ضرورت وجود روابط عمومی
یک برنامه روابط عمومی در حرفه ارزیابی اطلاعات معمول و مفیدی درباره روال و سیاستهای ارزیابی و نیز شیوه پاسخگویی به افکار عمومی را در دسترس قرار می دهد. یک برنامه فعال و پویای روابط عمومی برای آگاهی عموم از فرآیند ارزیابی و اهمیت مالیات بر دارایی و مستغلات در تأمین بودجه و سرمایه گذاری دولت محلی، ضروری است. یک برنامه روابط عمومی باید جزء مکمل کاری اداره ارزیابی باشد.
یک برنامه روابط عمومی توضیح می دهد که کار اداره چیست و چرا، چگونه و برای چه کسانی این نوع خدمات ارائه می شود. یک برنامه ثمربخش روابط عمومی به پوشش دقیق تر و کامل تر رسانه ها و موکلان کاملاً آگاه منتهی می شود.
موکلان اصلی
اداره ارزیابی باید از گستره موکلان آگاه باشد از جمله افراد و یا گروههایی با نیازهای خاص که مستلزم توجه و ارتباطات متمرکز هستند. این گروهها شامل مالکین مستغلات، سازمانهای حرفه ای و مدنی، موسسات وام دهنده، موسسات توسعه و عمران، و کلا، ارزیابان و دلالان املاک و مستغلات، آژانسهای دولتی و سیاستگذاران، نمایندگان مالیاتی و رسانه های می شوند.
مولفه های یک برنامه روابط عمومی
یک برنامه روابط عمومی شامل تحقیق، طرح و برنامه ریزی عملی، ارتباطات و ارزیابی می شود.
* تحقیق باید مشخص کند که مردم چگونه به سیاستها، برنامه ها و فعالیتهای اداره ارزیابی پی می برند.
* تحقق همچنین برای ارائه اطلاعات معنادار ضروری است.
* یک برنامه عملی باید مبتنی بر تحقیق باشد.
* ارتباط با مردم باید مثبت و مودبانه باشد و درباره موضوعات آموزش دهد.
* باید از رایج ترین و مقرون به صرفه ترین شیوه انتشار اطلاعات استفاده شود.
* تمامی جنبه های یک برنامه روابط عمومی باید در مورد آزمایش و ارزیابی قرار گیرد و در صورت لزوم اصلاح شود.
تدوین یک برنامه روابط عمومی
برای ارائه یک برنامه ثمربخش روابط عمومی به یک طرح و برنامه کتبی نیاز است. یک برنامه روابط عمومی باید توجه به شرایط سیاسی، اقتصادی و اجتماعی جاری طرح ریزی شود. یک برنامه روابط عمومی نیز باید به منظور برآوردن نیازهای خاص موکلان اصلی و بررسی نقش مامور ارزیاب طراحی شود.
متصدی روابط عمومی
اداره ارزیابی باید به منظور تدوین هماهنگ کردن برنامه روابط عمومی اش یک سخنگو داشته باشد. بسته به شرایط، ماموران ارزیابی می توانند یک متصدی تمام وقت روابط عمومی منصوب کند، وظایف را خودشان برعهده گیرند و یا به یک کارمند ارشد دیگر محول کنند.
برای هماهنکی مصاحبه ها و نوشتن و پخش اطلاعیه های رسمی، خبرنامه ها، گزارشها و مکاتبات، اطلاعات پستی بر روی اینترنت، هماهنگ کردن رویدادهای خاص همچون روزهای بازدید و یا حضور در انظار، ویرایش کتابها و نشریات و گزارشهای سالانه، هماهنگ کردن پخش و انتشار اطلاعات در کانالهای رسانه ای، نیاز به انتخاب یک سخنگوی اصلی است.
گوش دادن
وظیفه اصلی روابط عمومی درک و شناخت تصور رایج مردم از اداره ارزیابی است. این مهم می تواند با گوش دادن به آنچه مردم می گویند و مشاهده اعمال و عکس العمل هایشان محقق شود. گوش دادن شامل مشاهده محیط های سیاسی، اجتماعی و اقتصادی، شناسایی مشکلات یا فرصتهای احتمالی، تفسیر افکار عمومی و ارزیابی برنامه می شود. تمامی مسائل و مضوعات موثر بر کارکرد ارزیابی باید آشکارا توصیف و مورد توجه قرار گیرند. ادارت و دفاتر ارزیابی باید تحقیق کردن، آزمایش کردن و اجرای مکانیسم فیدبک عمومی را مدنظر قرار دهند. در صورت اجرای موثر و کارآمد، این سیستم های می توانند گنجینه ای از داده های کمی و کیفی درباره اثربخشی علمی و حوزه هایی که نیازمند تأکید و مورد توجه خاص بیشتری است، در اختیار ادارات ارزیابی قرار دهند. فیدبک را می توان از گروههای متمرکز، کمیت های مشورتی شهروندی، نظرخواهیها، برگه های اضهارنظر، لیست مهمانان وب سایت، جلسات تبادل نظر اجتماعی آنلاین از جمله سایتهای رسانه های اجتماعی، سخنرانی های عمومی و اشخاصی که خود را به جای مشتریان جا می زنند و درباره رفتاری که با آنها می شود گزارش می دهند، به دست آورد.
