همراه با مديريت يکپارچه ، از خصوصيات اصلي يک پورتال است که مي تواند به خوبي يار نزديکي براي مديران موفق روابط عمومي باشد .
يک پورتال نيز مانند يک کامپيوتر خانگي، اطلاعات و خدمات گوناگوني را در يک صفحه وب واحد و به صورتي سازگار و خوش ترکيب در دسترس مي گذارد .پورتال مي تواند نقطه شروع يا صفحه اوليه مشخصي داشته باشد که کاربران در زمان اتصال به وب آن را مشاهده کنند. اگر چه بر خلاف صفحه کامپيوتر، پورتال مي تواند از طريق مجموعه وسيع دستگاههايي که قابليت اتصال به وب در آنها پيش بيني شده (از جمله تلفن هاي موبايل) مورد استفاده قرار گيرد.
● وجود تمايز يک پورتال از سايت :
هر چند شباهت ظاهري فراواني ميان يک وب سايت و يک پورتال وجود دارد به گونه اي که در نگاه اول تفاوت محسوسي ميان آن دو مشاهده نمي شود اما اين دو کاملا از يکديگر متفاوت اند. ويژگيهاي زير در يک پورتال آن را از يک وب سايت متمايز مي کند:
۱) درگاه ورود منفردي که از طريق آن مي توان به مجموعه منابع مرتبط با پورتال دست يافت.
۲) نمايش هدفدار اطلاعات با استفاده از تجربيات کاربر.
۳) دسترسي تقسيم بندي شده به انواع داده و اطلاعات گروه بندي شده.
۴) در اختيار گذاشتن امکان ارتباط و همکاري ميان تمامي کاربران و استفاده کنندگان پورتال.
۵) امکان پيوستن به نرم افزارها و سيستم هاي نرم افزاري که گردش کاري مشخص و تعريف شده اي دارند.
پورتالها نيز مانند ساير علوم IT مسير تکاملي خود را طي مي کنند :
▪ نسل اول پورتال ها :
اولين پورتال ها، که از آنها تحت عنوان نسل اول نام برده مي شود، بر فراهم نمودن محتويات ايستا، مستندات و همچنين خوراکهاي اطلاعاتي زنده در صفحات وب مبتني بودند. مثالي نمونه از اين نسل پورتال yahoo است. اين پورتالها در محيطي به هم پيوسته، اهداف مشابهي را دنبال کرده و صفحه واسط مشخص و منحصر به فردي را براي دستيابي به مجموعه اطلاعات توزيع شده در سراسر شرکت يا سازمان خود، در اختيار کاربر مي گذاشتند. اين اطلاعات معمولا شامل اخبار شرکت، شرايط و فرم هاي استخدام، اطلاعاتي مربوط به کارکنان و چگونگي ارتباط با آنها، مستندات رسمي و سياست هاي اعلام شده سازمان و همچنين لينک هاي ارتباطي مفيد بود.
▪ نسل دوم پورتال ها :
نسل دوم پورتال ها بر اطلاعات مشخص تر و نرم افزارها متمرکز بودند. در اساس شباهت زيادي به خصوص در زمينه فراهم آوردن اطلاعات با نسل اول داشتند با اين همه تفاوت مهمي نيز وجود داشت: اين پورتالها امکان همکاري کاربران را در محيطي به هم پيوسته فراهم مي کردند و همين امکان، نقطه تمايز آنها با نسل پيشين محسوب مي شد.
پورتال هاي نسل دوم قابليت همکاري متقابل را در ادارات مجازي براي تيم هاي کاري و به منظور انجام وظايفشان فراهم مي ساختند. نسل دوم پورتال ها سرويس هاي متعددي داشتند که از جمله آنها مي توان به سرويس هاي مديريت محتوي ( سازمان دهي و مديريت اطلاعات مرتبط ) و سرويس هاي همکاري (که به کاربران امکان مي داد با يکديگر گپ زده و براي يکديگر ايميل فرستاده و قرار ملاقات تنظيم کنند) اشاره کرد. در اين پورتال ها قابليت تعريف گروه هاي کاربري نيزفراهم آمده بود. به بيان ديگر اين پورتال ها سازو کار همکاري داخلي را در يک سازمان فراهم مي ساختند. از اين جمله مي توان به اتاقهاي chat اشاره کرد . اين نوع پورتالها هم اکنون نيز ابزار اساسي مديران روابط عمومي براي ارتباطات دوسويه است .
