سازمانها درزمان وقوع بحران بيش از هر زمان ديگري مجبورند اطلاعات درست و دقيق را از طريق رسانهها به عامه مخاطبان بدهند و به گونهاي افكار عمومي را مديريت كنند. : مهمترين و بهترين نوع اطلاعرساني، اطلاعرساني دقيق، شفاف و به موقع درزمان بحران است كه از دو زاويه ميتوانيم به آن بپردازيم اطلاعرساني با محور قرار دادن روابط عموميها و اطلاعرساني با محور قرار دادن رسانهها. منتها اگر عميق به اين دو بحث نگاه كنيم ميبينيم كه درواقع يكي هستند. يعني روابط عموميها از رسانهها استفاده ميكنند تا اطلاعات مورد نياز را درمواقع بحران منعكس كنند. درمواقع بحران اين روابط عموميها هستند كه داراي اطلاعات دقيق بوده و بايد اطلاعاتشان را به رسانهها بدهند و بحث پيرامون مديريت بحران و اطلاعرساني بدون به بازي گرفتن روابط عمومي غير ممكن است. هدف مديريت بحران، افزايش آگاهيهاي عمومي، آماده كردن افكار عمومي براي پذيرش و حل مشكلات، جذب كمكهاي مردمي درسطح ملي و بينالمللي و تشويق و حمايت كساني است كه درجهت حل مسائل دربحران تلاش ميكنند. درزمان بحران اين اهداف را مدنظر قرار ميدهيم و با اطلاعرساني درست و به موقع مشاركت مردم را براي حل مسائلمان ميطلبيم و اين اهداف از طريق مطبوعات، راديو و تلويزيون، سايتهاي اينترنتي و انواع و اقسام رسانهها ميسر ميشود. روابط عموميها درحالت بحران ميتوانند از طريق اطلاعيههاي خبري عملكرد اطلاعرساني را به دقت انجام دهند و مردم را درجريان رويدادها بگذارند.
مثلا يكسري بيانيههاي خبري را بعد از رويداد توليد كرده و آن را به تمام رسانهها، فكس كنند يا روي سايت سازمان بگذارند اين امر پيش شرط ميخواهد و آن اين است كه روابط عموميها براي اطلاعرساني قبل از بحران آماده باشند. بهترين راه اطلاعرساني درزمان بحران صدور بيانيهها يا اطلاعيههاي خبري است. اين بيانيهها بايد واجد يكسري ويژگيها باشند تا اثرگذاري بيشتري را داشته باشند. اطلاعاتي كه دراين بيانيههاي خبري ميآيد بايد به زبان رسا، فصيح و كامل بيان شود يعني استفاده از زباني كه به راحتي براي عموم قابل فهم و درك باشد و دراين بيانيههاي خبري نبايد از واژههاي تخصصي خاص استفاده شود. روابط عموميهاي كه درزمان بحران اطلاعرساني ميكنند بايد از درستي و صحت و سقم اطلاعاتي كه به مردم ميدهند كاملا مطمئن باشند، زيرا كوچكترين خطايي دراين زمينه به يك فاجعه ملي تبديل ميشود و بر بحران ميافزايد. اطلاعاتي كه ما درزمان بحران ميدهيم بايد به اندازه و به قاعده باشد. يعني نبايد دريك بيانيه خبري كه درآن به مردم اطلاعات ميدهيم اضافه بار اطلاعاتي داشته باشيم و مردم را دچار سردرگمي كنيم، بايد به ميزاني دردرون اين بيانيهها اطلاعات باشد كه براي يك انسان بحران زده و درشرايط خاص روحي ـ رواني قابل درك باشد. روابط عموميها بايد بحرانها را پيشبيني كنند و قبل از اينكه بحراني پيش بيايد، آماده بوده و اسامي و شماره تلفن افراد ذيصلاح و داراي تحليل و اطلاعات را كه درشرايط بحراني مورد مراجعه قرار ميگيرند، داشته باشند تا دراطلاعيههاي خبري با اينگونه افراد كه اطلاعاتي دارند، مصاحبه كنند. سبك هرم وارونه بهترين سبك براي تنظيم خبرها و بيانيههاي خبري درزمان بحرا ن و رويدادها است، چرا كه مردم دريك شرايط خاص نميتوانند بايستند و به تمام خبر گوش كنند، بنابراين خبر بايد به گونهاي تنظيم شود كه مردم دراولين پاراگرافي كه ميشنوند يا ميخوانند مهمترين قسمت خبر را دريافت كنند و ديگر نيازي نباشد كه كل خبر را بفهمند تا متوجه شوند كه مهمترين قسمت خبر چيست. اطلاعرساني درزمان بحران بايد از اين قاعده تبعيت كند كه دركوتاهترين مدت بيشترين اطلاعات را به مردم بدهد.