موضوعات مدیریت و برنامه ریزی
مسائل و موضوعات شکل گرفته و پاسخهای مناسب باید پیش بینی شوند. برای به حداقل رساندن عکس العمل های نامطلوب عمومی، پاسخها باید از قبل آماده شوند برای مثال، تاثیر ارزیابی مجدد آتی برنامه را می توان با تحلیل آماری پیش بینی کرد و برنامه ای را برای عکس العمل ها تدوین کرد.
عوامل موثر خارجی اغلب می توانند در اولویت بودن موضوعات را تحمیل کنند. با یک برنامه ریزی صحیح و مناسب می توان از بروز بسیاری از مشکلات جلوگیری کرد. برای آنکه هر گونه برنامه ای موثر و نتیجه بخش باشد، باید یک برنامه زمان بندی شده کاری ارائه شود که در آن وظایف و تعیین اولویت ها در حل موضوعات مشخص شده باشند. برنامه ریزی باید به درستی توسط مدیریت ارشد هماهنگ و پشتیبانی شود. تأیید مامور ارزیابی و روندکار در پذیرش و انجام موثر و نتیجه بخش هر برنامه ای از اهمیتی خاص برخوردار است.
طرح بحران
اداره ارزیابی باید برنامه ای کتبی در زمینه کنترل و مهار بحرانها و هماهنگی با سایر آژانس های دولتی داشته باشد. برنامه باید نقش های موجود در اداره ارزیابی را توصیف کند و تمامی کارکنان نیز باید به نقش هایشان آگاه باشند. با تبعیت از رهنمودها و دستورالعمل ها می توان موضوعات و مطالب را دقیق تر و روشن تر بیان کرد. یک سخنگو، باید در زمان بحران، تعامل با رسانه های خبری را هماهنگ کند و مطمئن شود که تمامی اطلاعات منتشر شده دقیق و درست هستند.
انتقاد
در مواجهه با انتقادات، اقدامات زیر توصیه می شود:
* سریعاً، صادقانه و آشکارا پاسخ دهید
* موکلان کلیدی را شناسایی و توجه خاصی به نظرات و دیدگاههای آنها مبذول دارید.
* تمامی کارکنان، از مدیریت ارشد گرفته تا افراد پایین تر، را دخالت دهید.
* مستندات کتبی کاملی از انتقادات و راه حل های پیشنهادی و یا برگزیده را آماده و حفظ کنید.
ارتباطات
برای توضیح نقش اداره ارزیابی و خدماتی که ارائه می دهد، باید از ارتباطات مستقیم با موکلان استفاده کنید. در مورد خدمات اداره ارزیابی باید به طور مبسوط توضیح داده شود و موضوعات گنگ و مبهم و اشتباهات نیز باید روشن شوند. مباحث احتمالی ارتباطی عبارتند از: برنامه های خاص معافیت مالیاتی، رابطه میان نرخ مالیات و فرآیند ارزیابی مجدد، فرآیند ارزیابی، فرآیند پژوهش خواهی و توزیع درآمدهای مالیاتی، مامور ارزیابی برای برقراری ارتباط با موکلان باید از رسانه های در دسترس استفاده کند:
* روزنامه ها، چنان که مرسوم است، به خاطر قیمت کم و گروه بزرگ خوانندگان، پرطرفدارند.
* نشریات تخصصی اطلاعات تخصصی برای مخاطبین هدفمند منتشر می کنند.
* برای ارائه اطلاعات و یابررسی موضوعات خاص می توان بروشورهایی را طراحی کرد.
* برای ارائه اطلاعات به سازمانهای محلی و سایر نمایندگیهای عمومی می توان از اسلایدها و ویدئوهای تهیه شده، استفاده کرد.
* برای ارائه اطلاعات، باید از کانالهای در دسترس عمومی محلی استفاده کرد.
* رادیو برای پخش اطلاعات، وسیله مفیدی است، اطلاعاتی را که می توان به طور شفاهی منتقل کرد (از جمله اطلاعیه های کوتاه و یا جلسات بحث و گفتگو)
* وب سایتها دسترسی آسان به اطلاعات و سوابق را میسر می سازند
* جلسات بحث و تبادل نظر اجتماعی آنلاین و سایتهای رسانه های اجتماعی دسترسی به موقع و مستقیم به موکلان را میسر ساخته و از ابزار مقرون به صرفه و رایج ارتباطی هستند.
* کامپیوترهای اختصاصی در ادارات ارزیابی، سایر ادارات دولتی، کتابخانه های عمومی و مراکز خرید نیز دسترسی آسان و مناسب به اطلاعات و سوابق را فراهم می آورند.
* باشگاههای محلی و رویدادهایی که پشتیبان مالی اجتماعی می شوند از جمله نمایشگاهها و فستیوالها، مکانهایی را برای نشان دادن کانالهای نمایشی، اطلاعات و پاسخ به سوالات را در اختیار می گذارند.
