انواع روابط عمومى و وظایف آنها

اصول روابط عمومى

اقدامات و فعالیت هایى که از سوى روابط عمومى انجام مى گیرد به دو دسته تقسیم مى شوند: نخست، فعالیت هایى که از قبل پیش بینى و برنامه ریزى شده و بابررسى
طرح هاى اجرایى با آمادگى به اجرا در مى آیند. دسته دوم، آن سرى از فع الیت ها و اقدامات اجرایى است که بنا بر نیاز و بر اساس مصلحت روز، ضرورت اجراى آن وجود دارد.
در اجراى هر برنامه کلى، عمومى، یا جزئى و مقطعى روابط عمومى ها ، چهار مرحله وجود دارد که طى صحیح و منظم این مراحل، موفقیت اقدامات روابط عمومى ها، را تضمین مى کند و از آغاز تا پایان یک چرخه (سیکل بسته) را تشکیل مى دهد، که این چهار مرحله عبارتند از: تحقیق، تهیه برنامه، ارتباط، ارزیابى . در حقیقت طبیعت تشکیل روابط عمومى به علت اقتضاى مبرم زمان، براى راهنمایى و رهبرى افکار عمومى است.

انواع روابط عمومی
انواع ر وابط عمومی را می توان از نظر معیار اثرگذاري و سودمندي و میزان کارآیی و مفید بودن و یاري رسانی به مدیریت و سازمان و در جهت اهداف آن و اجراي برنامه ها،
به سه دسته طبقه بندي کرد:َ

1. روابط عمومی تحلیل گر؛


2. روابط عمومی توجیه گر؛


3. روابط عمومی تبیین گر؛

روابط عمومی تحلیل گر
در فضاي اجتماعی و فرهنگی مناسب، فرهنگ مدیریتی مطلوب و مبتنی بر شایسته سالاري و به شرط متخصص بودن و کارشناس بودن مدیر بخش روابط عمومی، امکان تولید روابط عمومی تحلیل گر فراهم می شود. روابط عمومی تحلیل گر یک روابط عمومی کارآمد است .
این روابط عمومی با توجه به فلسفه وجودي سازمان، اهداف اصلی و فرعی آن و امور حرکت می کند. روابط عمومی تحلیل گر داراي برنامه ادواري منظم، روزانه، هفتگی، ماهیانه، فصلی و سالانه است . براي مقابله با بحران ها و چالش ها که ناگهان و خارج از اراده حادث می شود، داراي طرح هاي معین است.
این نوع روابط عمومی براي بهره گیري از فرصت هاي مناسب که پیش می آید نیز داراي طرح هاي بهره گیري و بهره برداري است. در یک جمع بندي می توان گفت که روابط عمومی تحلیل گر یک روابط عمومی علمی، نظام مند، فعال، نوآور، قابل انعطاف و اثرگذار است که به مقام مشاور مدیریت ارتقا می یابد و سازمان را در دستیابی به اهدافش یاري می نماید و در تهیه و تدوین سیاست ها و خط مشی هاي سازمان سهیم و شریک است .
در مقابل روابط عمومی تحلیل گر روابط عمومی توجیه گر قرار دارد.

روابط عمومی توجیه گر

همچنان که پیشتر بیان شد در فضاي نامناسب سیاسی، اجتماعی و فرهنگی و با وجود مدیران و فرهنگ مدیریتی نامساعد و پایین بودن دانش تخصصی مدیر واحد روابط
عمومی، نوعی روابط عمومی پدیدار می شود که آن را روابط عمومی توجیه گر می نامند. این نوع روابط عمومی یک مشاطه گر بزك کننده و توجیه گر است که بیشتر شایسته
تبلیغات با معنی منفی کلمه است . این روابط عمومی فاقد برنامه ریزي ادواري و مدون است که به صورت منفعل به دنبال حوادث و رویدادها می دود و با منطقی سطحی و
استدلال هایی غیرقابل باور و با غوغاسالاري و فعالیت هاي ارتباطی پرخرج و بیش ترپرهزینه و پر زرق وبرق سعی در توجیه رویدادها، اقدامات و تصمیمات مدیران سازمان
دارد.

روابط عمومی تبیین گر

در فاصله بین این دو روابط عمومی، روابط عمومی تبیین گر وجود دارد، که در خوشبینانه ترین شکل آن تنها به اعلام و بیان رویدادها و گزارش و تشریح اقدامات سازمان می پردازد. این نوع روابط عمومی اگر داراي برنامه مدون ادواري روابط عمومی هم باشد، این برنامه ها فاقد انطعاف، نوع آوري، جذابیت و اثربخشی است . روابط عمومی تبیین گر یک روابط عمومی سطحی محافظه کار با لحنی کلیشه اي، تکراري و قالبی است. یکی از عوامل مؤثر براي گذار از روابط عمومی تبیین گر به روابط عمومی تحلیل گر، وجود انجمن هاي حرفه اي و تخصصی فعال و پرتحرك است.

فعالیت هاي روابط عمومی

فعالیت هاي روابط عمومی نهادها به دو دسته تقسیم می شوند که عبارتند از:

روابط عمومی داخلی : وظایف

مهم ترین وظایف روبط عمومی در ارتباط داخلی عبارتند از:

1. روابط عمومی باید اقداماتی انجام دهد که بر اثر آن در کارکنان مؤسسه احساس مسئولیت ایجاد شود و همه آنها خود را جزئی از سازمان بدانند.

