مقدمه :
هر سازمان براي رسيدن به اهداف و حفظ پويايي و حيات خود نيازمند تعامل با مخاطبين در درون و بيرون سازمان است. درك متقابل و تفاهم با مخاطبين نقش موثري در بهبود رويه ها ، رفع نقاط ضعف و تقويت اركان موثر آن روابط عمومي عملي است ممتد مداو م و طرح ريزي شده كه از » مجموعه دارد و طبق تعريف انجمن بين المللي روابط عمومي و اموري چون « طريق آن سازمانها مي كوشند تا تفاهم و پشتيباني و حمايت كساني را كه با سازمان سرو كار دارند بدست بياورند زمينه شناسي ، مخاطب شناسي ، شناخت افكار عمومي ، سنجش ميزان انتشار پيام ، سنجش بازتاب پيام ، تدوين برنامه هاي مرتبط و و ارزيابي برنامه هاو .... از وظايف اصلي هر واحد روابط عمومي است.يك برنامه روابط عمومي موثر بايد مبتني بر اهداف روشن و دقيق باشد ، مخاطب خاص خود را به درستي بشناسد و به شيوه اي دقيق ارائه شود كه توجه مخاطب را جلب كند.
اهداف و وظايف :
فرآيند برنامه ريزي با شناخت وضعيت موجود شروع، و با تعيين اهد اف و تبين راهكار ه اي دسترسي به آن اهداف ادامه مي يابد.يكي از وظايف خطير روابط عمومي در هر سازمان داشتن شناخت علمي از تشكيلات ، عملكرد و اهداف سا زمان و آشنايي با نقاط قوت و ضعف آن است . برنامه روابط عمومي مي بايست به گونه اي تدوين گردد كه اين شناخت ، همه جانبه و موثر به مخاطبان مجموعه منتقل گردد ، از جمله مديران ، كاركنان و گروههاي درون سازمان و مخاطبين خارج از سازمان مانند قانونگذاران ، دولت و سرمايه گذاران ، شخصيتهاي سياسي موثر ، دانشجويان و نوآوران ، وسايل ارتباط جمعي ، سردبيران ، و خبرنگاران و .... كه به نحوي با سازمان در ارتباط هستند. روابط عمومي وظيفه دارد چون آينه درخواست و توقع مخاطبين را به مديران سازمان و عملكرد و نقاط برجسته فعاليتها را به بيرون از سازمان منعكس نمايد . لذار در تعريف اهداف برنامه خود در تابعيت از سياستها و برنامه هاي كلان سازمان قرار دارد.
هدف : حسن رابطه و توسعه تفاهم با مخاطبين سازمان از طريق آگاه كردن ، تشويق و ترغيب به منظور تسريع دستيابي به مقاصد و تحقق اهداف سازمان.
از آنجا كه حوزه فعاليت سازمان پژوهشهاي علمي و صنعتي ايران علوم ، تحقيقات و حمايت از مخترعين ، نوآوران و گسترش فرهنگ پژوهش و استفاده از فناوري در مسير خودكفايي در كشور است . اهداف برنامه اي و وظايف واحد روابط عمومي سازمان نيز در همين مسير و مخاطبين در همين حوزه تعريف گرديده است.
مخاطبين :
برون سازماني : نوآوران ، مخترعين ، دانش پژوهان ، اساتيد ، دانشگاهها و مراكز تحقيقاتي ، كارآفرينان ، مراكز صنعتي و استفاده كنندگان از محصولات فناوري ، قانونگذاران حوزه علم و تحقيق ، دولت ، رسانه ها سازمانهاي بين المللي مرتبط ، مردم و افكار عمومي
درون سازماني : رئيس سازمان ، مديران ارشد ، مديران مياني ، اعضاء هيئت علمي ، كارشناسان و كاركنان
وظايف كلي :
مطابق ماده 2 آیین نامه مصوب هیات وزیران در تاریخ 86/4/27 اهم فعالیتهای روابط عمومی هر سازمان به شرح ذیل می باشد:
۱- اجراي سياستهاي اطلاع رساني دولت
۲- همكاري با رسانه ها ي جمعي جهت انعكاس مناسب عملكرد سازمان
۳- پاسخگويي به ابهامها و اطلاع رساني در خصوص سازمان
۴- تهيه و اجراي طرحهاي تبليغاتي سازمان
۵- اجراي مناسب مراسم و مناسبتها
۶- ايجاد حسن رابطه بين كاركنان و مسئولان سازمان
۷- نظارت بر انتشارات و نشريات سازمان
۸- مديريت پايگاههاي اطلاع رساني الكترونيك سازمان
۹- افكار سنجي عمومي و درون سازماني
پيشينه :
واحد روابط عمومي در سازمان پژوهشها فراز و نشيبهاي بسياري را پشت سر گذاشته است . زماني در اين مجموعه افرادي مشغول به كار بودند كه اكنون جز نظريه پردازان و استادان برجسته روابط عمومي در كشور هستند . فصلنامه علمي و رسمي نوآوران در آن به چاپ مي رسيد كه عامل حضور صاحب نظران مترجمين و اهل قلم در مجموعه بود ومجريان برنامه هاي آن در سطح رسانه ملي و وزارتخانه يا دانشگاه فعال بوده اند و زماني نيز به مجموعه اي كوچك تبديل گشت كه تنها به فعاليتهاي محدودي چون خريد روزنامه براي واحدهاي سازمان ، برگزاري مراسم ترحيم و پارچه نويسي و .... مي پرداخت . تغيير مديريتها ، عدم جذب نيروي انساني متخصص و كارآمد در مجموعه ، نگرش محدود و عدم برنامه ريزي مدون بلند مدت از ديگر آفتهايي بود كه مجموعه را به جايگاه فعلي رساند. البته اين موضوع
خاص سازمان پژوهشها نبوده و مبتلا به بسياري از واحدهاي روابط عمومي در دانشگاهها و دستگاههاي دولتي است.
سال ۱۳۸۶ مقام معظم رهبري در ديداري كه با اعضاء هيات دولت داشتند بر اهميت نقش روابط عمومي در سنجش افكار عمومي و انعكاس اخبار پيشرفتها بسيار تاكيد نمودند و در همان سال بنا به پيشنهاد مشتر ك وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي ، معاونت حقوقي و امور مجلس رئيس جمهور و شوراي اطلاع رساني دولت آيين نامه نحوه فعاليت ،وظايف و اختيارات روابط عمومي دستگاههاي اجرايي مصوب گرديد و جريان حاصل از اين مصوبه حيات نويني را در فعاليتهاي روابط عمومي ايجاد كرد.
در سازم ان نيز با تاكيد بر نقش و اهميت روابط عمومي در اطلاع رساني و اطلاع يابي از دو سال پيش تحولاتي براي قراردادن روابط عمومي در مسير اصلي شكل گرفت و مديريت جديد با ديدگاه نو و برنامه هايي موثر به اين حوزه وارد شد و هر چند ميزان فعاليت به حد استاندارد نرسيد ولي نسبت به مراحل اوليه خود بسيار فراتر آمد . قسمتي از اين عدم توفيق به ظرفيتهاي مجموعه و نيروي انساني آن ، ناكافي بودن منابع مالي ، ديدگاه ديگر مديران و نگرش عمومي كاركنان به اين مجموعه بوده است كه رفع آنها نياز به تفكر، برنامه ريزي ، صبر، همكاري ، هماهنگي و تامل دارد.
فهرست ذيل به عنوان عوامل ضروري تغيير و سرفصلهاي برنامه روابط عمومي سازمان براي دو سال آينده پيشنهاد می گردد .
نكته : اولويت بندي ، زمانبندي و برآورد مالي و نيروي انساني مورد نياز هر يك از فعاليتها نياز به همكاري ديگر واحدها و مشاوره هاي علمي دارد و از آنجا كه با شرايط موجود مالي و نيروي انساني امكان عملي ساختن همه آنها در يك زمان فراهم نيست پس از موافقت و تاييد رياست سازمان بر هر يك از سرفصلها جزئيات عملياتي ساختن آن طراحي خواهد شد و اميدوار يم با لطف خدا در پايان سال دوم همه موارد اجرا شده و ب ه عنوان وظايف روتين روابط عمومي شكل گرفته باشند.
