در راستای تقویت نظام اطلاع رسانی کشور، بر مبنای این اساسنامه، مجمع مدیران کل ادواری روابط- عمومی وزارتخانه ها، نهادها و سازمان های جمهوری اسلامی ایران که در این اساسنامه به اختصار « مجمع » نامیده می شود ، تشکیل می شود.
فصل یک : کلیات
ماده یک : مجمع، تشکلی است که مرکب از مدیران کل روابط عمومی ادوار گذشته و فعلی وزارتخانه ها، نهاد ها و سازمان های دولتی که حداقل برای یک دوره دو ساله در این پست ها بوده اند و مدیر فعلی و گذشته دفتر تبلیغات و اطلاع رسانی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و سخنگوی دولت که برای مدت نا محدود تشکیل می شود.
تبصره 1: بر حسب موضوع و بنا به تشخیص هیأت رییسه از سایر مدیران روابط عمومی برای حضور در جلسات به صورت میهمان و بدون حق رأی دعوت به عمل می آید .
ماده دو : حوزه فعالیت
حوزه فعالیت مجمع در ارتباط با مسایل ارتباطات و روابط عمومی در کشور می باشد.
موضوع فعالیت :
موضوع فعالیت مجمع، ایجاد تعامل میان مدیران روابط عمومی و کمک به ارتقای سطح دانش وانتقال تجارب آنان از طریق بر پایی دوره ها ، سمینارها و همایش های علمی و انجام برنامه های مشترک و کلیه فعالیت هایی که به ارتقای سطح علمی و انتقال تجربی ونیز بومی کردن فرهنگ روابط عمومی در کشور بیانجامد .
ماده سه: اهداف ، وظایف و برنامه ها
اهداف ، وظایف و برنامه های مجمع به شرح زیر است:
1- اهداف :
الف – کمک به اعتلای روابط عمومی و اطلاع رسانی کشور از طریق تبادل تجربه مدیران روابط- عمومی .
ب - تبیین و تثبیت جایگاه حقیقی روابط عمومی در کشور.
پ – تلاش برای کارآمدی روابط عمومی در جهت تحکیم ارتباط میان دستگاه ها و مردم.
ث - تلاش برای جلوگیری از گسست نسل های مدیریتی حوزه روابط عمومی .
2- وظایف :
الف – ایجاد ارتباط ، هماهنگی و همکاری میان اعضای مجمع.
ب - افزایش دانش ، اطلاعات و آشنا سازی اعضای مجمع از طریق برقراری ارتباط با مراکز علمی و حرفه یی روابط عمومی در داخل و خارج از کشور.
پ – کمک به ایجاد ارتباط مستحکم و منظم بین اعضای مجمع و روابط عمومی دستگاه ها، دولت و شورای اطلاع رسانی دولت.
ت- بررسی مشکلات روابط عمومی ها و ارائه نظرات اصلاحی و مشاوره یی در راستای بر طرف ساختن آنها.
ج- همکاری با رسانه ها و نشریات تخصصی روابط عمومی در سطح ملی و بین المللی.
ح – کمک به معرفی توانمندی های روابط عمومی سازمان ها به منظور همکاری متقابل.
خ- حمایت از اجرای پروژه های مرتبط با روابط عمومی.
فصل دوم: ارکان مجمع
ماده چهارم : ارکان ارکان مجمع شامل مجمع عمومی ، هیأت رییسه ، خزانه دار ، بازرس و دبیرخانه است.
مجمع عمومی :
ماده پنچ : مجمع عمومی با شرکت نصف به علاوه یک مدیران کل روابط عمومی های ادوار مختلف در پایان هر سال مالی تشکیل می شود. دراین جلسه همه دارای حق رأی هستند و تصمیمات آن با نصف به علاوه یک آرای اعضای حاضر تصویب می شود.
تبصره 2 : مبدأ سال مالی مجمع ، تشکیل اولین مجمع عمومی وانتخابات می باشد.
ماده شش : جلسات مجمع عمومی بر سه نوع است: سالانه ، ماهانه و فوق العاده.
الف – مجمع عمومی سالانه : هر سال یک باراز طریق دعوت هیأت رییسه از اعضا تشکیل می- شود.
ب- مجمع ماهانه : نشست های ماهانه مجمع که با دعوت دبیر مجمع برگزار می شود.
ج- مجمع عمومی فوق العاده : درمواقع ضروری با تصویب و دعوت هیأت رییسه و یا با تقاضای یک سوم اعضا تشکیل می شود.
ماده هفت: وظایف مجمع عمومی
1- انتخاب اعضای هیأت رییسه ، بازرس و خزانه دار.
2- تصویب انحلال مجمع .
3- تغییر واصلاح مفاد اسانامه .
4- استماع گزارش هیأت رییسه ، بازرس و خزانه دار.
