روابط عمومي از دل نياز جامعه به نهادي كه پاسخگو باشد و بين مصالح فردي و منافع اجتماعي وفاق ايجاد كند سر برآورده و پا به عرصه حيات گذاشته است و لذا بايد آيينه تمام نماي سازمان باشد. به طور كلي عمر روابط عمومي درايران بهخصوص درسازمانهاي دولتي خيلي طولاني نيست و به سال ١٣٣٠ برميگردد.
تصويب قانون قرار گرفتن روابط عمومي درتشكيلات دولتي زير نظر بالاترين مقام دستگاهِ مربوط، درسال 1364 از آن جمله است كه نشاندهنده اهميت نقش روابط عمومي است كه امري حاشيهاي نيست بلكه نهادي بنيادي درنظام مديريتي است. روابط عمومي درواقع فصل بين مخاطبان و مجريان يك سازمان است و وظيفه آن انعكاس و انتقال ديدگاهها و نظرات مسئولان و مخاطبان به يكديگراست، يعني اطلاعرساني و اطلاعيابي. به عبارت ديگر كار اصلي آن ساختن و بهبود روابط اعم از درونسازماني و برونسازماني است و عنوان هنر هشتم نيز به اين دليل به آن داده شده است. شناخت افكار عمومي، نحوه شكلگيري آن و راههاي تغيير آن از دغدغههاي اصلي روابط عمومي است. يكي از اهداف روابط عمومي اثرگذاري به دور از مبالغه بر مخاطب است. روابط عمومي نوين از يك سو به ايجاد ارتباطي صميمي ميان كاركنان سازمان با يكديگر و با مديران آن و برقراري جو سرشار از تفاهم ميانديشد و از ديگر سو به ايجاد ارتباط با مخاطبان و اعتمادسازي .
روابط عمومی یا هنر هشتم مهم ترین رکن دنیای مدرن درعصر ارتباطات است که توانسته جای خود را درتمام سازمان های جهانی و دولتی پیدا کند و امروزه از آن به عنوان مهمترین رکن شکوفایی و نوآوری درهر مجموعه ای یاد می شود.
اطلاع یابی و اطلاعرساني دردنياي مدرن امروز به عنصري قوي درتقويت برنامههاي سازماني تبدیل شده است و دستيابي عمومی و تخصصی به زوایای پنهان عملکرد یک مجموعه، از مهم ترین مقاصد و اهداف ارگان های وابسته به آن مجموعه به شمار ميرود و اين امر به عنوان يك اصل اساسي درمديريت جهانی پذيرفته شده است.
دردنياي كنوني این امر بر عهده روابطعمومی گذاشته شده و به عبارت دیگر روابط عمومي فعاليتي است ممتد مداوم و طرحريزي شده كه از طريق آن، افراد و سازمان ها ميكوشند تا تفاهم و پشتيباني كساني را كه با آنها سروكار دارند به دست آورند. درحقيقت نقش مغز متفكر، قلب تپنده، دست اجراء، پاي پيشرفت، گوش شنوا، چشم بينا و زبان گوياي سازمان مديريت یک مجموعه را ايفا ميكند.
فلسفه وجودي روابط عمومي ، بخش كيفيت ارتباطات سازماني و تعميق آن است . به عبارت ديگر روابط عمومي نهادي است كه موظف است كيفيت ، ماهيت و چگونگي ارتباطات عمودي و افقي سازماني را برآورد كند و همچنين با تدوين راهبرد و برنامه مناسب درتدوين و گسترش آن بكوشد.
اگرچه روابط عمومي درمقايسه با سير تكاملي علوم ديگر ، به ويژه علوم اجتماعي ، يك شبه ره صد ساله پيمود و با سرعت شگفت آوري درراه پيشرفت گام برداشت اما نمي توان منكر اين حقيقت شد كه هنوز هم روابط عمومي درساختار اداری ما نتوانسته است ماهيت اصلي خود را نشان دهد و شكل واقعي خود را به طور كامل بيابد .. هنوز هم افرادي هستند كه روابط عمومي را مترادف كلمه تبليغات مي دانند . بنا براين مسئولان روابط عمومي براي اينكه بطلان اين نوع طرز تفكر را كه دربعضي از اذهان جاي گرفته ثابت كنند و اين نكته را روشن سازند كه كارهاي روابط عمومي با فعاليتهاي تبليغي تفاوت فراوان دارد و از جنبه هاي انساني و اخلاقي كامل برخوردار است ، راه درازي درپيش دارند .
روابط عمومي به اجتماع پيچيده و كثرت گراي ما كمك مي كند تا از طريق مشاركت درتفاهم متقابل بين گروهها و مؤ سسات به اتخاذ تصميمات مؤثرتر باشد و كاركردهاي بيشتري داشته باشد .
