در طول بیش از 53 سال فعالیت روابط عمومی در كشور این آیین نامه نخستین كار جدی دولتها جهت ساماندهی ساختاری حوزه اطلاع رسانی و روابط عمومی ها است كه حاصل بیش از یكسال كار كارشناسی مدون در دفتر سخنگوی دولت با همكاری كلیه وزارتخانهها و سازمانها است .
این آیین نامه چشم انداز بسیار مناسبی را جهت اجرای دستور رهبر معظم انقلاب جهت فعال سازی روابط عمومی ها فراهم می سازد .
در این آیین نامه 10 مادهای به نكات و مسائل متعددی كه مهمترین چالش ها و نیازهای روابط عمومی ها است پرداخته شده كه اهم آنها به شرح ذیل است :
تعیین چارچوب فعالیت روابط عمومی ها
براساس ماده 1 این مصوبه « اجرای سیاستهای اطلاع رسانی دولت » ،« همكاری با رسانههای جمعی »، «پاسخگویی به شبهات و ابهامها » ، « تهیه و اجرای طرحهای تبلیغاتی سازمان » ، « اجرای مناسب مراسم و مناسبتها » ، « ایجاد حسن رابطه بین كاركنان و مسئولان دستگاه مربوطه » ،« نظارت بر انتشارات و نشریات دستگاه » ، « مدیریت پایگاه های اطلاع رسانی الكترونیك دستگاه » و « افكار سنجی عمومی دستگاهی » از اهم وظایف روابط عمومی ها می باشد .
تعیین ساختار نوین برای روابط عمومی ها
از جمله مشكلات اساسی روابط عمومیها كهنگی و عدم ساختار مناسب برای فعالیتهای نوین اطلاع رسانی بود. در آیین نامه تدوین شده دولت مقرر گردید شرح وظایف و ساختار جدید سازمانی روابط عمومی ها جهت اجرای وظایف با توجه به اهداف ، پراكندگی جغرافیایی وسایر موارد مربوط ظرف چهار ماه تدوین و به تصویب شورای اطلاع رسانی دولت برسد .
برنامه ریزی جهت جذب كارشناسان روابط عمومی در بدنه دولت
از دیگر تصمیمات ابلاغی در این آیین نامه اولویت دادن به جذب دارندگان مدارك تحصیلی روابط عمومی و افراد دارای تجربه كاری قابل توجه در حوزه اطلاع رسانی براساس سهمیه استخدامی دستگاهها به منظور ایجاد ساختار مناسب روابط عمومی است .
الزام جهت آموزش های مداوم به روابط عمومی ها با همكاری انجمنهای ذی صلاح
براساس یكی دیگر از مواد آیین نامه جامع روابط عمومی در كشور ،علیه روابط عمومیها با برنامه ریزی شورای اطلاع رسانی دولت آموزشهای مداوم دریافت نموده و با همكاری دستگاههای اجرایی ،آموزش و همچنین انجمنها و موسسات ذی صلاح زمینه ارتقای آموزشی آنها فراهم می گردد و به این منظور از سال آینده ردیف مجزایی جهت آموزش های روابط عمومی ها اختصاص می یابد .
نظام مند كردن انتصاب مدیران روابط عمومی در دستگاه ها
به منظور ارتقای سطح مدیران روابط عمومی ها در آیین نامه جامع روابط عمومی پیش بینی شده كه از این پس مدیران روابط عمومی دستگاههای اجرایی در سطح ستادی از سوی عالیترین مقام دستگاه و صرفاً از میان افراد دارای خلاقیت ، تحرك و آگاهی سیاسی ـ اجتماعی و رسانهای و تا حد امكان با تحصیلات مرتبط با رشته روابط عمومی و در سازمانها و ادارات زیر مجموعه هر دستگاه با هماهنگی مدیر روابط عمومی دستگاه مربوطه انتخاب خواهد شد و به طور مستقیم زیر نظر مقام منصوب كننده فعالیت خواهد كرد .
ابلاغ تشكیل شورای هماهنگی روابط عمومی ها در سطح ملی و استانی
طبق بخش دیگری از آیین نامه مدون دولت به منظور ایجاد انسجام ،اتخاذ شیوههای مناسب و هماهنگی در امور اطلاع رسانی شورای هماهنگی روابط عمومی با حضور مدیران روابط عمومی دستگاهها و معاون مطبوعاتی وزارت ارشاد به ریاست سخنگوی دولت و دبیری دبیر شورای اطلاع رسانی دولت تشكیل می شود .
در كلیه استانها نیز شورای هماهنگی روابط عمومی استان به ریاست استاندار و دبیری مسئول روابط عمومی استانداری و با حضور كلیه مسئولان روابط عمومی دستگاههای استانی و فرمانداریها تشكیل خواهد شد .
الزام روابط عمومی ها به همكاری مناسب با رسانهها
ماده 7 این آیین نامه روابط عمومی ها را موظف به افزایش همكاری و تعامل خود با كلیه رسانههای قانونی به خصوص سازمان صدا و سیما نموده است .
