آسیب شناسی انتخاب روابط عمومی های برتر

کارکرد آموزشي جشنواره هاي انتخاب روابط عمومي هاي برتر استاني از طريق تنظيم دستورالعمل ها وتعيين چارچوب هاي ارسال آثار و مشارکت در جشنواره و اعلا شاخصهاي اصلي داوري و ارزيابي فعاليت ها تحقق مي يابد و به دنبال هدفمند سازي؛استاندارد سازي و تقويت برنامه هاي روابط عمومي سازمانها براساس چارچوب هاي حرفه اي و علمي روابط عمومي است.

● مقدمه
برگزاري جشنواره هاي انتخاب روابط عمومي هاي برتربراي سازمان ها و مؤسسات اجرايي، کارکردهاي متعددي را به همراه دارد که واحدهاي ستادي با هدف معرفي، پشتيباني و ارتقاي فعاليت واحدهاي اجرايي استاني به برگزاري جشنواره ها مي پردازند و به عبارتي برگزاري چنين مراسمي مقوم وحمايت کننده واحدهاي اجرايي استاني است تا وظيفه اي خاص براي واحدهاي ستادي.



● کارکردهاي جشنواره:
با توجه به مقدمه فوق مهمترين کارکردهاي برگزاري جشنواره انتخاب روابط عمومي هاي برتر عبارتند از:
▪ کارکرد آموزشي
▪ کارکرد ارزيابي
▪ کارکرد ارتباطي
▪ کارکرد انگيزشي
کارکرد آموزشي جشنواره هاي انتخاب روابط عمومي هاي برتر استاني از طريق تنظيم دستورالعمل ها وتعيين چارچوب هاي ارسال آثار و مشارکت در جشنواره و اعلا شاخصهاي اصلي داوري و ارزيابي فعاليت ها تحقق مي يابد و به دنبال هدفمند سازي؛استاندارد سازي و تقويت برنامه هاي روابط عمومي سازمانها براساس چارچوب هاي حرفه اي و علمي روابط عمومي است.
کارکرد ارزيابي جشنواره انتخاب روابط عمومي هاي برتر،به دنبال شناخت نقاط قوت وضعف،فرصت ها وتهديدها در عملکرد واحدهاي روابط عمومي است تا از اين طريق سازمان ها و دستگاههاي اجرايي جايگاه و موقعيت خودشان را در مقايسه با ساير واحدهاي سازماني به محک آزمون گذارند.
کارکرد ارتباطي جشنواره انتخاب روابط عمومي هاي برتر شامل ارتباط و انتقال تجربيات کارشناسان ومديران روابط عمومي استان ها با يکديگر و ازسوي ديگر حساس سازي و برانگيختن توجه نظام مديريتي و بخش هاي مختلف سازمان به اهميت و جايگاه فعاليت واحد روابط عمومي در سازمان است و مشارکت در آن نوعي رسالت و تعهد صنفي براي کارگزاران روابط عمومي است.
بالاخره کارکرد انگيزشي به عنوان آخرين کارکرد در جشنواره انتخاب روابط عمومي هاي برتر است تا سازمان ها و دستگاههاي اجرايي در يک فضاي رقابتي سازنده برترين آنها گزينش شوند.بديهي است داوري جشنواره از مجموعه آثار رسيده تابع متغيرهاي متعددي (کيفيت،کميت،زمان،نحوه ارائه،تعداد بخشهاي شرکت در جشنواره،سطح شرکت کنندگان و رعايت استانداردهاي حرفه اي) است و فقط تعداد محدودي که توانمندي و امتياز بيشتر را در مقايسه با يکديگر کسب کنند انتخاب ميشوند و عدم انتخاب آنان نبايد شاهدي بر ضعف يا ناکارآمئدي سازمانهاي فوق تصور شود و از طرفي انتظار مي رود سازمانها نيز مشارکت در اين جشنواره ها را به عنوان يک وظيفه صنفي و حرفه اي براي خود در نظر بگيرند تا فقط کسب رتبه و نتيجه زيرا کسب يا عدم کسب رتبه در واقع هردو فرصت هايي را براي توسعه روابط عمومي در سازمان مهيا مي سازند وحتي سازمان هايي که موفق به کسب رتبه نمي شوند با يک برنامه ريزي ارتباطي شايسته و هدفمند مي توانند نگرش نظام مديريتي در زمينه توانمند سازي،اصلاح سيستم ها و روشها در روابط عمومي و طرح مطالبات خود جلب نمايند.