5- تصویب یا اصلاح خط مشی و برنامه های کلی و سالانه مجمع در چار چوب اسانامه.
6- انتخاب، عزل و قبول استعفای انفرادی یا جمعی اعضای هیأت رییسه.
ماده هشت : هیأت رییسه مجمع
اعضای هیأت رییسه مجمع 5 نفر هستند که به وسیله رأی مستقیم مجمع عمومی و از بین اعضای پیوسته برای مدت یک سال انتخاب می شوند.
تبصره 3: در زمان رأی گیری علاوه بر5 نفر، 2 نفر نیز به عنوان عضوعلی البدل انتخاب خواهند شد که درغیاب اعضای اصلی می توانند به ترتیب تقدم آراء به عضویت هیأت رییسه درآیند.
تبصره 4: انتخاب مجدد این اعضا در دوره های بعد بلامانع است .
تبصره 5: جلسات هیأت رییسه با حضور سه نفر ( که یکی از آنها ریس یا دبیر می باشد ) رسمیت می یابد و مصوبات آن با تصویب اکثریت افراد معتبر خواهد بود.
تبصره 6: اعضای هیأت رییسه در اولین جلسه که حداکثر یک ماه پس از انتخابات خواهد بود از بین خود یک نفر را به عنوان رییس و یک نفر دبیر را انتخاب می کنند.
ماده نه : وظایف هیأت رییسه
الف – اتخاذ تصمیم در مورد تدوین برنامه عمل مجمع.
ب- تعیین کمیته ها و مسوولان کمیته ها ( موضوع ماده 21) مدیر مسوول و هیأت تحریریه نشریه یا نشریات مجمع از میان اعضای مجمع.
پ- تأمین نیاز های مالی وتدارکاتی مجمع.
ت- تشکیل جلسات هیأت رییسه .
ث- برگزاری جلسات مجمع عمومی و فوق العاده و ماهانه یا ارسال دعوت نامه کتبی.
ج- تهیه گزارش عملکرد سالانه برای تقدیم به مجمع عمومی.
چ- تهیه و تدوین آیین نامه های مورد نیاز مجمع .
ح- بررسی و تصویب پیشنهاد های واصله .
خ- تصویب آیین نامه ها و دستور العمل های اجرایی لازم برای اداره مجمع .
د- اجرا و پی گیری مصوبات مجمع عمومی.
ذ- اتخاذ مواضع مجمع و ابراز آن به نحو مقتضی .
ر- تعیین حق عضویت سالانه اعضا.
ز- انتخاب و معرفی نمایندگان مجمع برای شرکت در مجامع داخلی و بین المللی .
ژ- تصویب به کارگیری کارکنان مورد نیاز و میزان دستمزد ایشان .
ماده ده : وظایف و اختیارات رییس مجمع
الف – اداره جلسات هیأت رییسه و نظارت بر امور ادرای، مالی و اجرای تصمیمات.
ب- امضای مکاتبات ویژه و اسناد مالی.
پ- ارایه گزارش سالانه به مجمع عمومی .
ت- صدور احکام منتخبین مجمع عمومی و هیات رییسه .
ث- اعلام مواضع و دید گاه های مجمع.
تبصره 7: در غیاب رییس مجمع ، نایب رییس وظایف وی را به عهده می گیرد.
ماده یازده : شرایط لغو عضویت در هیأت ریسه
در موارذیل عضویت در هیأت رییسه لغو و اعضای علی البدل با رعایت شرایط ، جایگزین می شوند.
1- استعفای کتبی.
2- چهار جلسه متوالی یا شش جلسه غیبت غیر موجه متناوب در جلسات هیأت رییسه .
3- درخواست حداقل یک سوم از اعضا و تصویب در مجمع ( عادی یا فوق العاده )
ماده دوازده : بازرس و خزانه دار
مجمع عمومی هر دو سال یک بار ، یک نفر را به عنوان بازرس اصلی و یک نفر را به عنوان بازرس علی البدل به منظور بررسی، نظارت بر امور مجمع و ارائه گزارش به مجمع عمومی و یک نفر را به عنوان خزانه دار به مدت دو سال انتخاب می کند.
تبصره 8: بازرس و خزانه دار بدون حق رأی می توانند درجلسات هیأت رییسه شرکت کنند.
ماده سیزده : وظایف بازرس
1- نظارت بر عملکرد ، مصوبات و تشکیل جلسات مجمع.
2- ارائه گزارش نهایی مجمع عمومی .
تبصره 9: بازرس حق مداخله مستقیم درمسایل اجرایی را ندارد.
ماده چهارده : دبیر خانه
مجمع دارای دبیر خانه یی است که زیر نظر دبیر انجام وظیفه می کند.