الزام روابط عمومی ها به تدوین برنامه سالیانه كاری
به منظور طراحی افقهای كاری مدون طبق مصوبه دولت از این پس روابط عمومی هر دستگاه موظف به تدوین برنامه سالیانه ارتباطی ، اطلاع رسانی و انتشاراتی است كه طبق برنامه سالانه وزارتخانهو سازمان با هماهنگی و نظارت دبیرخانه شورای اطلاع رسانی دولت تنظیم شده و مبنای كمكهای مالی و اداری به روابط عمومی خواهد بود .
بودجه اطلاع رسانی و روابط عمومی بودجه ضروری هر دستگاه
براساس یكی دیگر از مفاد مصوبه ابلاغی از این پس شرط مبادله موافقتنامه های بودجه در سطح ملی و استانی اختصاص حداقل دو در هزار بودجه جاری ستادی و استانی ـ به تفكیك ـ برای فعالیتهای روابط عمومی و اطلاع رسانی است كه این مبلغ در كلیه دستگاهها به عنوان هزینه ضروری دستگاه منظور شده و در اختیار روابط عمومی ها قرار خواهد گرفت .
با تعیین كار گروه ویژهای در سطح دولت برنامه ریزی لازم جهت اجرایی شدن كلیه مفاد این تصویب نامه در كلیه دستگاهها صورت خواهد پذیرفت .
متن كامل آیین نامه نحوه فعالیت ، وظایف و اختیارات روابط عمومی دستگاههای اجرایی
ماده 1- دراین آیین نامه اصطلاحات زیر در معانی مشروح مربوط به كار می روند :
الف - روابط عمومی : اداره كل یا دفتر روابط عمومی دستگاههای اجرایی .
ب- شورا : شورای اطلاع رسانی دولت .
ج - سخنگوی دولت : سخنگوی دولت جمهوری اسلامی ایران و رئیس شورای اطلاع رسانی دولت.
ماده 2- اهم فعالیتهای روابط عمومی هر وزارتخانه یا سازمان اجرای سیاست های اطلاع رسانی دولت ،همكاری با رسانههای جمعی جهت انعكاس مناسب عملكردهای بخش های مختلف پاسخگویی به ابهامها و اطلاع رسانی در خصوص آن دستگاه ،تهیه و اجرای طرحهای تبلیغعاتی سازمان ، اجرای مناسب مراسم و مناسبتها ، ایجاد حسن رابطه بین كاركنان و مسئولان دستگاه مربوط از طریق برگزای جلسات داخلی ، نظارت بر انتشارات و نشریات دستگاه ،مدیریت پایگاه های اطلاع رسانی الكترونیك دستگاه و افكار سنجی عمومی و دستگاهی است .
تبصره 1- شرح وظایف و ساختار جدید سازمانی روابط عمومی ها جهت اجرای وظایف یاد شده با توجه به شرح وظایف ، اهداف ، پراكندگی جغرافیایی و سایر موارد مربوط ظرف چهار ماه پس از ابلاغ این آیین نامه با پیشنهاد سخنگوی دولت به تایید شورای اطلاع رسانی دولت رسیده و با تصوی معاونت ذی ربط در سازمان مدیریت و برنامه ریزی كشور لازم الاجرا می گردد .
تبصره 2- به منظور ایجاد ساختار مناسب روابط عمومی ، دستگاههای اجرایی موظفند جذب ظرفیت سازمانی مصوب روابط عمومی را از سهیمه استخدامی ستادی و استانی خود از میان دارندگان مدارك تحصیلی دانشگاهی روابط عمومی و رشته های مرتبط و یا دارندگان تجربه كاری در زمینه روابط عمومی را در اولویت قرار داده و جهت ارتقای پستهای حوزه روابط عمومی اقدام نمایند .
ماده 3- امور ارتباطی ، تبلیغاتی و اطلاع رسانی دستگاههای اجرایی مشمول ماده (160) قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران ـ مصوب 1383 ـ باید تابع خط مشی ها و سیاستهای اجرای دولت باشد .
تبصره 1- رئیس شورای اطلاع رسانی دولت موظف است به صورت مستمر نظارت موثر بر اجرای صحیح سیاست های تبلیغاتی و اطلاع رسانی دولت را به عمل آورده و زمینه آموزش مدیران روابط عمومی ها جهت اجرای مناسب مفاد این آیین نامه را با همكاری دستگاه های اجرایی و آموزشی و انجمنها و موسسات ذی صلاح غیر دولتی فراهم سازد .
تبصره 2- سازمان مدیریت و برنامه رزی كشور موظف است هزینه های آموزشی و هماهنگی اطلاع رسانی ولت را در ردیف مستقل در بودجه سالانه ذیل ردیفهای نهاد ریاست جمهوری منظور و در اختیار دبیرخانه شورای اطلاع رسانی دولت قرار دهد .