فهرست برنامه ها :
۱) معرفي مجدد سازمان
• طراحي و چاپ پوستر ، فولدر ، تكثير فيلم معرفي سازمان ، بازديدهاي علمي ، ارتباط با خبرنگاران و....
۲)برگزاري نشستها و مناسبتها
• برگزاري ۳ گردهمايي عمومي براي كاركنان همزمان با مناسبتهاي مذهبي و ملي
• برگزاري گردهمايي دوره اي مديران ، اعضا هيئت علمي و ديدار كاركنان با رئيس سازمان
• برنامه ريزي اعياد و مناسبتهاي ملي و مذهبي (دهه فجر، دهه محرم ، ماه رمضان و ...)
• ساماندهي امور فرهنگي در راستاي اهداف ستاد اقامه نماز
۳)ايجاد نمايشگاه دائمي دستاوردهاي سازمان
• تعيين محل ، ايجاد زير ساخت فيزيكي ، تعيين دستاوردهاي قابل نمايش ، تعيين شكل نمايشي دستاورد ، راهكارها ي حفظ و نگهداري نمايشگاه
۴) تحول فيزيكي و تغيير مكان روابط عمومي
• تعيين محل و نقشه چيدمان آن ، تصحيح و تكميل ساختار فيزيكي ، انتقال و استقرار ، تجهيز واحدها
۵) برنامه ريزي در خصوص زيبا سازي و باز سازي محيط فيزيكي
• ارائه پيشنهاد و انتخاب اسامي براي اماكن عمومي و طراحي و نصب قاب هاي اسامي
• ارائه پيشنهاد و برنامه ريزي جهت بازسازي و زيبا سازي نمازخانه مجتمع
• تدوين راهنماي ارتباطي سازمان ونقشه آن
• طراحي و نصب تابلوهاي راهنما براي واحدها و پژوهشكده ها در مجتمع و ساختمان مركزي
۶) روابط عمومي الكترونيك
• سيستمهاي پاسخگويي الكترونيك Call Center و SMS Center
• تهيه فيلم ، عكس يا ... و قرادادن آن بر روي سي دي يا دي وي دي و توزيع آن بين مخاطبين
• ايجاد تالارهاي گفتگو(Forum)
• مديريت وب سايت سازمان www.irost.org
• ورود اطلاعات و به روز رساني سايت ، كنترل آن از راه دور وتعامل دو سويه با مخاطب .......
• بررسي و پيشنهاد رويه ها و مكانيزمهاي اطلاع رساني
• بحث تكريم ارباب رجوع و تعيين مكانيزمهاي الكترونيكي براي پيگيري امور آنان
• وبومتري و تعيين شاخصهاي ارزيابي سايت و برنامه ريزي در جهت ارتقاء جايگاه فعلي سايت سازمان به حد مطلوب
• افكار سنجي الكترونيكي مبتني بر وب
• ارائه گزارشهاي دوره اي و تحليلي به صورت الكترونيكي و مولتي مديا
۷) تحول ساختاري و تغيير نيروي انساني
• تغييرات در سطح پرسنلي در دو مسير مختلف،آموزش ، حذف و جايگزيني
۸) آموزش
• دو دوره كوتاه مدت تخصصي براي هر فرد ، اتمام دوره هاي ICDL ، بازديد از مجموعه هاي موفق مشابه ، طراحي و برگزاري دوره هاي آموزش براي كاركنان سازمان توسط روابط عمومي ، پذيرش كارآموز در رشته روابط عمومي
۹) تغيير و توسعه تجهيزات
• سيستم تلفن گويا ، دستگاه تکثير سي دي ، چاپ ليبل ، پرينتر رنگي ، کامپيوتر با سرعت و حافظه بالا ، خريد نرم افزارهاي تخصصي ، مانيتور با رزولوشن مناسب ، پهناي باند مناسب ارتباطي ، شبکه وايرلس
۱۰ ) تغيير رويه ها
• مستند سازي و ايجاد رويه هاي ثابت در انجام امور اجرايي ، ايجاد مكانيزمهاي خريد خدمت
۱۱ ) نمايشگاهها و افكار سنجي
• گروه اجرايي ، رويه هاي مناسب و منابع مالي و تجهيزاتي مناسب براي حضور فعال در نمايشگاهها ، سنجش افكار
۱. معرفي مجدد سازمان
برآورد نسبي از نظر خواهيها ، شنيده ها و ديده هاي رسمي و غير رسمي نشان مي دهد با اينكه ساله ا از زمان تاسيس سازمان گذشته و تا كنون دستاوردهاي علمي برجسته اي چون همودياليز ، ماهواره مصباح ، شبكه علمي كشور ، ديتا سنتر علمي ، كلكسيون قارچ ، مبارزه بيولوژي با مالاريا و ..... را به حوزه علم و فناوري معرفي نموده است و بيش از بيست سال است نخبگان و طرحهاي برجسته علمي كشور از طريق برگزاري جشنواره خوارزمي شناسايي و معرفي ميگردد با اين حال هنوز در بسياري از دانشگاهها اساتيد نام سازمان و حيطه فعاليتهاي آن را نمي شناسند و يا وجه ديدگاه منفي بيش از مثبت است حتي در تماسهايي كه با واحدهاي خبري گرفته مي شود سازمان و فعاليتهاي آن به عنوان يك بدنه بزرگ منسجم و يكپارچه شناخته نمي شود.
بدين معني كه گاهي سازمان را جشنواره خوارزم ي مي پندارند ، گاهي مركز رشد و گاهي يك پژوهشكده تحقيقاتي .به نظر مي رسد به دلايلي از شناساندن سازمان به عنوان يك واحد بزرگ تحقيقاتي اجرايي با اهداف ملي باز مانده ايم. و قسمتي از اين غفلت نتيجه عدم برنامه ريزي منسجم و يكپارچه تبليغاتي ، كم كاري روابط عمومي و عدم آگاهي كاركنان آن به جايگاه سازماني خود و قسمتي نيز به دليل واحد محوري و تمايل مديران به جلب توجه رسانه ها به خود يا محدوده فعاليت خود بوده است . لذا ايجاد يك موج بزرگ ، قدرتمند و فراگير در معرفي مجدد سازمان از راهها و رسانه هاي مختلف اولين و مهمت رين برنامه روابط عمومي در سال جاري است براي اين منظور اتحاد و انسجام فكري در مجموعه ستادي سازمان براي پشتيباني از اين برنامه ، همسويي واحدها براي در اختيار گذاشتن اطلاعات ، تمايل به انجام مصاحبه و سخنراني ، حضور فعال در نمايشگاه ها ، تامين منابع مالي منا سب بسيار ضروري است زيرا ساختار فعلي روابط عمومي به تنهايي قدرت ايجاد چنين موجي را ندارد مگر اينكه خوراك فكري و اطلاعاتي آن از ديگر واحدها تامين گردد .
يادآوري مي گردد بخشي از اين برنامه با ابزاري عيني و انتشاراتي (طراحي ، چاپ ، تكثير و ........) پيگيري مي شود و بخشي از آن به صورت مجازي يا الكترونيكي (سايت سازمان ، مصاحبه ، برنامه تلويزيوني و.... ) انجام مي گيرد .
فهرست فعاليتهاي روابط عمومي در اين مسير عبارت است از :
• طراحي و تكثير يك پوستر كه بيانگر ويژگيهاي اصلي سازمان و آدرس و تلفن و سايت باشد ۲۰۰۰ نسخه
• تكميل طراحي و تكثير فولدر سازمان به عنوان بسته اي ثابت براي همه واحدها كه اطلاعات بخشي خود را به صورت مستقل و جداگانه در آن قرار مي دهند ۵۰۰۰ نسخه
• طراحي ليبل و قاب سي دي معرفي سازمان و تكثير 2000 نسخه DVD
• تكثير بروشورهاي موجود در واحدها براي استفاده در روابط عمومي ۱۰۰۰ نسخه
(تهيه ، به ر وز رساني آنها در مسئوليت واحدها و انتخاب آن براي قرار دادن در فولدر سازمان بر حسب ساختار كلي معرفي به عهده روابط عمومي مي باشد.)
