سازمانها بخصوص با توجه به اندازه و تعداد كاركناني كه دارند و نوع فعاليتي كه انجام مي دهند ساختار روابط عمومي را سازماندهي مي كنند. اما بطور كلي مي توان برخي از وظايف را در بيشتر سازمانها بطور يكسان مشاهده كرد. در زير با برخي از ساختارهاي ثابت و شرح وظايف اداراتي كه بيشترين كاربرد را دارند آشنا مي شويم.
1- شرح وظايف و فعاليت هاي اداره رسانه ها و انتشارات
الف) برنامه ريزي و ارزيابي
- تدوين بانك اطلاعاتي رسانه ها
- تدوين دستورالعمل مقالات و گزارش
- تدوين برنامه جامع رسانه اي
- تدوين دستورالعمل انتشارات شامل: كتاب _ بروشور_ كاتالوگ_ كارت _ بنر _ برچسب_ كتابچه و...
- تدوين بانك اطلاعاتي شركت هاي انتشاراتي
- تدوين دستورالعمل مصاحبه با رسانه ها
- تدوين دستورالعمل كنفرانس خبري
- تدوين دستورالعمل تهيه و توزيع نشريات
- تدوين اساسنامه نشريه داخلي
- تدوين گزارش دوره اي از عملكرد
- نظرسنجي از برنامه ها و فعاليت هاي انجام شده
- تدوين برنامه و بودجه سالانه
ب) اجرا
- مديريت محتواي سايت اينترنت و اينترانت
- تحليل محتواي مطبوعات
- تهيه برنامه هاي راديو و تلويزيوني
- درج اخبار در اينترنت و اينترانت
- تهيه متون سخنراني ها، بيانيه ها و اطلاعيه هاي شركت
- استخراج و ارسال مطالب مهم و جالب مطبوعات به همكاران و مديران
- تهيه و توزيع نشريات
- مديريت مطالب، چاپ و توزيع نشريه داخلي
- همكاري در سايت اينترنت
- تهيه بريده جرايد
- تهيه خبر و گزارش و مقاله
- برگزاري مصاحبه و كنفرانس رسانه اي
- پاسخگويي به انتقادات و سئوالات رسانه ها
2-شرح وظايف و فعاليت هاي اداره تبليغات و نمايشگاهها
الف) برنامه ريزي و ارزيابي
- تدوين تقويم سالانه نمايشگاه هاي داخلي
- تدوين دستورالعمل و روش اجرايي شركت در نمايشگاه ها
- تهيه دستورالعمل نمايشگاه هاي خارج از كشور
- تهيه تقويم نمايشگاه هاي خارج از كشور
- تهيه چك ليست برگزاري نمايشگاه
- تهيه آلبوم الكترونيك هداياي تبليغاتي
- تهيه دستورالعمل تبليغات محيطي
- تهيه دستورالعمل تبليغات مطبوعاتي
- تهيه دستورالعمل تبليغات راديو و تلويزيوني
- تهيه دستورالعمل تبليغات اينترنتي
- تدوين گزارش دوره اي از عملكرد
- نظرسنجي از برنامه ها و فعاليت هاي انجام شده
- تدوين برنامه و بودجه سالانه
ب) اجرا
- برگزاري نمايشگاههاي داخلي و خارجي محصولات و خدمات
- تدوين بانك اطلاعاتي شركت هاي تبليغاتي
- برگزاري موزه و نمايشگاه داخلي (دايمي)
- تهيه و بروز نگهداري امكانات و تجهيزات نمايشگاه ها
- برگزاري نمايشگاه هاي داخلي
- تهيه بانك فيلم هاي تبليغاتي
- تهيه بانك عكس هاي تبليغاتي
- عكاسي و فيلمبرداري از مراسم و مناسبت ها
- طراحي و اجراي طرح هاي مورد نياز براي تبليغات
- انجام كليه امور گرافيكي (چاپ ، نشر و طراحي)
- طراحي و اجراي كمپين تبليغاتي (محيطي و رسانه اي)
- تهيه هداياي تبليغاتي (بر اساس طرح مصوب)
- ساماندهي آرشيو فيلم و عكس
- اطلاع رساني درون سازماني : همايش ها، پيشنهادها، ايمني و بهداشت
- پيگيري تبليغات رسانه اي (مطبوعاتي _ راديو و تلويزيوني _ اينترنت)
