در عصر حاضر به دليل فراواني نشريات ، مطبوعات و بنگاه هاي خبري ، تنوع اخبار منتشره از سوي آنان و همچنين وجود تفسير و تحليل هاي گوناگون در اين اخبار، دسترسي آسان و متمركز در آن واحد به اين اطلاعات ازاهميت زيادي برخوردار است و تاثيرگذاري فراواني بر بستر سازي اقدامات و فعاليتهاي مجموعه دارد. تنها مديراني در هدايت مجموعه تحت مديريت خود موفق خواهند بود که قبل از هر گونه تصميمي از اخبار ، تحليل و تفسير هاي آن مطلع بوده و بر اساس وقايع و مستندات تصميم صحيح را اتخاذ نمايند. با عنايت به اين موارد مهم در خصوص تهيه سريع و به موقع اطلاعات و اخبار نياز به برنامه ريزي و آموزش در اين قسمت مي باشد كه بهترين و آسان ترين،به صرفه ترين ، سريع ترين راه رسيدن به اين هدف دسترسي به سيستم نرم افزاري جهت دريافت، تجميع و پردازش اتوماتيک بر روي اخبار مطبوعات از طريق سايت همان روزنامه و يا نشريه است ، همانطور كه مي دانيد تمام روزنامه ها علاوه بر اينكه از طريق چاپ در دسترس هستند ،از طريق فضاي وب همان روزنامه و نشريه عيناَ در دسترس مي باشد. نرم افزار بريده جرايد با هدف دسترسي لحظه اي و همزمان به تمام خبرهاي منتشره در روزنامه ها و نشريات خبري، تجميع و پردازش اخبار دريافتي و بهينه نمودن فعاليت هاي روابط عمومي طراحي گريده است و شركت هاي زيادي اين نرم افزار را ارائه ميدهند.
برخي قابليت هاي نرم افزارهاي ديجيتال بريده جرايد :
- قابليت جستجو در سايت هاي روزنامه ها و نشريات خبري و دريافت اخبار آنها به صورت اتوماتيک .
کاربري آسان .
-قابليت استفاده کاربر با تعداد نا محدود .
-امکان آرشيو روزنامه ها .
-قابليت جستجوي سريع و آسان بر روي اخبار.
-امکان تعريف فيلتر براي مشاهده اخبار مرتبط.
- بخش بولتن خبري ( امکان قرار دادن اخبار انتخاب شده در اين بخش و امکان چاپ بولتن ).
-امکان انتقال خبرهاي مهم به اخبار برگزيده .
كاربرد اصلي بريده جرايد براي مقام ارشد، تصميم گيري و تعيين خط مشي سازمان و براي ساير همكاران، تصميم سازي، اطلاع از اخبار مرتبط با حيطه كاري و مسووليت آنان است تا در جريان امور از نگاه بيروني نيز قرار بگيرند. چرا كه اطلاع رساني به كاركنان نيز به نوبه خود كم اهميتتر از اطلاعرساني به مسئولان نيست.
روش ديگري در تهيه بريده جرايد صورت مي گيرد كه با ارفاق مي توان گفت در كشور ما روابط عمومي هاي موفق از اين روش استفاده مي كنند به نحوي كه ازنشريات، اخبار و مطالب مربوط به سازمان، دستگاههاي همكار يا رقيب ، مهمترين اخبار روز كشور مشخص مي شود و سپس بريده شده و بعد از صفحه بندي و تنظيم به مسئولان ارشد سازمان ارائه ميشود.