• طراحي و چاپ پاكتهاي ارسال پستي بسته اطلاعاتي فوق (شامل فولدر ، بروشورها ، سي دي و ....) ۲۰۰۰ نسخه
• تهيه فهرست مراكز دانشگاهي ، تحقيقاتي و صنعتي با همكاري واحدارتباط با صنعت و ارسال بسته تبليغاتي پستي و پوستر
• دعوت از نمايندگان خبرگزاريها ، خبرنگاران و مقامات ارشد دانشگاهها براي بازديد از سازمان (ماهي يكبار)
• برنامه ريزي و اعلام آمادگي براي پذيرش بازديدهاي دانشجويي در مقاطع كارشناسي ارشد و دكتري از سازمان (ماهي يكبار)
• برنامه ريزي براي ايجاد ارتباط با رسانه ملي و هماهنگي براي حضور پژوهشگران يا مدي ران در برنامه هاي علمي
• برنامه ريزي براي برقراري ارتباط با ساير سازمانهاي دولتي و غير دولتي و بازديدهاي جمعي و اعزام كارشناسان و مديران به مراكز تحقيقاتي و علمي كشور براي تعامل و آشنايي ( ۴ مورد در سال)
• برنامه ريزي جهت ايجاد هماهنگي و مشاركت دفتر روابط بين الملل و تهيه بسته هاي تبليغاتي براي مواردي كه نماينده سازمان در نشستهاي خارج از كشور حضور مي يابد.
• برنامه ريزي شركت در نمايشگاه هفته پژوهش و انجام امور اجرايي نمايشگاه
• برنامه ريزي براي گسترش نفوذ نام سازمان در منطقه شهريار (بواسطه حضور واحدهاي صنعتي كه مي توانند از خدمات سازمان استفاده نمايند)
• ايجاد هماهنگي با گروه پشتيباني براي بهره جستن ازظرفيت اردوهاي برگزار شده در سازمان در جهت معرفي سازمان
۲. برگزاري نشستها و مناسبتها (درون سازماني)
تهيه فهرست سالانه مناسبتها و مراسم ها نشان مي دهد كه در طول سال حدود ۷۰ مناسبت مختلف وجود دارد كه از ظرفيت آن مي توان جهت ايجاد حس مودت و همكاري ، انتقال اطلاعات ، افكار سنجي و تعامل با درون و برون سازمان استفاده نمود
ليكن رويكرد مناسبتي روابط عمومي ها در چند ساله اخير سبب شده كه عمده مخاطبين ، روابط عمومي را عامل برگزاري مراسم مذهبي ، مراسم ترحيم ، خريد گل و ش يريني و هماهنگ كننده سرويس و تهيه عكس و امور تفريحي و يا اصطلاحا فوق برنامه ببينند . به صورت يك عامل اجرا كه امور رفاهي تفريحي براي شادماني كاركنان فراهم مي آورد.
براي ايجاد تغيير در اين نگرش و بالا بردن جايگاه رو ابط عمومي به شان يك واحد ستادي و فكري كه وظيفه رصد نمودن افكار درون و بيرون سازمان را با هدف اطلاع رساني و اطلاع يابي دارد ضمن توجه به امور مناسبتها ي مذهبي و ملي در راستاي سياستهاي عمومي دولت مي بايست سعي در تغيير تدريجي روشها و همسو نمودن اين وظيفه با اهداف كلي روابط عمومي نمود و براي اين منظور موارد ذيل پيشنهاد مي گردد.
•همزمان نمودن برخي برنامه هاي سازماني با مناسبتها
•استفاده ازظرفيت اين برنامه ها در راستاي اهداف سازماني
•حضور فعالتر مديران ارشد و اعضاء هيئت علمي در اين برنامه ها و ايجاد تناسب سطح برنا مه ها با سطح تحصيلي و تفكرات غالب در بين كاركنان سازمان
•انتخاب برخي مناسبتهاي شاخص ملي مذهبي و موضوعي و اجراي برنامه هايي با سطح كيفي مناسب با شان سازمان و متناسب با منابع مالي و توان اجرايي
بدين ترتيب با تمركز اجرايي در يك زمانهاي خاص ( به جاي پراكنده كاري در كل سال ) عمق و كيفيت كارها را بيشتر مي نمائيم ضمن آنكه شايسته است در يك محيط علمي و پژوهشي روح تفكر و انديشه را بر آيينها و مراسم فرهنگي و مناسبتها تسري دهيم و از سطحي نگري و پوسته هاي عادتي عبور نمائيم شايد بتوان به واسطه ارتقاء دانش و اخلاق كاركنان جريان مثبتي را بر خانواده سازمان و به طبع آن بخش كوچكي از جامعه ايجاد كرد.
جاي تعجب است در حاليكه بيش از ۱۰۰ عضو هيئت علمي در سازمان حضور دارد و بسياري از كارشناسان با تحصيلات دانشگاهي و نوآوران و نخبگان در محيط آن تردد دارند همواره برنامه ريزي و اجرا كننده و در واقع هدايت كننده فكري جريانهاي مربوط به مناسبتها كاركنان پاييني هرم سازمان بوده اند كه در اين حالت نه تاثيري از انجام مراسم حاصل مي شود نه هزينه كرد سازمان در مسير اهداف قرار گرفته است .
با توجه به نكات ذكر شده براي هدفمند ساختن نشستها و مراسم ها در سال جاري اين موارد برای سال ۸۸ پيشنهاد مي گردد:
۱) ۲۴ خرداد : برگزاري گردهمايي عمومي سالانه كاركنان در ۲۴ خرداد همزمان با سالروز ميلاد حضرت زهرا (س) و بزرگداشت مقام زن شامل برنامه هاي عمومي گزارش عملكرد سازمان در يك سال گذشته توسط رئيس سازمان و تبين اهداف سال جاري ، گزارش عملكرد پژوهشگاه و تبين برنامه هاي سال جاري توسط رئيس پژوهشگاه ، و .... قدرداني از همكاران بخش فضاي سبز به مناسبت روز گل و گياه ( ۲۵ خرداد ) ، اهدا جوايز به پژوهشگر برتر ، پژوهشكده برتر و واحد برتر ، كارمند نمونه از ارزشيابي سال گذشته ، اهداء هداياي پيش بيني شده سازمان براي بزرگداشت مقام زن ، سخنراني شعر خواني در مدح زهرا سلام الله عليها و ....
۲) ۱۴ تير : بزرگداشت ۱۳ رجب تولد امام علي (ع) و روز پدر با نصب اطلاعيه و پخش شيريني
۳) ۱۵ مرداد : برگزاري جشن بزرگ خانواده سازمان در ۱۵ مرداد مصا دف با نيمه شعبان و تولد امام زمان و بزرگداشت مبعث پيامبر و ديگر اعياد شعبانيه به انضمام تجليل از بازنشستگان ، فرزندان رتبه اول كاركنان ، برندگان مسابقه نماز و نيايش ، برنامه هاي شاد و مفرح و پذيرايي و ميهماني شام در فضاي باز مجتمع و ديگرعواملي كه مي تواند اين جشن را كامل نمايد.
۴) برنامه ريزي امور فرهنگي براي مراسم نماز ظهر در طي ماه رمضان
۵) ۱۴ شهريور : ميهماني افطاري براي برگزيدگان جشنواره خوارزمي در ۵ سال گذشته به انضمام داوران و دست اندركاران سازماني در ۱۵ ماه مبارك رمضان همزمان با ميلاد امام حسن مجتبي (ع)
۶) ۲۵ آذر : بزرگداشت هفته پژوهش و شركت در نمايشگاه وزارتخانه و برنامه ريزي اموري در داخل سازمان نظير برنامه ريزي مصاحبه و برنامه هاي تلويزيوني با محققين و مديران و قدر دانی از اعضاء هيئت علمی.