- اجراي تبليغات محيطي
- تهيه هداياي تبليغاتي
- اجراي پوستر و بنر
- ارائه پيشنهاد درباره روشهاي نوين و خلاقانه تبليغات
3-شرح وظايف و فعاليت هاي اداره تشريفات و امور بين الملل
الف) برنامه ريزي و ارزيابي
- تدوين دستورالعمل بازديدها (درون و برون سازماني)
- تهيه چك ليست برگزاري بازديدها
- تدوين دستورالعمل سفرهاي خارجي (تشريفات سفر)
- دستورالعمل تهيه بليت و ويزا
- دستورالعمل CIP
- بانك اطلاعاتي شركاي خارجي (اسم_عنوان سازمان و ايميل)
- تنظيم برنامه و تقويم جلسات مستمر مديريت
- تدوين دستورالعمل پذيرايي و ضيافت ها
- دستورالعمل استفاده از سالن هاي كنفرانس
- دستورالعمل ميهمانان خارجي (استقبال، اسكان، حمل و نقل، پذيرايي و بدرقه)
- تدوين اطلاعات كشورهاي عمده مبدأ و مقصد سفرهاي خارجي
- تدوين گزارش دوره اي از عملكرد
- نظرسنجي از برنامه ها و فعاليت هاي انجام شده
- تدوين برنامه و بودجه سالانه
الف) اجرا
- برگزاري مراسم خودرويي (سمينارهاي علمي ، مجامع، تحويل خودرو و ... )
- مديريت سيستم صوتي و تصويري بازديدها
- مديريت آرشيو تجهيزات و امكانات مورد نياز
- برگزاري بازديدهاي داخل كارخانه (مشتريان و ميهمانان)
- برگزاري بازديدهاي كارشناسان و مديران از ساير سازمان ها
- ارسال كارت تبريك مناسبت ها به شركاي خارجي و داخلي
- بهينه كاوي از شركاي تجاري داخلي و خارجي
- تكريم شخصيت هاي سازمان ها و شركتهاي همكار خارجي
- استخراج و ارائه آخرين اخبار و اطلاعات شركاء و رقباي تجاري (داخلي و خارجي)
- انجام اقدامات سفرهاي خارجي
- پيگيري امور اجرايي ميهمانان خارجي
- همكاري در برگزاري نمايشگاه هاي خارج از كشور
- انجام مكاتبات با شركاء و مشتريان خارجي
4- شرح وظايف و فعاليت هاي اداره تشريفات و امور بين الملل
الف) برنامه ريزي و ارزيابي
- تدوين دستورالعمل برگزاري مراسم (جشن، همايش، مجامع، افتتاحيه و اختتاميه، تحويل خودرو و...)
- تدوين دستور العمل مناسبت هاي خانوادگي
- تدوين دستورالعمل سفرهاي خانوادگي
- تدوين دستورالعمل ارتباط مديريت با كاركنان
- تدوين بانك اطلاعاتي كاركنان و خانواده ها
- تدوين بانك گروههاي فرهنگي و هنري
- تهيه تقويم سالانه مناسبت هاي ملي و مذهبي
- تهيه چك ليست برگزاري مراسم
- تهيه چك ليست اردوهاي كاركنان
- تدوين گزارش دوره اي از عملكرد
- نظرسنجي از برنامه ها و فعاليت هاي انجام شده
- تدوين برنامه و بودجه سالانه
ب) اجرا
- تهيه و توزيع بليت و امكانات فرهنگي
- اشتراك نشريات براي خانواده ها
- تشكيل گروه هاي فرهنگي و هنري
- نظارت و ساماندهي اماكن فرهنگي (نمازخانه ها)
- مديريت و اجراي برنامه هاي مناسبت هاي ملي و مذهبي
- برگزاري مسابقات فرهنگي و هنري و ...
- اطلاع رساني مناسبت ها (نظارت بر تابلوهاي اعلانات سطح شركت )
- خدمات فرهنگي (موفقيت ها، فوت و ... همكاران و خانواده ها )
- اجراي مناسبت هاي خانوادگي
- اجراي مناسبت هاي ملي و مذهبي (مراسم)
- اجراي اردوهاي فرهنگي كاركنان و مديران
- تهيه لوح و كارت تبريك و تسليت
نویسنده: احمد يحيايي ايله اي