روابط عمومي نوشتاري بخشي از يك فرايند است كه نيازمند تجهيزات نوشتاري، به كارگيري مرجعها و منابع ضروري، جمعآوري اطلاعات و آگاهي از ساختارهاي اوليه زبان مي باشد. از اين نظر، يك روزنامهنگار و يك نويسنده روابط عمومي ديدگاهي يكسان در نويسندگي دارند. از نگاه آنان، نويسندگي كاري است بس مشكل، كه به آثاري كه ناشي از بيدقتي و بينظمي نويسنده است فرصت خودنمايي نميدهد. پيش از شروع به نوشتن بايد اطلاعات جمعآوري شده و درستي و نادرستي آنها مشخص شود. هنر نويسندگي به خودي خود، روندي واقعي از كشمكش ميان واژهها، جملات و گسترش موضوعي است.
روزنامه نگار به منظور گردآوري، گسترش و نشر خبر در يك سازمان خبري استخدام ميشود و هدف اوليه او به دست آوردن اطلاعات مورد نياز مخاطبان و خوانندگان براي سازمان ميباشد. هدف خبرنگاري تخصصي نمايش اطلاعات به گونهاي هدفمند است. ميل شخصي خبرنگار ميتواند رابطه مستقيم با انتخاب نوع واژهها و چگونگي نشر خبر داشته باشد اما در مجموع او سعي دارد به گونهاي بيطرف، نظرات خود را بيان كند.
در مقابل، نويسنده روابط عمومي در سازمان استخدام ميشود كه هدفش ايجاد ارتباط با عده كثيري از خوانندگان از طريق رسانههاي خبري و يا كانالهاي ارتباطي ديگر ميباشد. اين سازمانها عبارتند از : شركتها، سازمانهاي دولتي، گروههاي محلي، اتحاديههاي كارگري، انجمنهاي تجاري و شركتهاي روابط عمومي كار اين سازمانها گردآوري اطلاعات براي مشتريان و مخاطبان ميباشد.
هدف نويسنده روابط عمومي طرفداري است نه بيطرفي. مقصد او علاوه بر آگاه سازي، ترغيب و متقاعد ساختن شنونده است . ادوارد ام استانتون رئيس پيشين سازمان روابط عمومي سلوج ولي در «فصلنامه روابط عمومي» (بهار 1991)، روابط عمومي را اين گونه تعريف ميكند: « همكاري با مشتري ، به كارگيري شيوهها و پيامها و ارسال پيامها براي خوانندگاني معين به منظور ترغيب آنها بر انجام كاري كه به سود مشتري است. »
هرولدبارسون ، رييس بارسون - مارستلر و پيشرو در امر روابطعمومي، حرفه روابط عمومي خصوصاً نويسندگي را اين گونه معرفي ميكند، « اطلاعاتي پيشرفته در قالبي اجتماعي كه به منظور ارتباط با آراي عمومي به كار ميرود. اگر بخواهيم خبرهايي نافذ و معتبر داشته باشيم بايد واقعيات را بنويسيم. بارسون در ادامه سخنانش ميگويد:«ما طرفدار مردم هستيم و بايد به ياد داشته باشيم كه ما ديدگاه مشخصي را دنبال ميكنيم – ديدگاه مشتريان و كارفرما. »
او ميگويد: وقتي علاقه عموم مردم را فهميديم ميتوانيم بيشتر نظر مشتريان را به خود جلب كنيم و آن وقت ديگر يك روزنامه نگار نيستيم. روزنامه نگاري حرفه ما نيست» . ( گزارش سرويس روابط عمومي اديوير، نوامبر 1990)
پروفسور رابرت هيس، مؤلف كتاب « نگرشهاي منتقدانه و بديع در روابط عمومي» ميگويد: نقش حامي ، نقشي است كه تاريخ آن را محترم شمرده است. اين امر به 200 سال پيش باز ميگردد. زماني كه ارسطو كلمه « بديع» را معني كرد: قدرت تشخيص آن چه بايد گفت و چگونه بايد گفت تا به نتيجه لازم رسيد.
هيس ميگويد: « لفاظي توانايي نمايش و قايع گفت و گوها به خوانندگان است، به گونهاي كه بتواند ديدگاه و انديشهاي را مانند يك مساله مهم جلوه دهد.»
از اين رو تمامي نوشتههاي روابط عمومي با اين پرسش آغاز ميشود، چگونه ميتوان به سازمان رسيدن به اهدافش كمك كرد؟ به طور مثال، آيا آگهي تبليغ يك محصول تمامي فوايد محصول جديد را نشان ميدهد و اگر نشان مي دهد چه سودي براي مشتريان احتمالي دارد؟ سردبير مقالات خبري يك شركت بايد قبل از تصميمگيري درباره مقالههاي مختلف به اهداف كارفرماي شركت نيز توجه كنيد. اگر شركتي بخواهد فعاليت كاركنانش را گسترش دهد بايد سردبير آن درباره تعدادي از كاركنان برجسته و خصوصيات آنها مقاله بنويسد.