۷) ۲۸ اذر تا ۶ دي ماه : برنامه ريزي براي دهه اول ماه محرم و هماهنگ ي براي برگزاري سخنراني ، مداحي و سينه زني در نمازخانه سازمان و ...
۸ ) ۱۲ تا ۲۲ بهمن : بزرگداشت دهه فجر با آذين بندي ، پارچه نويسي و پخش شيريني و تنظيم برنامه هايي براي همسو شدن با جريانهاي عمومي حوزه علوم و فناوري در اين روزها
۹ )۱۵ اسفند : برنامه ريزي جشن پاي ان سال و استقبال از نوروز (به اين ترتيب سه گردهمايي براي كاركنان در سال برگزار شده است ) و بزرگداشت ميلاد حضرت رسول اكرم و امام جعفر صادق (ع)
۱۰) برنامه ريزي جهت نشست دوره اي رياست سازمان با مديران و اعضا هيئت علمي به صورت جداگانه سه بار در سال (هر ۴ ماه يکبار)
۱۱) تدارك برنامه هايي براي حضور رئيس سازمان در واحدهاي اجرايي و ستادي و ديدار مستقيم با مسئولين و كاركنان واحدها
تذكر : لازم به ذكر است اينها مواردي است كه توسط دفتر روابط عمومي برنامه ريزي و اجرا مي شود و منافاتي با برنامه هايي كه ممكن است توسط واحدها به صورت مستقل تنظيم شود مانند شركت در نمايشگاهها يا بر گزاري سخنرانيها و نشستها ندارد . ضمن آنكه مي توان واحدها را تشويق نمود تا هر يك به صورت ابتكاري در هر يك از مناسبتها اقدامي مناسب را انجام دهد.
ساماندهي ستاد اقامه نماز :
از جمله مسائلي كه امور آن در حال حاضر توسط واحدهاي مختلف ساماندهي مي شود ولي بخشی از مسئوليت آن به عهده روابط عمومي است امور ستاد توسعه و ترويج فرهنگ اقامه نماز در مراکز وابسته به وزارت علوم تحقيات و فناوری است مي بايست روند انجام آن تفكيك و تقسيم مسئوليتها از طريق ستادي با حضور نماينده ر وابط عمومي و ديگر واحدهاي مرتبط براي هر دو نمازخانه مشخص شود.
از آنجا كه مراسم نماز ظهر از امور فرهنگي محسوب مي گردد و اجتماعي است كه در داخل سازمان تشكيل مي شود مي توان از فضاي آن براي افزايش سطح دانش عمومي ، بهبود روابط انساني و تعميم اخلاق نيكو بهره جست . روابط عمومي مي تواند از طريق تعامل با ائمه جماعت و بهره گيري از نظرات ايشان و همسو نمودن برنامه ها و مراسمهاي آييني با اهداف و در اختيار قرار دادن تقويم مناسبتها موجب تقويت حس وابستگي و رضايت كاركنان از يكديگر و مجموعه سازمان گردد.
با مطالعه آيين نامه ستاد و چگونگي ساماندهي ان در وزارتخانه و هماهنگي در رويه كار با ديگر واحدها چون رفاه ، پشتيباني ، اداري و حراست اين مسئله در مسير درست قرار خواهد گرفت
۳. ايجاد نمايشگاه دائمي دستاوردهاي سازمان
حدود ۳۰ سال از آغاز به كار سازمان پ ژوهش هاي علمي و صنعتي ايران به عنوان نهادي برخاسته ا ز انقلاب اسلامي و محلي براي جذب متخصص ين مت عهد مي گذرد . در اين سالها افراد ي كه هنوز بسياري از آنها در سازمان مشغول كار هستند منشا انجام طرحها و تفكرات موثري در حوزه علم و فناوري بودند ليكن تعداد مستندات بسيار محدود است و اثرگاهي كه مدرك عيني اين تحول و رشد باشد وجود ندارد و همواره بايد به حافظه افراد با سابقه اتكا كرد در ضمن اينكه در اين حالت نيز جمع بندي كاملي از فعاليتها بوجود نمي آيد و بخشي از امور ناديده مي ماند . مثلا فردي ا زپژوهشكده مكانيك همه تلاشهاي همكاران بيوتكنولوژي را به خاطر ندارد وبالعكس .
لذا بايد ابزاري بجوئيم كه در حد توان حداكثر اطلاعات را در حداقل زمان منتقل نمايد . اين نه تنها براي آگاهي كاركنان خود مجموعه لازم است تا همواره جايگاه ، شان و ارزش علمي خود را به ياد بياورند و با احساس غرور و اعتماد به مجمو عه فعاليت نمايند بلكه براي مخاطبين ، بازديدكنندگان و مراجعين سازمان نيز كه در زمانهاي كوتاه به اينجا مراجعه مي نمايند ابزار مفيد و موثري براي معرفي است . و از انجا كه حافظه چشمي قويتر از حافظه كلامي و متني است پيشنهاد مي گردد ايجاد يك نمايشگاه دائمي از دست اوردهاي سازمان در فهرست برنامه هاي روابط عمومي قرار گيرد.
شكل ابتدايي طرح كه در ذهن است شامل اين ويژگيهاست :
۱) ايجاد يك كرويدور شيشه اي در سالن طبقه اول ساختمان شماره ۲ ( مجاور رستوران ) فضايي كه در حال حاضر بزرگ خالي و بلا استفاده است .
۲) تهيه عكسهاي حرفه اي از ابزارها و وسايلي كه انتقال ان به محل ممكن نيست و نصب آنها بر روي ديوار كرويدر
۳) تهيه ماكت از پروزه هاي به انجام رسيده براي قرار دادن در اين ويترين.
۴) تهيه بنر ، پوستر يا هر وسيله اي كه براي انتقال اطلاعات مناسب تشخيص داده شود و قرار دادن آن به صورت دائمي يا موقت در محل نمايشگاه
۵) برجسته ترين طرحها مدت طولاني تر در محل مي مانند و برخي طرحها به صورت دوره اي به نمايش گذاشته مي شوند .
۶) تهيه شناسنامه براي هر طرح و دستاوردي كه به نمايش گذاشته ميشود و نصب ان در كنار طرح .
۷) حفظ و نگهداري و به روز رساني اين مجموعه به عهده روابط عمومي خواهد بود كه از طريق تعامل با پژوهشگاه و واحدهاي مرتبط انجام مي گيرد
در ضمن اين نمايشگاه مي تواند حس رقابت سالم را در بين پ ژوهشكده ها و محققين جهت تلاش بيشتر براي كسب جايگاهي برجسته در كريدور بوجود آورد و داشتن طرح و عنواني در اين كريدور در سيستم ارزشيابي سازمان امتيازي دريافت نمايد.
نکته : برآورد مالي و فني اجراي اين طرح و زمانبندي انجام آن فرصت بيشتر، برنامه ريزي دقيق تر و دريافت مشاوره از طراحان هنري را نياز دارد.
۴. تحول فيزيكي و و تغيير مكان روابط عمومي
دفتر روابط عمومي د ر حال حاضر در طبقه دوم ساختمان شماره ۲ در ضلع شمال غرب آن كنار آمفي تاتر بزرگ و سرويس بهداشتي قرار گرفته است كه از طريق پارتيشن بندي ۶ اتاق كاري و يك كارگاه و راهرويي پيچ در پيچ دارد با تجهيزات مختصر و تا حدودي فرسوده و ناهمگون اداري و ساير ملزوماتي كه در واحدها مرسوم است .