مهمترين نقش روابط عمومي درعصر ارتباطات و جامعه اطلاعاتي، مديريت اطلاعات است. امروزه با وجود شبکه های گسترده اینترنت و با وجود انقلاب بزرگ اطلاعاتی و انفجار اطلاعات که دراین زمان اتفاق افتاده است، دستهبندي و نحوه استفاده از هجمه سنگين اطلاعاتي به امر بسیار مهمی تبدیل شده است که روابط عمومیها دراین طبقه بندی نقش بسيار مهمي را ايفا ميكنند.
گردآوري اطلاعات و بهرهگيري از آن دراقيانوس اطلاعاتي، وظيفه روابط عمومي است و به عبارت دیگر يكي از مهمترين ويژگيهاي جوامع پيشرفته درراستاي توسعه اجتماعي، اقتصادي و فرهنگي توجه روزافزون به مديريت اطلاعات است.
تنها درسایه مدیریت صحیح اطلاعات است که می توان گزارش کاملی از عملکرد یک مجموعه را درمقایسه با دیگر مجموعه های مشابه ارزیابی کرد و نقاط مثبت و منفی آن را به جامعه عرضه کرد و این همان چیزی است که می توان درشعارهای "شفاف سازی"و "پاسخ گویی"جست و جو کرد.
بر اساس نقشهای روابط عمومی درسازمان- زمانی که سازمان از پویایی بالایی برخوردار بوده و عوامل محیطی موثر و تاثیر گذار بر سازمان زیاد است - روابط عمومی درنقش متخصص ظاهر می شود درچنین وضعیتی مدیران سازمان به ندرت درامور روابط عمومیدخالت میکنند و روابط عمومی از اختیار کامل برای حل مسایل اجتماعی سازمان برخوردار است. متاسفانه درکشور ، مدیران درنهایت نقش" تسهیل کننده تصمیم گیری " را برای روابط عمومی منظور می کنند درحالی که روابط عمومی درصورتی که درنقش متخصص به وظایف خود عمل کند ، آنگاه می تواند به عنوان بازوی توانمند مدیریت درسازمان مطرح شود و این منوط به توانمندی روابط عمومی درسنجش محیط دارد تا بتواند به عنوان میانجی بین محیط ( داخلی و خارجی ) و سازمان ایفای نقش کند .
رابطه مدیریت با روابط عمومی یک رابطه افقی و همسطح است اگر این رابطه عمودی و از بالا به پایین باشد روابط عمومی نمی تواند معجزه کند. برخی صاحب نظران وظیفه یک مسئول روابط عمومی با تدبیر و دانا را این می دانند که درموقع بروز مشکلات مدیر سازمان را توجیه کند که محقق کردن یا نفی مساله اگر چه درکوتاه مدت به نفع سازمان باشد دردراز مدت لطمه بزرگتری وارد خواهد آورد به نظر آنها روابط عمومی مهره ای از مهرههای مدیریت نیست اگر چه بازوی اجرایی آن است و باید به عنوان یک فرد حرفه ای فاصله و استقلال خود را حفظ کند .
پس درمجموع کار روابط عمومی دررابطه با مدیر ، توجیه او و نشان دادن راه و دور کردن از چاه است روابط عمومی می تواند بهترین مشاور رئیس باشد.
هدف اصلی از ارتباط روابط عمومی با افکار عمومی این است که روابط عمومی سازمان بتواند تصویر روشنی از قضاوتهای مثبت و منفی و درست و نادرست که درمورد سازمان وجود دارد پیدا کند تا از این طریق ضعفها و قوتهای خود را بشناسد و عملکردهایی را که باعث تقویت قضاوتهای مثبت درافکار عمومی میشود گسترش دهد و قوت بخشد و بالعکس عوامل و دلایلی را که باعث شکل گیری تصویر و قضاوتهای منفی درافکار عمومی می شود شناسایی کرده و به این ترتیب هر سازمان درهر لحظه خودش را زیر ذره بین افکار عمومی می بیند و سعی می کند که ضمن آگاهی بخشی و و ارائه اطلاعات درست و کمک به رشد فکری ملاحظات و خواستهایی را درتصمیم گیریها و برنامه ریزیها مد نظر قرار دهد . درپایان شاید روابط عمومی را به زبانی ساده و کلامی خلاصه بتوان به پورتالهای خروجی یک کیس کامپیوتر تشبیه کرد که کانال خروجی اطلاعات آن رایانه خواهد بود و چنانچه رایانه ای به بیشترین نرم افزار و بهترین سخت افزار مجهز باشد اما فاقد این پورتال خروجی باشد عملا کسی از محتویات این کامپیوتر مطلع نخواهد بود و این رایانه جز حجمی گنگ و به هم پیوسته از ارتباطات نابارور و عقیم جیز دیگری نخواهد بود. حال با تمام این طول و تفسیر باید پرسید روابط عمومی درکجای ساختار اداری ما قرار دارد. ...؟!