2. روابط عمومی باید همواره در نقش سخنگوي کارمندان و کارگران ظاهر شود و نظر آنان را به اطلاع مدیران بلند پایه سازمان برساند و در مقابل نحوه تفکر مدیران وبرداشت آنها را از امور جاري در اختیار کارکنان قرار دهد.

3. روابط عمومی باید به شکایات، نیازها، درخواست ها و حتی درد و دل هاي کارمندان و کارگران گوش فرا دهد و تا حد امکان نسبت به رفع آن نیازها کوشا باشد.

4. روابط عمومی باید تا آنجا که می تواند قشرهاي پائین سازمان را در جریان سیاست هاي مؤسسه، برنامه هاي در دست اجرا، برنامه هاي پیش بینی شده ، تغییرات در خط مشی سازمان و مسائلی از این قبیل قرار دهد و نوعی نظام اطلاع رسانی قوي براي داخل سازمان ایجاد کند تا کارمندان و ک ارگران بدانند که در چه سازمانی مشغول
کار هستند و هدف هاي آن سازمان چیست.

5. روابط عمومی باید براي کارکنان مؤسسه در محیط کار خدماتی مانند تأمین بهداشت و سلامت مستخدمان، دایر کردن سالن هاي غذاخوري، ایجاد انواع وسایل سرگرمی براي ساعات فراغت یا استراحت کارکنان و به طور کلی آنچه در جهت رفاه و آسایش نیروي انسانی است، انجام دهد.

6. روابط عمومی باید در خارج از محیط نیز براي کارمندان و کارگران تسهیلاتی از قبیل ایجاد بیمه براي کارکنان و خانواده آنها، نظارت بر چگونگی رفت و آمد از خانه به محیط کار و بالعکس فراهم سازد.

7. روابط عمومی باید براي برگزاري جشن ها، جلسات سخنرانی ، ترتیب دادن جلساتی جهت آشنایی افراد با یکدیگر یا آگاه ساختن کارکنان از مسایل سازمان در
مواقع ضروري، همچنین چاپ و پخش نشریات داخلی اقداماتی معمول دارد.

روابط عمومی خارجی : وظایف

مهم ترین وظایف روابط عمومی در ارتباط خارجی عبارتند از:

1. سنجش افکار عمومی که یکی از کارهاي اساسی روابط عمومی است . مسئولان روابط عمومی باید براي رسیدن به این هدف از علومی مانند آمار، افکار عمومی، روانشناسی اجتماعی و تحقیق در علوم اجتماعی بهره گیرند و پس از بررسی دقیق نتایج به دست آمده، بر اساس خواست و نیاز و عقیده عموم، برنامه ریزي کنند و در صورت نیاز و لزوم، سیاست هاي مدیریت را مورد تجدید نظر قرار دهند و سرانجام پیشنهادات خود را در اختیار مدیران و مقامات تصمیم گیرنده قرار دهند.

2. روابط عمومی باید خبرهاي مربوط به اقدامات س ازمان خود را تهیه کند و در اختیار مطبوعات قرار دهد.

3. فرستادن کارت هاي دعوت و تبریک و تسلیت به مناسبت هاي مختلف براي افرادي که به نحوي با سازمان در ارتباط هستند، یکی دیگر از وظایف مهم روابط عمومی است.

4. تشکیل سمینارها، مجالس سخنرانی ، نمایشگاه ها، تنظیم برنامه هاي بازدید از مؤسسه و مراسمی از این قبیل از جمله اقداماتی است که باید روابط عمومی براي
شناساندن سازمان به جامعه انجام دهد.

5. چاپ و نشر بولتن یا هر گونه نشریه دیگري که در آن اطلاعات دقیق و موثق درباره کارهاي سازمان درج شود، بر عهده دفاتر روابط عمومی است.

6. مطالعه دقیق مطالب چاپ شده در روزنامه ها و مجلات درباره سازمان و همچنین توجه به مطالبی که از رادیو و تلویزیون پخش می شود، یکی از وظایف حتمی و قطعی روابط عمومی در ارتباط خارجی است.

مسئولان روابط عمومی باید در وهله اول مسایل مطرح شده را با دقت و تعمق فراوان مورد بررسی قرار دهند و چنانچه لازم دیدند در مقام پاسخگویی برآیند.
بدیهی است که در این مورد نباید انتقادات و ایرادهاي اصولی وارد به سازمان را از نظر دور داشت و با دیده بی اعتنایی به آنها نگریست، بلکه لازم است که همه آنها را از خلال مطالب بیرون کشید و نقاط ضعف سازمان را پیدا کرد و در رفع آنها کوشید.

علاوه بر آنچه یادآوري شد، باید اموري از قبیل برقراري ارتباط دو جانبه بین بخش روابط عمومی با وسایل ارتباط جمعی، روابط عمومی سازمان هاي دیگر، همچنین ایجاد ارتباط بین روابط عمومی با هی أت هاي عامل، شرکا، سهامد اران و اتحادیه هاي کارگري و سندیکاها را در زمره کارهاي روابط عمومی خارجی محسوب داشت.

لازم به توضیح است که روابط عمومی داخلی و خارجی از هم جدا نیستند . درست است که این دو فعالیت در ظاهر از هم تفکیک شده است ، اما با هم پیوستگی تام دارد و در حقیقت همانند دو روي یک سکه هستند ، با این تفاوت که ارتباط در درجه اول اهمیت قرار دارد و از اولویت خاص برخوردار است .