مجموع عوامل نشان از جايگاه بي قدر روابط عمومي دارد به گونه اي كه پذيرش م يهمانان، مراجعين و خبرنگاران در اين محيط در شان سازمان نيست و حتي اتاقي كه به نامVIP براي پذيرايي و حضور ميهمانان صاحب منصب در نظر گرفته شده و مي بايست اتاقي از روابط عمومي باشد در قسمتي ديگر از طبقه قرار دارد كه آن هم به دليل خالي بودن و بسته بودن درب اتاقهاي مجاور و متروك بودن راهروها در اولين لحظه حضور ميهمانان حس و ديدگاه خوبي را به بازديد كننده القا نمي كند. ركود ، تعطيل بودن و عدم نشاط و سرزندگي پيامهايي است كه در اين فضا انتقال مي يابد .
مواردي از اين دست و توجه به تاثير زيبايي مكاني و ارتباط غير مستقيمي كه در اين ارتباطات وجود دارد و براي اينكه نشان دهيم روابط عمومي آينه سازمان به لحاظ نشاط ، سرزندگي و فعاليت است پيشنهاد مي گردد دفتر روابط عمومي به ضلع جنوب شرقي طبقه دوم ساختمان شماره ۲ منتقل گردد. اين كار چندين حسن دارد.
۱) روابط عمومي در اولين نقطه وروديه محوطه اي كه سالنهاي همايش سازمان قرار دارد واقع مي شود و مراجعين كه از پله هاي ورودي به طبقه دوم مي رسند ابتدا متوجه درب روابط عمومي مي شوند .
۲) روابط عمومي در جوار كتابخانه كه هم زيب ا و بزرگ است هم نماد دانش و پژوهش قرار مي گيرد. و مجاورت اين دو محيط كه هر دو پذيرنده مراجعين ، كاركنان و اعضا هييت علمي براي اطلاع يابي و اطلاع رساني است بسيار خوشايند است .
۳) اتاق VIP فعلي بخشي از روابط عمومي خواهد شد در نتيجه هر صاحب نسب و مقام رسمي و مدير ارشدي كه براي بازديد به سازمان بيايد ابتدا ب ه محيط روابط عمومي وارد خواهد شد كه به لحاظ تهيه عكس و فعاليت گروه خبري نيز مهم است . اتاق کنفرانس خبری نيز می تواند در هم ين فضا ايجاد شو د. به اين ترتيب هربازديدی از اين جا شروع و در همين جا خاتمه می يابد.
۴) هم ميهمانان در لحظه اول با محيط كاري فعال برخورد خواهند كرد . در ضمن مسئول تشريفات روابط عمومي قادر است به موقع وظيفه خود را در خصوص خوش آمدگويي و ارائه فولدرها ، بروشورها و معرفي واحدها ي پذيرنده انجام دهد . (مصوبه اخير هيات رئيسه سازمان در مورد تشکيل ستاد تشريفات تاکيدی بر اهميت اين موضوع است)
۵) مدير روابط عمومي نيز به عنوان كسي كه مي بايست بيشترين اشنايي را با سازمان داشته و در جريان اخبار و سياستهاي اصلي سازمان باشد مي تواند رابطه هاي موثر و مفيد را در ديدارهاي مذكور براي سازمان رقم بزند .
۶) اين محل در مجاورت ۲ سالن همايش اصلي سازمان قرار دارد و نظارت و كنترل بر امور نگهداري سالنها واتاقهاي فرمان و هماهنگي ها در اجراي برنامه هاي نشستها و گردهمائيهايي كه به عهده روابط عمومي است به خوبي انجام مي شود.
۷) اين محل د ر ساختما ني است كه رستوران قرار دارد و ه مه روز ه كاركنان سازمان به آن تردد دارند و امكان تماس و مراجعه كاركنان به آن زياد است در ضمن اطلاعيه ها و اعلاميه هاي مربوط به امور سازمان كه از طريق روابط عمومي صادر مي شود يا بريده جرايد و اطلاع رساني هاي ديگر در بردهاي تبليغاتي اين مكان زده خواهد شد .
۸) نظارت مستمر بر نمايشگاه دائمي دستاوردهاي سازمان كه در سالن مجاور رستوران ايجاد خواهد شد ( دررديف ۳ برنامه آورده شده است )
با مذاكراتي كه با واحد فني عمران سازمان انجام شده اين جابجايي سود ديگري هم دارد. چنانچه سازمان تمايل به ايجاد سالنهاي آموزش داشته باشد محل فعلي روابط عمومي براي اينكار مناسبتر بوده و هزينه كمتري در بر خواهد داشت زير ا ديوارهاي ان كاذب بوده و نياز به تخريب نيست و در واقع بالقوه ۳ سالن بزرگ در ان وجود دارد كه با حذف ديوارهاي كاذب و تعويضي درب و قفل و نقاشي قابل استفاده مي شود .
از طرفي انتقال روابط عمومي به ان سمت جديد نيازي به تخريب گسترده ديوارها ندارد . به پيوست نقشه فعلي يك اتاق مدير و منشي و ۵ اتاق كاري و ۲ ، VIP محدوده جنب كتابخانه ارائه مي گردد كه با ۲ انبار يك اتاق راهروي بزرگ كه مي تواند محل پذيرش خبرنگاران و اتاق انتظار مناسبي براي سالنها باشد . بخشي از ان نيز با پارتيشن بندي مي تواند به عنوان كارگاه روابط عمومي مورد استفاده قرار گيرد. علاوه بر انكه توجه به ظاهر وساختمان فيزيكي روابط عمومي خود نشانگر توجه مديريت به نقش فعاليتهاي اين واحد خواهد بود ودر روحيه كاركنان اين واحد نيز نيز بسيار موثر است . واين ديدگاه را به صورت عيني به چشم ديگر واحدها و مديران خواهد آورد و ساختارهاي ذهني را اصلاح مي نمايد. در صورت امكان طرح سه بعدي اين محل را ارائه خواهم نمود.
به پيوست طرح شما تيك طبقه دوم ساختمان شماره ۲ و محل فعلي روابط عمومي و محل پيشنهادي آورده شده است.
۵. ارائه پيشنهاد در خصوص زيبا سازي و باز سازي محيط فيزيكي
از آنجا كه ظاهر و نماي فيزيكي سازمان ، ساختمانها ، سالنها و واحدهاي مختلف مي توانند عاملي براي نمايش اقتدار ، انضباط و نشاط دروني سازمان باشد و از طرفي روابط عمومي بواسطه نقش خود در هدايت افكار عمومي و تقويت روحيه همكاري و دوستي مي تواند از هنر ، زيبايي ، ادبيات و رنگ براي تلطيف خشكي محيط كار استفاده نمايد در اين راستا پيشنهادهاي ذيل ارائه مي گردد.:
۱- در مجموعه فض اي سازمان (ساختمان مركزي و مجتمع ) مكانهايي وحود دارد كه در طي سال به دفعات توسط واحدهاي مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد و ديدارها ، نشستها ، همايشها و برنامه هاي عمومي و فرهنگي در آنها برگزار مي شود . به همين دليل همه روزه در مكاتبات رسمي و يا اطلاعيه ها و گفتگوها اسامي اين مكانها مكرر به كارگرفته مي شوند . ولي از آنجا كه تا كنون اسم خاص براي اين سالنها انتخاب نشده همواره در نشاني دادن از شماره ساختمانها ، طبقات و جهت چپ و راست استفاده مي گردد و اين معضل در مجتمع بواسطه گستردگي و تعدد واحدها سخت تر ه م مي باشد به اين ترتيب تصور سردرگمي مراجعه كنندگان بيروني و ناآشنا به محيط كار دشواري نيست .
از طرفي قسمتي از خدمات مديريت پشتيباني برگزاري اردوها و همايشهاي غير سازماني است كه راهنمايي حاضرين و زدن تابلوهاي راهنمايي كاغذي جزء ضروري آن شده است .