يكي از راهكارها درزمان بحران تماس برقرار كردن با دنياي خارج از كشور است و ما بايد به آنها نيز اطلاعات بدهيم و درواقع بايد رسانههاي ساير كشورها را تغذيه كنيم، بنابراين از نظر اطلاعاتي عكسهاي كه ما ميگيريم حتما بايد بلافاصله روي سايتهاي مرتبط گذاشته شود و ارتباطاتمان را از طريق فناوريهاي الكترونيك به روز به دنيا بدهيم تا براي رسانههاي دنيا قابل استفاده باشد. دربعضي از بحرانهاي طبيعي واقعا نيازمند كمكهاي بينالمللي هستيم كه از طريق اين عكسها و تحريك احساسات افكار عمومي جهاني ميتوانيم كمكهاي مردم دنيا را جلب كنيم. كما اينكه درمورد بم همين اتفاق افتاد و از سراسر دنيا براي كمك به ايران آمدند. بروجردي اظهار داشت: دراين خصوص بايد چند نكته را درنظر داشته باشيم، فكر نكنيم اگر اخبار بد را پنهان كنيم مسائل حل ميشود درموقع بحران بايد درنظر داشته باشيم كه اخبار بد و منفي با گذشت زمان بدتر و منفيتر ميشوند، بنابراين بايد شجاعت مطرح كردن برخي از حقايق با مردم را پيدا كنيم. منتها بايد اين مسئله را مورد توجه قرار داد كه مرز اطلاعرساني دقيق با نااميد كردن و خراب كردن روحيه مردم مخدوش نشود. مرز اطلاعرساني شفاف با خراب كردن روحيه مردم بسيار هم پوشاني دارد و اين دو مرز بايد كاملا از هم تفكيك شوند. روابط عموميهايي كه مديريت بحران مِيكنند بايد درزمان مديريت بحران مشاوران خوشفكر و قوي داشته باشند كه دراين زمينه به آنها كمك كنند، بنابراين ما هميشه قبل از بحران بايد آماده رويارويي با بحران باشيم و هيچوقت نبايد غافلگير شويم.رسانهها نيز بايد توجه كنند كه دربحث مسائل سختافزاري چگونه بايد درمقابل بحران حمايت شوند بحثي كه مديران رسانهها بايد كاملا آن را مدنظر قرار دهند. بايد ساختمانها و ايستگاههاي راديويي و تلويزيوني را به گونهاي بسازيم كه هيچ بحراني نتواند روي آن تأثير داشته باشد و غير از اين مسئله هميشه مشاوران خوشفكري را درزمينه نرمافزاري داشته باشيم. هر سازماني بايد براي زمان بحران سخنگوياني را داشته باشد كه صاحبنظر و صبور بوده و رابطه خوبي با رسانهها داشته باشند تا درصورتي كه بحراني روي داد براي اطلاعرساني درست از آنها استفاده كنند. درمورد اينكه اطلاعرساني دركشور ما چقدر منطبق با اصول است، ما درآخرين بحرانكه زلزله بم بود شاهد اطلاعرساني بسيار خوب و قابل قبولي توسط رسانهها بوديم و با عملكرد خوب و به موقع آنها كمكهاي بينالمللي از همه كشورها به ايران رسيد. بروجردي گفت: البته اين مسئله بايد به ما خط و جهت فكري بدهد تا نقاط ضعف آن اطلاعرساني را آسيبشناسي كنيم و الان بايد يك سري محقق نقاط قوت و ضعف اطلاعرساني قبلي را درمشخص كنند تا دربحرانهاي بعدي آماده رويارويي با بحرانها باشيم.