▪ نسل سوم پورتال ها :
نسل سوم با هدف ايجاد فضاي مجازي تجارت الکترونيک بوجود آمد. پورتال هاي نسل سوم به عنوان واسط ارتباطي کارمندان، تهيه کنندگان، توليد کنندگان و مشتريان قلمداد مي شوند. ويژگي فوق العاده اين پورتالها امکان مرتبط شدن نرم افزارهاي مستقر در سرورهاي مختلف است. به بيان ديگر، اين پورتال ها نقطه به هم پيوستن محتويات و برنامه هاي کاربردي مستقر در سرورهاي مختلف بطور همزمان و با استفاده از همکاري سرويسهاي خدماتي آنان اند. به علاوه امکان دسترسي به محتويات و امکانات سيستمهاي مختلف را از طريق ابزارها و تجهيزات متنوع، بسته به نياز کاربر امکان پذير مي کنند. اين گروه پورتال ها مجموعه قابل توجه و ارزشمندي از اطلاعات، مستندات، امکانات و قابليتهاي نرم افزارهاي مرتبط را از طريق درگاه واحدي براي کاربر فراهم مي کنند.
به علاوه، اين پورتالها به صورتي خودکار و بر اساس نقش کاربران هدفمند شده و ويژگيهايي خاص آنها را مي يابند. به بيان ديگر، نحوه نمايش، محتوي و امکانات در دسترس، بسته به نقش تعريف شده براي کاربر به گونه اي منحصر به فرد و خاص وي در اختيار او قرار مي گيرد. کليد توسعه آينده اين نسل از پورتال ها،ايجاد چهارچوب هاي کاري باز ( از قبل تعريف نشده ) براي سرويس هاي عمومي خواهد بود.
در نتيجه اگر چه پورتال ها در انواع و اندازه هاي متنوعي ساخته مي شوند اما ويژگيهاي محدود و مشخصي ، هسته اصلي آنها شناخته مي شود:
۱) هر پورتال اطلاعات و خدمات را يکجا و در يک محل جمع آوري مي کند.
۲) هر پورتال مي تواند در اندازه لازم براي شخص و يا گروه سازمان درآيد.
۳) هر پورتال در هر زمان و از هر مکاني قابل دسترس است.
۴) هدف اصلي فراهم آوردن امکان دسترسي آسان به هرچيزي ( اطلاعات و خدمات ) است که يک کاربر براي انجام وظايف و مسئوليتهايش به آن احتياج دارد، صرف نظر از اينکه منبع آن کجا باشد.
● نياز به پورتال آري يا خير ؟
آيا يک مدير روابط عمومي به يک پورتال نياز دارد ؟ بستگي دارد. شما احتمالاْ دليلي به داشتن يک پورتال بزرگ و گسترده نمي بينيد . اما بسته به زمينه کاري، يک پورتال سازماني هدفمند ، مي تواند رفت و آمد زيادي را به سايت شما بکشاند. اگر يک مدير روابط عمومي براي کاربران خود يک پورتال فراهم کند ، مي تواند نتيجه جستجوي آنها را براي کلمات کليدي مختلف کنترل کند و پيوندهايي که در جواب جستجو به آنها نمايش داده مي شوند آنهايي خواهند بود که او مي خواهد نمايش داده شوند. اين موضوع به او اين فرصت را مي دهد تا کاربران را در سايت خود نگه دارد و بر عکس اينکه آنها را رها کند تا به سايت هاي ديگر بروند. قابليت وجود اجتماعات در پورتال روابط عمومي همچون پست الکترونيکي رايگان ، اتاق هاي گفتگو و انجمن ها ، اين امکان را بوجود مي آورد تا بينندگان پورتال بتوانند با مديران روابط عمومي ارتباط بر قرار کرده و سوالاتشان را بپرسند يا در باره موضوع خاصي نظر دهند که البته مزيتش براي او جهت دهي به اين سؤالات و نظرات خواهد بود و اين فرصت براي وي وجود دارد تا به کارشناس مورد اعتماد در حوزه مورد فعاليتش تبديل شود. در هر حال داشتن يک پورتال قابليت هاي بسيار ديگري را نيز براي وي ايجاد مي کند و در اينجا تنها به بخشي از مهم ترين و ساده ترين ويژگي هاي آن اشاره شد .