لذا در ر استاي وظايف روابط عمومي و تسهيل اطلاع رساني پيشنهاد مي گردد اسامي خاص براي سالنها ، كتابخانه مركزي و نمازخانه ها تعيين شود و با تهيه تابلوهايي همسان و شكيل هم ارجاعات را آسان نمائيم و هم از كاربرد آمفي تاتر ساختمان شماره يك و يا نماز خانه سازمان مركزي و ... پرهيز شود ، U عبارات طولاني و نازيبايي چون سالن و با اسامي چون سالن رازي ، نمازخانه نور و ..... زيبايي را به شيوه نگارش و گفتگو و محيط خود وارد نمائيم .
نظر به جايگاه علمي و پژوهشي سازمان ، احترام و توجه رياست سازمان به دانشمندان بلندآوازه ايران و حضور صاحب نظران برجسته علمي كشور در سازمان ، در فهرست پيوست تلاش بر اين بود ضمن اداي احترام به دانشمندان ايراني اسلامي از واژگاني فارسي با سيلابهاي كوتاه كه در گويش راحت تر هستند استفاده شود در ضمن كاربري مكان را هم پوشش دهد . (كتابخانه = انديشه) يا (نمازخانه= حامدين) و مفاهيم انتقال يافته از واژگان محدوده علم و تفكر و زيبايي هاي ايران را در برگيرد.
۲ در گزارشي كه توسط نماينده ستاد اقامه نماز در وزارتخانه براي نمازخانه هاي سازمان تكميل شده فضاي نمازخانه ها فاقد شاخصه هاي مذهبي و مناسب اعلام شده اند كه با اقد امات انجام شده نمازخانه سازمان مركزي تغييرات زيادي پيدا كرد اما براي نمازخانه مجتمع چند راه حل مي توان پيشنها داد ازجمله كاشيكاري با طرح اسلامي يا آيات قرآن درديوارها ، نقاشي يا استفاده از بنرهاي خاص چسبان با طرحهاي مذهبي در سقف و محل گنبدها و .....
۳ اصلاح تابلوهای راهنمای موجود و طراحي و نصب تابلوهاي جديد در محوطه بيرونی و داخلی مجتمع يا طبقات سازمان مركزي
۴- بازسازي سالنهاي همايش به لحاظ رنگ ، پوشش ديوار يا پرده ها و ايجا هارموني بيشتر در محيط ......
۵- تزيين ديواره بيروني سالن آمفي تاتر بزرگ با ط رحي كه متناسب محيط علمي سازمان است به صورت نقاشي يا گچبري و يا ....
۶- ايجاد رويه اي كه حدالامكان واحد فني - عمران و پشتيباني در انجام تغييرات و يا انتخاب رنگ و ادوات اين محيطهاي عمومي سازمان كه محل فعاليت روابط عمومي نيز مي باشند نظرات كارشناسان روابط عمو مي را لحاظ نمايند.
۶. روابط عمومي الكترونيك
اطلاع رس اني و اطلاع يابي يكي از مهمترين وظايف روابط عمومي و فناوري اطلاعات يكي از كار آترين فناوريها درتسهيل انتقال اطلاعات است . ما ديگر نمي توانيم بلاگها ، ويكي ها ، پادكست ها و به طور كلي رسانه هاي جديد را كه مخاطب و كاربر را در راس كار قرار مي دهند ناديده بگيري م . ارتباطات رسانه اي بزرگترين اثر را بر موفقيت يا شكست برنامه روابط عمومي دارند . فضاي رسانه اي جديد تريبون هاي بيشتري براي ارتباطات در اختيار ما قرار داده است و ما مي توانيم از آنها در جهت تبلغات هدفمند استفاده نمائيم طبق بررسيهاي علمي صرف افزودن يك ويد ئو به يك وب
سايت رشد فروش را به طور متوسط ۵ تا ۸۰۰ درصد افزايش مي دهد و اين نشانگر اقبال مخاطب و فراگير شدن اين فناوري در زندگي روزمره است .
گذر از روابط عمومي ساده به الكترونيك و پس از آن سير در روابط عمومي ديجيتا ل ، آن لاين و سايبر سر فصل كاري ساختارهاي پويا و به روز است . سهولت ، سرعت گرفتن و فراگير شدن ارتباطات دليل تمركز بر اين نوع فعاليتها است .
اولين گامهاي پيشنهادي در اين مسير عبارتند از :
۱- سيستمهاي پاسخگويي الكترونيك SMS Center و Call Center . (طبق مشاهده در همين مدت كوتاه تعداد زيادي از تماسهاي پاسخ داده شده در روابط عمومي در خصوص آدرس سازمان ، تلفن واحدها ، نام مديران و اطلاعاتي از اين نوع است كه بخشي از آن از طريق تلفن گويا در تمام ساعات شبانه روز قابل پاسخگويي است .ارائه و به روز رساني همين اطلاعات در سايت نيز مهم است و يك روند دائمي و نظارت مستمر را طلب مي كند. )
۲- انتشار اخبار سازمان به صورت فايل Image يا PDF از طريق پست الكترونيكي
۳- تهيه فيلم ، عكس يا ... و قرادادن آن بر روي سي دي يا دي وي دي و توزيع آن بين مخاطبين
۴- ايجاد تالارهاي گفتگو (Forum) براي ايجاد ارتباط مستمر و دريافت نظرات و سوالات مخاطبين و پاسخ به آنها . كه قابل مشاهده براي ديگر كاربران نيز مي باشد و پس از مدتي ضمن كاهش مراجعات و پرسش (چون قبلا توسط ديگران طرح شده و پاسخ آن در تالار ثبت است) سازمان را از نقاط ضعف سيستم مطلع مي نمايد . در واقع نوعي افكار سنجي از اين طريق ممكن مي گردد.
۵- تحويل مديريت وب سايت سازمان www.irost.org از دفتر فناوري اطلاعات به لحاظ محتوايي و طراحي ظاهري و اجراي سياستهاي خبري و تبليغي . البته پشتيباني فني و نظارتهاي سخت افزاري و نرم افزاري درمحدوده فعاليت دفتر فناوري با قي خواهد ماند . ( بند ۸ ماده ۲ آيين نامه نحوه فعاليت ، وظايف و اختيارات روابط عمومي مصوب هيات وزيران صريحا مديريت پايگاههاي اطلاع رساني الكترونيك سازمانها را در فهرست اهم وظايف روابط عمومي قرار داده است.)
۶- ورود اطلاعات و به روز رساني سايت ، كنترل آن از راه دور و تعامل دو سويه با مخاطب .......
۷- بررسي و پيشنهاد رويه ها و مكانيزمهايي كه اطلاع رساني و اطلاع يابي درون سازماني را براي روابط عمومي تسهيل و تسريع نمايد.
۸- بحث تكريم ارباب رجوع و تعيين مكانيزمهاي الكترونيكي براي پيگيري امور آنان از مواردي است كه در روابط عمومي الكترونيك شكل خواهد گرفت ولي براي ارائه برنامه دقيق آن نيازمند همفكري و مشاوره با متخصصي هستم كه ضمن تسلط به ابزارها و فناوري اطلاعات با قالبهاي كار روابط عمومي نيز آشنا باش ند. ايجاد يا تصحيح نظام پيشنهادات و انتقادات و مکانيزمی که بتوان شکايات را دريافت و مورد بررسی قرار داد نيز می تواند زير مجموعه ای از همِن بحث باشد که نياز به همسويی و هماهنگی چندين واحد از جمله مديريت منابع انسانی و روابط عمومی دارد.
۹- تعيين شاخصهاي سنجش كارايي و محبوبيت يك سايت (وبو متري ) و برنامه ريزي در جهت ارتقاء جايگاه فعلي سايت سازمان به حد مطلوب
۱۰ - به كار گيري روشهاي علمي آماري براي تحليل اطلاعات فعاليتهاي موجود روابط عمومي و تحليل سيستم براي شناسايي نواقص و بهبود روشها، افكار سنجي الكترونيكي مبتني بر وب
۱۱ - ارائه گزارشهاي دوره اي و تحليلي به صورت الكترونيكي و مولتي مديا
۱۲ - خبرنامه الكترونيك نيز از مواردي است كه وجود آن نشانه پويايي روابط عمومي و گردش صحيح امور اطلاعاتي
است ولي از آنجا كه تهيه و ساماندهي آن بدون آماده سازي گروه (به لحاظ دانش و توانايي IT) به اين زودي ممكن نيست مي توان با كمك دفتر فناوري موتوري را طراحي كرد كه به صورت دوره اي (مثلا هر هفته ) اخبار درج شده در سايت را به صورت فايل PDF استخراج و با پست الكترونيكي براي مخاطبين ارسال نمايد.