● مشارکت سازمانها در برگزاري جشنواره:
مشارکت سازمان ها در برگزاري جشنواره هاي روابط عمومي برتر،تابع تصورات ونگرشهاي شرکت کنندگان و ميزان حمايت و نگرش نظام مديريتي به اين امر است و عموماً شرکت کننگان و نظام مديريتي فقط بر اساس کارکرد چهارم(انگيزشي) تصميم به مشارکت در اين جشنواره ها مي نمايند و ساير کارکردها مغفول مي ماند.
متأسفانه شواهو آمارهاي مربوط به برگزاري جشنواره هاي انتخاب روابط عمومي هاي برتر،گوياي اين مسأله است که سازمانهاي زيربط، آگاهي و يا احساس نياز کمتر به کارکردهاي فوق دارند و تصور مي کنند اين فقط جزو وظايف ستادي شرکت است وآنها در صورتي که تمايل داشته باشند پس از بارها مکاتبه،تماس تلفني،تمديد مهلت تصميم ميگيرند که در آن مشارکت کنند فارغ از اينکه برگزاري جشنواره انتخاب روابط عمومي برتر و استمرار آن به عنوان يک وظيفه وتعهد سازماني مشترک با کارکردهاي چهرگانه فوق براي واحدهاي استاني در بلند مدت به مراتب اهميت بيشتري دارد.
جمع بندي مشارکت شرکت هاي آبفا و آبفار نشان مي دهد بين يک ششم تا يک سوم شرکت هاي فوق در جشنواره ها شرکت داشته اند و در بهترين وضعيت(۳۲ شرکت) در چهرمين جشنواره شرکت کرده اند ودر مجموع روند صعودي مشارکت در جشنواره مشاهده مي شود که مي بايست تلاش بيشتري در اين زمينه انجام گيرد همچنين از لحاظ مشارکت ،استان هاي محدودي به صورت مستمر و پيوسته در همه جشنواره ها شرکت کرده اند و به عبارتي براساس کارکرد انگيزشي فقط در دوره هاي مختلف جشنواره شرکت کرده اند و ساير کارکردهاي آن مغفول مانده است .

● نقاط قوت برگزاري جشنواره ها:
تلاش براي ارتقاء و بهبود شاخص هاي فعاليت هاي کيفي روابط عمومي از جمله مهمترين مزاياي برگزاري چشنواره روابط عمومي هاي استاني بوده است:
در سطح ستاد:
۱) تدوين شاخص ها و ضوابط اجرايي برگزاري جشنواره با همکاري استان ها
۲) تدوين شاخص هاي ارزيابي و قضاوت آثار جشنواره
۳) سطح بندي سازمان ها در ۳ گروه بر اساس توان و امکانات سازماني
۴) ارتقاء کيفي گروه داوري آثار در ارزيابي اوليه و ثانويه
در سطح استان ها:
۱) رشد و پيشرفت کيفي بخش ارتباطات الکترونيک،پژوهش و امور تبليغي در چهر دوره جشنواره
۲) تبادل، انتقال تجربيات و ارتباطات انساني مناسب بين کارگزاران روابط عمومي استان ها
در سطح مديران سازمان:
۱) آشنايي و نگرش نسبي مساعد نظام مديريتي به جايگاه و کارآمدي روابط عمومي در سازمان با توجه به تأکيد مقام رهبري و آئين نامه اجرايي روابط عمومي
۲) امکان رايزني و ارتباط برخي مديران عامل/ ارشد سازمان در اين مناسبت ها

