تاكنون مطالب بسياري درباره مديريت زمان، اهميت و روشهاي آن منتشر شده است. ولي همانگونه كه زمان در ذات خود حركت و تغيير را پنهان ميدارد، روشهاي مديريت بر آن نيز به اقتضاي گذشت زمان تغيير ميكنند.در ادامه 17 اصل در مديريت زمان را از نظر ميگذرانيم:
۱. كارهايتان را يادداشت كنيد.
۲. فهرست كارها را اولويت بندي كنيد
۳.براي هفته خود برنامه ريزي كنيد.
۴.ياد بگيريد كه نه بگوييد.
۵.از اينكه كارهاي زيادي انجام دهيد، پرهيز كنيد.
۶.كارهايتان را دسته بندي كنيد.
۷.متناسب با انرژي خود برنامه ريزي داشته باشيد.
۸.الگو داشته باشيد.
۹.محيط كار خود را ساماندهي كنيد.
۱۰.به اندازه كافي بخوابيد و تفريح داشته باشيد.
بعد از بيان اين ده اصل به بيان اصول ميپردازيم كه به نسبت نوتر هستند و شما را در صرفه جويي در زمان ياري ميكنند.
1. درباره مسائلي كه باعث ميشوند تا شما برنامه و فعاليتهاي زمانبندي شده خود را رها سازيدفكر كنيم.
يك ايده بسيار خوب اين است كه شما به طور مرتب چگونگي سپري كردن زمانهايتان را ارزيابي كنيد. در برخي موارد بهترين كار اين است كه كاري را كه چندان فايدهاي براي شما ندارد متوقف كرده و به كارهايي كه ارزش بيشتري دارند، بپردازيد (توجه كنيد كه چه چيزي را رها ميكنيد تا فعاليتهاي فعلي خود را نگه داريد و انجام دهيد):
2. از روش بهرهوري شخصي استفاده كنيد
به كارگيري روش بهرهوري شخصي ميتواند شما را در پيگيري كارهايي كه لازم است، انجام دهيد؛ سازماندهي و اولويتبندي كارها و نيز توسعه برنامهاي مناسب كه بتوانيد آن را تكميل كنيد، ياري كند.
3. عادتهاي بد را شناسايي كنيد.
عادتهاي بدي را كه باعث تلف شدن زمان، خراب شدن هدفها و متوقف شدن موفقيتها ميشود، شناسايي كنيد. بعد تكتك بروي آنها كار كرده، به طور سيستماتيك آنها را از زندگي خود حذف كنيد. به ياد داشته باشيد كه راحتترين راه براي حذف عادتهاي بد جايگزين كردن با عادتهاي خوب است.
4. به انجام دادن كارها در نهايت كمال، پايبند نباشيد.
برخي از كارها، نيازمند بهترين و بالاترين تلاش نيست. فرستادن پست الكترونيكي به همكاران، نبايد بيش از چند دقيقه زمان بگيرد. ياد بگيريد كه ميان كارهايي كه لازم است در حد عالي انجام شوند و كارهايي كه فقط بايد انجام شوند، تفاوت بگذاريد.
5. از انجام كارهايي كه فقط وقت را پر ميكنند، بپرهيزيد.
وقتي كه شما فهرستي از فعاليتهاي مهم براي انجام دادن داريد، مراقب باشيد كه با انجام فعاليتهايي كه پركننده وقت هستند، از فعاليتهايتان باز نمانيد. كارهايي همانند سازمان دهي قفسه كتاب و يا بايگاني كاغذها را ميتوان تا زماني كه فعاليتهاي اولويتدار انجام نشدهاند عقب انداخت.
6. در تله كارايي نيفتيد
كارايي، لزوماً به معناي بهرهور بودن نيست. از اينكه فعاليتهايي با كارايي بالا انجام دهيد، در صورتي كه اصلاً نبايد آنها را انجام دهيد، بپرهيزيد. فقط براي اينكه شما مشغول باشيد و كاري را انجام دهيد به اين معنا نيست كه واقعا كار معني دار و پراهميتي را انجام ميدهيد.
7. از طفره رفتن و تعويق كارها براي افزايش بهره وري، بهره بگيريد.
طفره رفتن الزاماً چيز بدي نيست در اين راستا كه شما آن را براي تأخير انداختن كارهايي كه اولويت پاييني دارند يا اصلاً نبايد انجام شوند بكار ببريد. يعني: آنقدر منتظر شويد تا كار به اندازهاي مهم شودكه شايستگي اختصاص وقت را پيدا كند.