۱۳ - ايجاد سامانه ای به عنوان نمايشگاه مجازی دستاوردهای سازمان در وب ساِيت (با همکاری دفتر فناوری اطلاعات)
۷. تحول ساختاري و تغيير نيروي انساني
در حا حاضر فعاليتهاي روابط عمومي از طريق ۸ نفر ( ۵ نيروي رسمي و ۳ ني روي قر اردادي ) به انجام مي رسد كه سه نفر داري مدرك كارشناسي در رشته گرافيك و ادبيات فارسي بود هستند در واقع فردي با زمينه تحصيلي روابط عمومي ، علوم اجتماعي و يا روزنامه نگار ي يا IT در اين مجموعه حضور ندارد به همين دليل خروجي مجموعه برآيندي از تواناييهاي شخصي و تجربي اين افراد است (اموري چون عكاسي ، فيلمبرداري ، طراحي ، خطاطي و تهيه اطلاعيه ها و هماهنگيها ) .
از آنجا كه تغيير مديريتها نتوانست تحول چشمگيري در برونداد اين مجم وعه ايجاد نمايد مي توان نتيجه گرفت كه علاوه بر ، ضعفهاي احتمالي مديريتي ، نبود برنامه جامع و عدم تخصيص بودجه مناسب ، ضعف ساختاري و عدم گزينش نيروهاي كيفي با سطح علمي يا تجربي بالا ، سهم بزرگي در عدم توفيق دفتر روابط عمومي در انجام وظايف اصلي داشته است . لذا با توجه به اينكه دفتر تغيير چند باره مديريت را تجربه كرده و به مرحله جديدي وارد نشد اين بار مي بايست تغييرات در سطح پرسنلي در دو مسير مختلف بوجود آيد :
۱- آموزش : فراهم نمودن امكان آموزشهاي كوتاه مدت تخصصي و ايجاد فرصت براي كاركناني كه زمينه بهبود و ارتقاء دانش برايشان وجود دارد كه لازمه آن صبر و زمانبندي طولاني تر برنامه هاست
۲- حذف و جايگزيني : جابجايي نيروها در داخل سازمان و جايگزيني انها با نيروهايي با زمينه تخصصي مورد نظر و يا وارد نمودن افراد جديد به مجموعه (به صورت استخدام يا قرادادي )
ضمنا از آنج ا كه ر وابط عمومي پيشرفته يك فعاليت علمي است و با ورود مباحث جديد به آن از جمله روابط عمومي الكترونيك داشتن تخصصهاي ويژه ، تسلط به نرم افزار و مهارتهاي ديجيتالي از ضرورتهاي نيروي كار روابط عمومي شده پيشنهاد مي گردد يك كارشناس روابط عمومي و مسلط به مهارته اي كامپيوتري (يا بالعكس كارشناسي با دانش IT و آشنا به مباحث روابط عمومي ) در اين دفتر به كار مشغول شود.
در واقع شرط اجرايي نمودن بسياري از برنامه ها اين تغيير است. فهرست افراد قابل جايگزيني مشخص است .
۸. آموزش
ضرورت آموزش براي ارتقاء دانش مدير و كاركنان فعلي دفتر روابط عمومي با مشخصات قيد شده در رديف ۷ برنامه ، ذكر شده است و نيازي به تكرار و تاكيد بيشتر نيست . ولي مي بايست نياز سنجي درستي انجام گيرد تا نوع تخصصها و كارگاهها و دوره هايي كه بايد گذرانده شود براي هر فرد بسته به نوع مسئوليتش مشخص شود . براي امسال دو دوره كوتاه مدت تخصصي براي هر فرد مي توان در نظر گرفت . علاوه بر اينكه همه افراد مي بايست دوره هاي ICDL را به اتمام رسانده و مهارت كار كردن با ابزارها و نرم افزارهاي عمومي كامپيوتري و اينترنتي مانند PowerPoint,Word, Excell و جستجوي اطلاعات از اينترنت را بدست آورده باشند.
بازديد و مطالعه كاركرد روابط عمومي هاي ديگر سازمانها و موسسات دولتي نيز مي تواند باعث شكل گيري الگوهاي كاري و آشنايي با راهكارها جديد گردد و عاملي براي ارتقاء دانش ومهارتها كاركنان باشد . لذا هماهنگي و ايجاد ارتباط با انجمنهاي تخصصي روابط عمومي ، سازمانهايي كه روابط عمومي فعال دارند و بازديد ازآنها براي كل كاركنان لازم و مفيد است . ۲ يا ۳ بازديد را براي يكسال مي توان در نظر گرفت . علاوه بر اينكه اين نوع ارتباطات باعث شناساندن سازمان و تعامل با مجموعه هايي است كه از توانائيها و قابليت كاركنان آنان در برخي امور مشابه مي توان استفاده نمود و در مقابل خدماتي به آنان ارائه داد.
از آنجا كه هم فرآيند يادگيري و هم آموزش دادن عامل رشد و تعالي متعلم و معلم است پيشنهاد مي گردد در برنامه سالانه دفتر دوره هايي طراحي شود كه كاركنان روابط عمومي به ع نوان مربي آموخته ها و تجربيات خود را به ديگر كاركنان علاقمند سازمان منتقل نمايند . بدين ترتيب بتدريج بر بازوهاي اج رايي روابط عمومي افزوده شده و تعامل با واحدها در زمينه هاي مربوطه بيشتر مي شود و هم اينكه اين موضوع اعتماد به نفس كاركنان روابط عمومي را افزايش مي دهد و آنها تلاش خواهند كرد تا دانش تخصصي خود را افزايش دهند و از طرفي ارتباط بيشتري با واحدها برقرار مي شود . براي مثال اگر روابط عممي يك دوره خطاطي يا گرافيك يا عكاسي برگزار نمايد و افرادي را در اين موضوع آموزش دهد هنگامي كه پژوهشكده يا واحد اداري ، درخواست كننده يك طرح گرافيكي باشد فرد آموزش ديده به
دليل آگاهي از محدوديتها يا قابليتهاي نرم افزار مي تواند تعريف درستتري از درخواست اعلام نمايد يا براي تهيه عكس خبري از يك نشست مديريتي ، نيازي به اعزام عكاس روابط عمومي نخواهد بود يا رابطين خبر ب ر اساس دو ره ههاي خبر نويسي مي توانند نكات اصلي يك خبر درون گروهي را به صورت صحيح به روابط عمومي منتقل نمايند.
گرفتن كارآموز در مجموعه روابط عمومي نيز مي تواند عامل كمك كننده اي به انتقال اطلاعات دانشگاهي به كارشناسان باشد و حضور دانشجويان رشته هاي گرافيك ، عكاسي، روزنامه نگاري يا روابط عمومي مي تواند عامل تحرك در برخي امور نظير شناسايي نرم افزارهاي جديد ، ساماندهي آرشيو سمعي بصري ، خبر نويسي يا طراحي سايت باشد.
اين دفتر مي تواند ۳ تا ۶ كارآموز را در سال پذيرا باشد.