● نقاط ضعف:
هر موقعيت سازماني مي تواند نقاط ضعف و محدوديت هايي را بدنبال داشته باشد که شايسته است برنامه ريزان و دست اندرکاران سازمان نسبت به رفع و کاهش محدوديت هاي موجود در اين زمينه اقدام نمايند.
۱) در سطح ستاد:
▪ محدوديت تشکيلاتي،حقوقي و مالي برگزاري جشنواره روابط عمومي هاي استاني
▪ عدم باور و آشنايي مديران مياني و ارشد با کارکردهاي برگزاري جشنواره روابط عمومي هاي استاني
▪ عدم همکاري استان ها براي مشارکت فعال در اين زمينه و تعهد حرفه اي به روابط عمومي
۲) در سطح استانها:
▪ تصور و انتظار ويژه نظام مديريتي براي کسب رتبه به عنوان شرط مشارکت در جشنواره روابط عمومي ها
▪ عدم وجود زيرساخت و امکانات فعاليت حرفه اي روابط عمومي بويژه در گروه ب –ج
▪ وابستگي بيش از حد به منابع درون سازماني و عدم استفاده از توان بخش خصوصي براي پيشبرد فعاليت هاي سازمان
▪ عدم تنوع و خلاقيت در فعاليت هاي سازماني و گرايش به فعاليت هاي روزمره و ضعف روابط عمومي ها در بخش ايده برتر و مديريت مصرف
▪ عدم ارسال توليدات فرهنگي – تبليغي در موعد مقرر و ارائه بسته بندي نامناسب و نداشتن مرزبندي نامشخص در عرصه محصولات مئيريت مصرف،انتشارات و امور تبليغي
▪ شرکت ناقص استان ها در بخش هاي مختلف جشنواره و عدم مستندسازي (بويژه در بخش ارتباطات رسانه اي و ارتباطات مردمي) شواهد و الگوهاي ارائه شده به جشنواره
▪ کارهاي تکراري سالهاي گذشته يا سازمان هاي ديگر
۳) در سطح مديران سازمان:
▪ فاصله بين گفتار و عمل مديران سازمان در باب اهميت و جايگاه روابط عمومي
▪ عدم پيش بيني ساختار،تشکيلات،بودجه،نيروي انساني و امکانات مورد نياز براي تحقق انتظارات متصور از روابط عمومي ها
▪ عدم برون سپاري فعاليت هاي روابط عمومي ها
▪ دخالت دادن ديدگاه ها و نگرش هاي شخصي در مسايل کارشناسي روابط عمومي
▪ بي ثباتي و تغييرا مديريتي

● پيشنهادها:
۱) تدوين ومکتوب کردن استانداردها و شاخص هاي نهايي قضاوت آثار و ابلاغ آن به استان ها
۲) تعيين تقويم زماني چندسالانه برگزاري جشنواره و الزام قانوني مشارکت کليه استان ها در آن
۳) بهره گيري از توان و امکانات برون سازماني براي توسعه روابط عمومي
۴) طراحي و تدوين ساختار،تشکيلات مورد نياز متناسب با سطوح روابط عمومي در شرکت هاي آب و فاضلاب کشور
۵) ارتباطات انساني آموزش و توانمند سازي کارشناسان و مديران روابط عمومي
۶) فعال سازي کميته هاي کارشناسي موجود در سازمان براي تبادل و انتقال تجربيات
۷) شناسايي و توسعه زمينه هاي ارتباطي با اساتيد دانشگاه، رسانه ها، اصحاب هنر، ورزش،نمايندگان مجلس و رهبران فکري براي معرفي سازمان
۸) تهيه فراخوان و حمايت از کتب،مقالت و پايان نامه در مورد عملکرد بخش هاي مختلف سازمان و قرار دادن اين اطلاعات در وب سايت خبري شرکت و نشريات درون سازماني
۹) توجه به اصل شايسته سالاري، روحيه مردم گرايي و داشتن تخصص روابط عمومي براي مديران و کارشناسان سازمان
۱۰) انجام تمهيدات لازم براي تفهيم توانمندي هاي روابط عمومي به مديران ارشد سازمان ها و دعوت آنان در نشست هاي روابط عمومي
۱۱) توجه و تأکيد بيشتر بر نقش مشاوره، راهنمايي فکري و امر پژوهش در فعاليت هاي روابط عمومي بصورت مستمر
۱۲) احترام به خلاقيت ها و استعدادهاي انساني، ايده برتر و پرهيز از فعاليت هاي کليشه اي و يکنواخت
۱۳) يافتن مکانيسم و سازو کارهاي اجرايي فعال سازي نظام پيشنهادات،مشارکت و احساس تعلق به سازمان در کارکنان
۱۴) تقويت ارتباطات درون سازماني علاوه بر ارتباطات رسانه اي و مردمي
۱۵) تقويت بخش مستندسازي در فعاليت روابط عمومي و ديگر بخش هاي سازمان
۱۶) اصلاح و بازنگري مجدد در سطح بندي سه گانه روابط عمومي سازمان براي افزايش انگيزش سازمان هاي کوچک با منابع محدود