آیا روابط عمومی به مثابه چشم، گوش و پیشانی سازمان است؟

پاسخ گويي يعني احساس مسئوليت ، همه مسئولان و مديران رده هاي مختلف كشور بدون استثناء بايد پاسخگوي كارها و تصميمات خود باشند. مسئولاني شايسته تكريم مردم هستند كه خود را در قبال همه گفتار، اقدامات و تصميمات خود پاسخگو و مسئول بدانند.«مقام معظم رهبري»
ارتباط مستقيم و روش هاي سنتي اطلاع رساني، ديگر پاسخگوي خواسته هاي روز افزون جوامع پيچيده امروزي نيست و باتحولاتي كه در روش اداره جوامع به وجود آمده است مردم ديگر حق خود مي دانند تا در تعيين سرنوشت خود و مشاركت در اداره امور جامعه سهيم باشند و در اين راه سخت تشنه دانستن ، تحليل كردن و پردازش اطلاعات و اخبارند بر اين اساس خلاء فوق سبب شده روش ها ، رسانه ها و وسايل نوين ارتباطي، ايجاد و روز به روز بهينه شود تا بتواند با سرعت انتقال اطلاعات و اخبار و نيز بازخورد و نحوه نگرش بين رابط و مربوط را از ميان بردارند.
باتوجه به امر خطير اطلاع رساني و هماهنگي بين رابط و مربوط، كارشناسان و صاحبنظران حوزه نظري بر آن شدند با ايجاد واحدهايي به نام روابط عمومي نقش ارتباطي بين مردم و سازمانها را محقق سازند تا بتوانند نسبت به اصل داده ها و اطلاعات پاسخگو باشند. در واقع تبيين مفهوم ارتباط و پاسخ گويي در روابط عمومي، مثلث مدير، كاركنان و مردم را در بر مي گيرد و هر كدام از اين ارتباطات نيز ويژگي هاي خاص خود را موجب مي شود.
به عقيده «دكتر اقتداري»۱"روابط عمومي به مثابه زبان مؤسسات و اندامي است كه سازمانها براي ترغيب ، تشويق و جلب حمايت ديگران به آن نياز دارند" افزون بر اين روابط عمومي بخشي از وظايف مديريت سازمان است كه نيازمند همكاري مداوم و برنامه ريزي شده مي باشد تا تفاهم و تعامل و پشتيباني كساني را كه با سازمانهاي مربوطه ارتباط دارند به دست آورند و برقرارسازند.

● روش هاي پاسخ گويي
روابط عمومي براي ايجاد زمينه مناسب در امر بستر سازي نظام پاسخگويي و برقراري تعامل و ارتباط مخاطبان با سازمان از روشهاي گوناگوني مي تواند استفاده كند كه مهم ترين اين روشها عبارتنداز: تماس با دوستان، كارمندان، مراجعه كنندگان و مصرف كنندگان كالا يا خدمات، جمع آوري و بررسي شكايات ، گزارش ها ، نامه ها، تلفن ها و نوشته هاي انتقادي و پيشنهادي افراد عضو سازمان يا بيرون از سازمان ، شركت در جلسات و سمينارها و نشست هاي مربوط به فعاليت موسسه ، شركت در جلسات مسئولان سازمان، تهيه بريده جرايد مربوط به سازمان و حوزه كاري ، افكار سنجي، تهيه و انتشار نشريه داخلي، برقرار ارتباط با نويسندگان و ارباب جرايد وديگر رسانه ها ، جلب همكاري و مساعدت آنان براي نشر مطالب و مقالات مربوط به مؤسسه ، مصاحبه هاي مطبوعاتي ، نمايشگاه ، مراسم اهداي جوايز، سخنراني، تنظيم متن آگهي براي انتشار در جرايد و ديگر رسانه ها . روابط عمومي با استفاده از موارد فوق مي تواند به نحو درست و صحيح در امر بستر سازي در درون سازمان مؤثر واقع شود.