تبصره 3- اختیارات هیات وزیران در خصوص تعیین ضوابط و هماهنگی اطلاع رسانی و امور تبلیغاتی به كار گروهی مركب از وزراء دادگستری ، فرهنگ و ارشاد اسلامی و معاون حقوقی و امور مجلس رئیس جمهور تفویض می گردد . ملاك تصمیم گیری در خصوص اختیارات یاد شده موافقت وزیران عضو كار گروه یاد شده می باشد و مصوبات آن در صورت تایید رئیس جمهور با رعایت ماده (19) آیین نامه داخلی هیات دولت قابل صدور میباشد.
تبصره 4- پرداخت هر نوع وجه صرفاً در چارچوب ماده (3) این آیین نامه مجاز و پرداخت هر گونه وجه دیگری ممنوع سات ذیحسابان وزارتخانه ها وسازمانهای دولتی و سازمان حسابرسی یا حسابرسان قانونی شركت ها مكلفند نظارت لازم را اعمال و موارد خلاف را گزارش نمایند .
ماده 4- مدیر روابط عمومی دستگاههای اجرایی در سطح ستادی از سوی عالی ترین مقام دستگاه و از میان افراد دارای خلاقیت ، تحرك و آگاهی سیاسی ـ اجتماعی و رسانهای و تا حد امكان مرتبط با رشته روابط عمومی با هماهنگی سخنگو و در سازمان ها و ادارات زیر مجموعه هر دستگاه هماهنگی مدیر روابط عمومی دستگاه مربوط انتخاب خواهد شد و به صورت مستقیم زیر نظر مقام منصوب كننده فعالیت خواهد كرد.
تبصره 1- دستگاههای اجرایی مكلفند ترتیبی اتخاذ نمایند كه تا حد امكان كلیه فعالیتهای قابل انتشار و ارتباطات تمام بخشهای دستگاه از جمله پایگاههای اطلاعرسانی دستگاه به صورت متمركز از سوی روابط عمومی مربوط صورت پذیرد . موارد استثناء به پیشنهاد دستگاه به تصویب شورای اطلاع رسانی دولت خواهد رسید .
تبصره 2- عالی ترین مقام دستگاه مربوط ، سخنگوی دستگاه را از میان مسئولان ارشد دستگاه مربوط با اولویت مدیر روابط عمومی و با رعایت تبصره (1) این ماده انتخاب خواهد نمود . مواضع رسمی دستگاه از سوی سخنگوی آن دستگاه اعلام خواهد شد .
ماده 5- به منظور ایجاد انسجام ، اتخاذ شیوه های مناسب و هماهنگی در امور اطلاع رسانی و ایجاد وحدت رویه ،شورای هماهنگی روابط عمومی دستگاههای اجرایی متشكل از كلیه مدیران روابط عمومی دستگاه ها و معاون مطبوعاتی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی به ریاست سخنگو و دبیری دبیر شورا تشكیل خواهد شد .
تبصره – شورای هماهنگی روابط عمومی در مراكز استانها به ریاست استاندار و در غیاب وی معاون سیاسی و امنیتی استاندار و دبیری مسئول روابط عمومی استانداری و با شركت كلیه مسئولان روابط عمومی دستگاه های استانی و فرمانداری ها تشكیل می گردد و وظیفه هماهنگی اطلاع رسانی دستگاه های اجرایی را در استان بر عهده خواهد داشت.
ماده 6- به استثنای مقامات موضوع تبصره (2) ماده (1) قانون نظام هماهنگ پرداخت كاركنان دولت ـ مصوب 1370 ـ و همطراز آنها ،انجام هر گونه مصاحبه توسط مسئولین و كاركنان دستگاه و انتشار هر گونه خبر باید از طریق روابط عمومی دستگاه و با رعایت سیاست های كلی اطلاع رسانی دولت صورت پذیرد .
ماده 7- روابط عمومی ها موظف به همكاری و تعامل مناسب با تمامی رسانههای قانونی به خصوص سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران ، خبرگزاری جمهوری اسلامی و موسسه فرهنگی ـ مطبوعاتی ایران و رعایت سیاست های مربوط ابلاغی موضوع آیین نامه ساماندهی فعالیت پایگاههای اطلاع رسانی ( سایتهای) ایرانی ،موضوع تصویب نامه شماره 109060/ت 35741 هـ مورخ 5/9/85 از سوی فرهنگ و ارشاد اسلامی هستند .
ماده 8- روابط عمومی ها حداكثر تا اول اسفند ماه هر سال برنامههای ارتباطی ،اطلاعاتی و انتشاراتی سال بعدخود را براساس برنامه سالانه وزارتخانه یا سازمان متبوع و هماهنگی با دبیرخانه شورای اطلاع رسانی دولت تنظیم خواهند نمود .
ماده 9- دستگاهها موظفند حداقل دو در هزار بودجه جاری ستادی و استانی خود را به تفكیك برای فعالیتهای روابط عمومی و اطلاع رسانی در نظر گیرند و هنگام مبادله موافقتنامه باسازمان مدیریت و برنامه ریزی كشور یا استان آن را به عنوان هزینه های ضروری دستگه منظور كنند و در اختیار روابط عمومی ها قرار دهند .
ماده 10- كلیه آیین نامه ، دستورالعملها و بخشنامه های مغایر از جمله تصویب نامه شماره 81552 مورخ 28/12/53 لغو می گردد.