ماده پانزده : وظایف دبیر مجمع
الف- تنظیم و ارائه گزارش از فعالیت های مجمع ، تهیه ، ثبت و نگهداری صورت جلسه ها ، سوابق اعضا و مکاتبات مجمع .
ب- تمهید مقدمات تشکیل جلسات.
پ- انجام امور محوله از طرف هیأت رییسه.
ت- انجام مکاتبات اداری و ارسال گزارش ها و صورتجلسات.
ث- پی گیری مصوبات.
ج- ارتباط با مجامع و شوراهای روابط عمومی داخل وخارج کشور .
ح- ایجاد بانک های اطلاعاتی و اطلاع رسانی.
ماده شانزده : امور مالی
خزانه دار مجمع ، مسوولیت امور مالی، ثبت درآمد ها و هزینه ها در دفاتر ویژه ، ارائه صورت حساب ها و تراز مالی مجمع و ارائه گزارش مالی مجمع رابه عهده دارد.
ماده هفده : درآمد مجمع
درآمد مجمع از طریق اخذ حق عضویت و کمک های اشخاص حقیقی ( شواری اطلاع رسانی دولت و معاونت امور مطبوعاتی وتبلیغاتی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، وزارتخانه ها ، سازمانها، نهادها و ... ) تأمین می شود.
تبصره 10 : هیأت رییسه مجمع در اولین نشست خود در هر سال حق عضویت سالیانه اعضا را تعیین می کند.
ماده هجده : اسناد، اوراق بهادار ، افتتاح حساب جاری ومعاملات بانکی و هرگونه اسناد و نوشته هایی که متضمن هر نوع تعهد مالی باشد، با امضای رییس مجمع یا دبیر و خزانه دار مجمع معتبر خواهد بود که در نهاینت باید به تأیید هیأت رییسه برسد.
ماده نوزده :کلیه درآمدها و هزینه های مجمع در دفاتر ویژه ثبت و شرح و بیلان آن در پایان سال مالی توسط خزانه دار به مجمع عمومی ارائه خواهد شد.
فصل سوم : عضویت
ماده بیست :عضویت در مجمع بر دو نوع است :
الف- عضویت پیوسته : شامل مدیران کل روابط عمومی های ماده یک است . که دارای حق رأی بوده و مکلف به پرداخت حق عضویت سالیانه هستند . این اعضا، اعضای اصلی محسوب می شوند.
ب- عضویت افتخاری : شامل اشخاص حقیقی و حقوقی است که حضور ایشان به پیشبرد اهداف مجمع کمک مؤثری می کند و این اعضا بدون حق رأی و بدون پرداخت حق عضویت سالانه و بنا به دعوت هیأت رییسه در جلسات شرکت می کنند .
تبصره 11 : اعضای افتخاری در قالب شورای مشورتی سازماندهی شده و ازتجربه ها و نقطه نظرات ایشان برای پیشبرد اهداف مجمع بهره برداری می شود. اعضای افتخاری با تأیید هیأت رییسه به عضویت پذیرفته می شوند.
کمیته ها :
ماده بیست و یک : مجمع دارای کمیته های مختلفی است که مسوولان آن از سوی هیأت رییسه از میان اعضای مجمع انتخاب می شوند .
تبصره 12 : این کمیته ها براساس ضرورت ها تشکیل شده و برنامه ریزی واجرای طرح های مصوب هیأت رییسه را بر عهده خواهند داشت .
تبصره 13 : هیأت رییسه آیین نامه مربوط به تشکیلات و نحوه فعالیت های هر یک از کمیته ها را تنظیم و تصویب خواهد کرد.
ماده بیست و دو : هیأت مؤسس
آقایان سید محمد صحفی ، مجتبی آقایی سربرز، جهانبخش خانجانی ، اکبر نعمت اللهی ، علیرضا جدایی ، محمد رضا معماریان ، هوشمند سفیدی ، فرهاد سپه رام، علیرضا تابش و خانم ها مهدخت بروجردی علوی ، صدیقه نظاری به عنوان مؤسسان تا تشکیل اولین مجمع عمومی که حداکثر تا یک سال از آغاز فعالیت رسمی مجمع خواهد بود، اختیارات و وظایف مجمع عمومی را برعهده خواهند داشت.
ماده بیست و سه : انحلال
تصمیم انحلال بنا به تصویب حداقل دو سوم اعضای مجمع عمومی اتخاذ می گردد که دراین صورت هیأت تسویه 3 نفره توسط مجمع عمومی تعیین می شود.
هیأت تسویه از وصول مطالبات و ادای دیون مجمع ، گزارش نهایی را به مجمع عمومی تسلیم می- کند. تصمیم راجع به باقی اموال و دارایی های مجمع به صلاح دید هیأت رییسه اتخاذ می شود.
ماده بیست و چهار :
این اساسنامه در3 فصل ، 24 ماده و 13 تبصره تهیه شده است.