● آيا روابط عمومي ها مي توانند نقشي در بستر سازي نظام مشارکت عمومي داشته باشند؟
اكنون كه در سال مشارکت عمومي و همبستگي ملي قرار داريم روابط عمومي ها نقش حساس و كليدي تري به خود گرفته و باتوجه به وظايفي كه بر آنها مشتمل است روابط عمومي ها مي توانند با عمل به وظيفه مشخص قانوني و مديريتي كه براي استقرار و ابقاء خط ارتباطي دو سويه، درك مشترك و همكاري ميان مربوط و سازمان نقش گسترده اي براي تفاهم ، تعامل و نيز پاسخگويي ايجاد نمايند و نيز توجه مديريت را معطوف به مسايل حاكم بر اهداف و درخواست ها نمايد به گونه اي كه آن سازمان ياراي حل دشواريها را داشته باشد و به مديريت كمك كند كه از دگرگوني و تحول بهره گيرد و در كنار آن به ازاي پاسخ دادن به نيازهاي مخاطبان به راحتي ادامه حيات دهد و به عنوان يك سيستم هشدار دهنده در كنار روند هاي آتي سازمان عمل كند.
پس اگر براي روابط عمومي وظايفي چون پاسخ گويي، اطلاع رساني، فرهنگ سازي ، شكل دهي به افكار عمومي و ارتقاي سطح آگاهيهاي عمومي در نظر آوريم با انجام صحيح و درست هر يك از آنها به راحتي بخشي از فراگرد بستر سازي نظام پاسخ ده شكل مي يابد و حركتي قابل قبول صورت مي گيرد.
اگر به نقش روابط عمومي از نظر و بعد اطلاع رساني و پاسخ گويي توجه كنيم بي شك در شكل دادن شناخت و فرهنگ پاسخ گويي، گروه كثيري از افراد جامعه و سازمانها نقش مي يابد و مي تواند آنان را از مرحله اي به مرحله ديگر كه همان ارتقاء جامعه است كاملاً سوق دادو اگر وظيفه روابط عمومي را در بسياري از موارد تغيير نگرش افراد و سازمانها بدانيم در آن صورت ملاحظه خواهيم كرد در توسعه، فرهنگ سازي و ايجاد بستر پاسخگويي ناچار مي بايد نگرش سازمانها و افراد را تغيير داد و با دگرگوني نگرشها بستر را براي توسعه اقتصادي، اجتماعي، فرهنگي و سياسي آماده كرد . نگرش از آموزه ها و شناخت سرچشمه مي گيرد و با شناخت قابل تغيراست هر چند در اين راستا پيچيدگي هاي فراواني باشد كه با برنامه مدون و راهبردي به اين بستر سازي مي توان دست يافت.
لازم به ذكر است روابط عمومي براي رشد وارايه كاركرد مطلوب ، نيازمند بستر مناسبي است .

● درحقيقت آيا روابط عمومي به مثابه چشم و گوش و پيشاني سازمان است و يا روابط عمومي مي بايد در يك اتاق تنگ و تاريك بنشيند و به هر مراجعه كننده اي پاسخ منفي بدهد؟
به واقع بايد براي نقش و وظايف روابط عمومي قانوني برقرار ساخت تا با نظام مند بودن اختيارات و وظايف وشفاف كردن حوزه وظايف در متن قانون بتواند بنا بر آنچه كه بر دوش آنها نهاده اند عمل نمود
و بستري براي پاسخگويي ايجاد نمايد و در غير اينصورت باتوجه به عدم ارائه وظيفه از آن بازخواست نمود.
به كارگيري نيروهاي آموزش ديده و متخصص در روابط عمومي ها و شناخت روش ها از ديگر نكاتي است كه مي بايست در روند پاسخ گو نمودن روابط عمومي برآن همت گمارد. در نهايت روابط عمومي ها مي توانند محل تفاهم و تبادل نظر و ارتباطات دروني و بيروني باشد و اين يعني افزايش بهره وري و گسترش زمينه هاي توسعه اقتصادي و اجتماعي .
اميد است با عنايت به رهنمودهاي مقام معظم رهبري كه سال (۱۳۸۴) را سال مشارکت عمومي و همبستگي ملي نام گذاري نموده اند برآن باشيم تا به واسطه پاسخ دادن به نيازهاي مردم و نيز اطلاع رساني در مورد كاركردهاي سازمانها، روابط عمومي ها بتوانند به نقش خطير خود دست يابند و اين نيست مگر با همكاري و تعامل درون سازماني كه به اميد حق با تلاش و مساعي همه دست اندر كاران به بار و بهره وري نشيند