8. از قانون 80/20 استفاده كنيد.
اين قانون ميگويد كه 20 درصد فعاليتهاي شما 80 درصد ارزش را ايجاد ميكند. برخي از فعاليتها، مقدار بسيار بيشتري از بازگشت زمان و انرژي كه شما براي آن كار مصرف ميكنيد، دارد. بنابراين با اولويتبندي، وقت خود را روي فعاليتهايي با بازدهي بالا متمركز كنيد.
9. از چرخه انرژي خود بهره ببريد.
همه ما، زمانهايي را در روز احساس بهره ور بودن و زمانهايي را نيز احساس گرانجاني و تنبلي ميكنيم. از اين وضعيت كم و زياد شدن انرژي بايد استفاده مناسب كرد. يعني امور چالشي و پيچيده را در مواقعي كه انرژي بالايي داريم و امور با اولويت پايين، عادي وغير چالشي را، در ساير زمانها انجام دهيم.
01. از افكار واهي و پوچ بپرهيزيد.
افكار پوچ ميتواند برنامههاي خوب پايهگذاري شده را از بين ببرد. ميتوان با يادگيري اينكه چگونه از پروژه هاي خود انتظار واقع بينانهاي داشته باشيم از اين موضوع پرهيز كنيم. ضمناً مطمئن شويد كه در برنامههايتان مسائل و خطاهاي غيرقابل انتظار را در نظر گرفتهايد.
11. از نامههاي الكترونيكي مكانيزه استفاده نكنيد.
برخي از نرمافزارهاي نامه الكترونيكي، شمارشگر زمان دارند، به گونهاي كه نامههاي شما را در زمانهاي معيني چك ميكنند و اعلام رسيدن نامههاي جديد را اعلام ميكنند؛ از اين برنامهها استفاده نكنيد. بررسي نامههاي الكترونيكي به محض اينكه براي شما ارسال مي شوند موجب حواس پرتي شما ميشود و زمان را تلف ميكند. بسته به نيازتان 3 تا 5 بار در روز، در زمانهاي تعريف شدهاي، نامه ها را چك كنيد.
12. زمان خود را متوازن كنيد.
وقتي شما دسته هاي متفاوتي از فعاليت داريد، با تخصيص هر دسته فعاليت به هر هفته، توازن بهتري براي زمان خود برقرار ميكنيد. براي مثال: يك هفته روي مسائل مالي و مسائل داخل خانه و هفته بعد به آرامش و تفريح خود زمان اختصاص دهيد.
13. بايگاني با دسترسي آسان را تجربه كنيد.
تلاش براي يافتن پروندههايي كه اغلب مورد استفاده قرار ميگيرند، در بايگاني پيچيده ميتواند خسته كننده و زمانگير باشد. به جاي بايگاني پراكنده، بايگاني سازمان يافته و با دسترسي سريع داشته باشيد. فايل كشودار در ميز كار، محل مناسبي براي مواردي است كه اغلب مورد استفاده قرار ميگيرند.
14. تندخواني را ياد بگيريد.
تندخواني مهارت با ارزشي است، به ويژه اگر زمان زيادي از روز را براي خواندن مستندات صرف كنيد. براي يادگيري تندخواني ميتوانيد كلاس برويد، برنامه آن را تماشا كنيد و يا كتاب هاي مرتبط را بخوانيد.
15. از كارهايتان كپي پشتيبان تهيه كنيد.
چند وقت يكبار از كارها كپي پشتيبان تهيه ميكنيد؟ شما نميدانيد كه چه موقع مشكل كامپيوتري خواهيد داشت، بنابراين تهيه كپي پشتيبان به صورت دورهاي، از استرس هاي بعدي جلوگيري خواهد كرد.
16. براي مديريت زمان، مانند كودكان، گام به گام عمل كنيد.
يادگيري مديريت زمان هنر است. براي تغيير پايدار، در هر زمان تغييركوچكي بدهيد. به ياد داشته باشيد كه براي شكل گيري عادت جديد دست كم به چند هفته وقت نياز داريد.
17. فعال باشيد.
بدن فعال، شما را به سوي ذهن شاداب و هشيار هدايت ميكند. داشتن يك ورزش ثابت و مداوم كمك ميكند تا بدن شما شكل مناسب خود را حفظ كند و توانايي ذهني شما نيز افزايش يابد. اگر شما براي اينكار وقت زيادي نداريد، روزانه 10 دقيقه ورزش كنيد.