۹. تغيير و توسعه تجهيزات
همانطور كه در رديف ۴ و ۶ برنامه در مورد جايگاه و وظايف جديد روابط عمومي توضيح داده شد به طبع آن ابزارها و تجهيزات چن ين تغييراتي نيز بايد فراهم گردد ضمن آنكه روابط عمومي در سطحي گسترده در خدمت كل بدنه سازمان است و امور اطلاع رساني ، تهيه اعلاميه ها و اطلاعيه ها ، دعوت نامه ه ا و لوحهاي تقدير ، تنديسها ، جوايز ، جزوات و فولدرها و .....در حيطه مسئوليتهاي آن است پس وجود برخي تجهيزات و ابزار در شكلي حرفه اي و بزرگ در اينجا ضروري است . مواردي چون سيستم تلفن گويا ، دستگاه تکثير سي دي و دي وي دي ، چاپ ليبل بر سي دي ها ،پرينتر رنگي ، کامپيوترهايي با سرعت و حافظه بالا براي انجام کار بر روي فيلم ، عکس و کارهاي گرافيکي ، خريد نرم افزارهاي تخصصي با ليسانس مربوطه ، تهيه مانيتورهايي با رزولوشن مناسب ، پهناي باند مناسب ارتباطي ، شبکه وايرلس در محوطه دفتر ، دستگاه كپي رنگي ، اسكنر ، فاكس و .... از عواملي است كه انجام برخي كارها را در واحد ممكن و انجام برخي را تسهيل و تسريع مي نمايد . فهرست و مشخصات اين تجهيزات بسته به نوع برنامه هاي مورد تاييد و زمانبندي اجرايي ، در كنار برنامه عملياتي با مشاوره گرفتن از متخصصين ارائه خواهد شد.
۱۰ . تغيير رويه ها
در واحدي چون روابط عمومي كه فعاليتهاي روتين و تكراي زيادي مديريت مي شود و اين فعاليتها اغلب به درخواست ديگر واحدها و يا براي كل سازمان است و نياز به هماهنگي و پيش بيني هاي تجهيزاتي و اجرايي مختلفي دارد موضوع مستند سازي و ايجاد رويه هاي ثابت از اهميت بالايي برخودار است.
زيرا نتيجه بسياري از اين فعاليتها در فاصله زماني كوتاهي بايد ارائه شود در حاليكه مدت زيادي براي تدارك و مقدمات صرف مي شود مثلا برگزاري يك جلسه عمومي يا نمايشگاه شامل امور مختلفي چون تدارك سالن و تجهيزات درورني آن صوت ، تصوير ، نور ، خدمات و پاكيزگي ، تعيين چگونگي پذيرايي و نوع آن ، زمانبندي اجراي برنامه ، دعوت نامه ها ، تهيه كاتالوگها و مواد انتشاراتي براي توزيع بين حضار ، جوايز و لوحهاي تقدير ، كنترل زمان پرسش و پاسخ ، ايجاد نظم و انضباط هنگام جلسه ، نظارت بر امور جانبي نشستها ، تهيه گزارش فيلم يا عكس از نتايج نشست ، تردد وحمل ونقل اجناس و دهها فعاليت ديگر بر اي كنترل و سام اندهي است و انجام همه اين امور بدون هماهنگي ديگر واحدها ممكن نيست.
پس برنامه ريزي دقيق و تعيين رويه و مكانيزمهاي درست بسيار ضروري است تا با تغيير مديريت يا فردي در فعاليتهاي گروه اختلالي حاصل نشود . اگر رويه هر فعاليت ثبت شود هم انجام كار براي دفعات بعد آسانتر است هم بتدريج نواقص و كاستيها و گره هاي اجرايي شناسايي شده و مي توان براي رفع آنها تدابيري انديشيد.
اين نقيصه در حال حاضر در مجموعه ديده مي شود كه چندين نفر براي انجام يك كار درگير مي شوند بدون آنكه مراحل و ترتيب نقش هر يك مشخص شده باشد و اين باعث مي شود كه هم كار به خوبي يا كامل انجام نمي شود هم حدود مسئوليت هر شخص در خوب و بد بودن اجرا مشخص نيست.
مستند سازي ، تحليل سيستم و شناسايي راهكارهاي سريعتر از موارد ي است كه در فهرست برنامه هاي دفتر قراردارد.
از طرفي مي بايست به اين موضوع انديشيد كه گاهي خريد خدمت و واسپاري برخي امور به بخش خصوصي مي تواند جايگزين انجام امور توسط واحد شود . در مواردي كه انجام كار نياز به تخصص بسيار بالا دارد يا نياز به آن خدمت در بخشي از سال يا ماه وجود دارد بهتر است به جاي خريد تجهيزات گرانقيمت يا استخدام نيروي انساني متخصص كه هم هزينه بالايي دارد هم تعهدات بسيار ديگري را براي سازمان مي آورد خدمت مورد نظر از موسسات تبليغاتي يا اجرايي خريداري شود و اين يكي از رويه هايي است كه راهكارهاي قانوني آن مي بايست با هماهنگي معاونت اداري مالي و پشتيباني سازمان تعيين گردد و به صورت قراداد كلي در چارچوبي كه تعهدات طرفين مشخص و لازم الاجرا باشد تنظيم گردد . براي مثال قرادا د با موسسات طراحي و گرافيكي يا فيلمبرداري ، تا چنانچه در زمان خاص براي نشست
يا بازديدي به فيلمبردار و تجهي زات فيلمبرداري حرفه اي نياز داشتيم به جاي استخدام فردي كه فقط يك تخصص دارد و نمي تواند نقش فعالي در ديگر وظايف روابط عمومي داشته باشد اين خدمت را بر اساس قراداد تعريف شده ازموسسه بيروني گرفت و روابط عمومي نقش درخواست كننده ، ناظر بر حسن انجام كار ، تحويل گيرنده و هماهنگ كننده باشد
۱۱ . نمايشگاهها و افكار سنجي
نمايشگاهها از جمله ابزارهاي روابط عمومي براي نمايش و معرفي سازمان و سنجش افكار مخاطبين در خصوص عملكرد آن است و اگرچه واضح است كه در هر نمايشگاهي محتوا و مفهوم به نمايش آ مده مهمترين عامل جذب مخاطب است ليكن عوامل اجرا ، خوب نمايش دادن و چيدمان و زيبايي و برخورد صحيح با مخاطبين و ..... نقش مهمي در موفقيت خواهد داشت. كمبودي كه در اكثر نمايشگاههاي برگزار شده توسط واحدهاي سازماني ديده مي شود.
در اين راستا روابط عمومي مي بايست گروه اجرايي ، رويه هاي مناسب و منابع مالي و تجهيزاتي مناسب براي حضور فعال در نمايشگاهها را پيش بيني و آماده نمايد تا در صورت لزوم يا به عنوان مجري يا به عنوان معين واحد ديگر امورنمايشگاهي را سرو سامان دهد.
تعريف مسئوليتها ، رويه هاي پذيرش درخواست ، مسئولي ت هماهنگي واحدها با يكديگر (چون حراست ، نقليه ، خدمات ، واحدهاي علمي شركت كننده ...) ، ابزارهاي نمايشي ، ابزار نقاشي ، خطاطي ، طراحي ، ميز و صندلي نمايشگاهي ، و موارد بسيار ديگر از جمله مسائلي است كه روابط عمومي مي بايست نسبت به آن آمادگي داشته باشد و ايجاد اين گروه و تعريف وظايف و مسئوليت آن از جمله مسائلي است كه مي تواند در فهرست برنامه هاي روابط عمومي قرار گيرد.
سنجش افكار عمومي و شناسايي ديدگاه مخاطبين سازمان نيز از اموري است كه در حيطه وظايف روابط عمومي است و برخي راهكارهاي آن در روابط عمومي الكترونيك مستتر است اما براي اجرايي نمودن آن در حالت شفاهي يا پرسشنامه اي چه در داخل و چه در خارج از سازمان مي بايست سنجيده و دقيق عمل نمود . از آنجا كه مخاطبين سازمان در سراسر كشور پراكنده مي باشند و شامل افراد حقيقي و حقوقي است انجام اين مهم نياز به مشاوره با موسسات تخصصي روابط عمومي و طراحي برنامه توسط افراد كارآزموده دارد . كه مسلما هزينه هاي زيادي در بر دارد و مي بايست برآورد درستي در مورد آن صورت گيرد.
تهیه و تنظیم:آذر اورنگیان