نتیجه باید قبل از تشخیص مردم، به دقت اصلاح و ویرایش شود و قبل از پخش در رسانه ها و پست آنلاین، اثبات شود. اداره باید مزایای آماده سازی و تهیه اطلاعات به سایر زبانها را مدنظر قرار دهد، خصوصاً وقتی که قلمرو قضایی دارای جمعیت بزرگی است که به زبان اصلی راحت نیست.
هرگونه ارتباط با مردم، خواه کتبی یا شفاهی یا ترسیمی (برای مثال ویدئو و تصاویر) باید ساده، مستقیم و به زبان ساده باشد و از اصطلاحات و سرواژه های تخصصی پرهیز شود.
بررسی و ارزیابی
برنامه روابط عمومی باید برای تعیین میزان اثربخشی و نتایجش مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد. در صورت لزوم، تغییرات و اصلاحات بعمل آید، بخشهایی که دیگر به درد نمی خورند و یا ناکارآمد هستند متوقف شوند. بریده جراید از روزنامه ها، مجلات و نشریات تجاری اسنادی را برای بررسی و ارزیابی برنامه روابط عمومی در دسترس قرار می دهد. ورقه های اظهار نظر در جعبه های پیشنهادات و انتقادات، نظرخواهیهای آنلاین، جلسات بحث و تبادل نظر اجتماعی آنلاین و ایمیل ها باید همگی مورد توجه قرار گیرند.
تدوین یک راهنمای روش کار
رفتار کارمندی که در خدمات مردم است در حفظ یک روابط عمومی خوب حائز اهمیت است. تماس هر یک از افراد باید به عنوان فرصتی برای بهبود تصویر سازمان تلقی شود. کتابچه راهنمای روش کار، که شامل بخشی است که در آن توضیح داده می شود که کارکنان چگونه می توانند با عموم افراد ارتباط برقرار کند، برای یک برنامه روابط عمومی ثمربخش بسیار مهم است. از آنجایی که ادارات ارزیابی در ماهیت، از نظر مکانی و تعداد متفاوتند، راهنمای روش کار باید در نظر گرفتن شرایط خاص اداره طراحی شود. روشهای کاری باید بر انتقال ثمربخش مضامین متمرکز باشند. اطلاعات مربوط به موضوعات زیر باید در بخش روابط عمومی لحاظ شده باشد:
* استانداردهای حرفه ای برگزیده شده
* اصول و قواعد افشای انواع متفاوت اطلاعات و محرمانه بودن داده ها
* سیاست نگهداری اسناد و سوابق رسمی
* شناسایی فردی که مسئول برقراری ارتباطات (و یا این مسئولیت بر عهده او نیست) به عنوان یک سخنگوی رسمی
* رهنمودهایی برای تعامل کارکنان با مردم
* رهنمودها و فرآیند مجوز استفاده از لوگوها، مالکیت معنوی، علائم تجاری و حق انحصاری اثر
* یک بیانیه خصوصی و خط مشی ای برای مکانیسم های اظهارنظر عمومی.
* اصول اخلاقی و رفتاری در مورد رفتار آنلاین
* پروتوکل ها و مجوز ارسال اطلاعات به رسانه های آنلاین همچون وبسایتها، سایتهای رسانه های اجتماعی و جلسات بحث و تبادل نظر اجتماعی
* شناسایی نمایندگی های رسانه ای و سرویسهای ارتباطی که کارکنان مجاز به استفاده هستند
* خط مشی مربوط به استفاده درست و مناسب آنلاین از هویت و نام قلمرو ارزیابی
* خط مشی مربوط به حمایتها و بیانیه های سیاسی
* پیشنهاداتی درباره پاسخگویی به مالیات دهندگان غضبناک
* رهنمودهایی برای ارزیابی دادرسی ها و پژوهش خواهی ها
* ظاهر و تن پوش کارکنان
* شناسایی آرم ها، پلاکها و اوراق شناسایی وسایل نقلیه
* راه و رسم تلفن و ایمیل زدن
* رهنمودهایی در مورد سبک و ساختار نامه ها و ایمیل ها
* روشهای ثبت و حفظ اقدامات
اسناد و سوابق عمومی
دسترسی مردم به اسناد ارزیابی برای یک روابط عمومی خوب بسیار مهم است. معیارهایی برای اطمینان یافتن از شرایط شفافیت و صداقت باید در نظر گرفته شود. پرسنل اداره ارزیابی باید به سیاستها و مقررات مربوط به اسناد آزاد و عمومی، افشای عمومی و محرمانه بودن آگاه باشند، منجمله آگاهی از پذیرش زمان بندی. ماموریت ارزیاب باید دستورالعمل هایی درباره انتشار اسناد املاک و مستغلات یا اطلاعات مالیات دهندگان ارائه کند و به مسائل و موضوعات حساس باشد.
باید برای درخواستهای اطلاعاتی یک شیوه عملی استاندارد تعیین شود. برای اطمینان یافتن از پاسخ به موقع درخواستهای مربوط به اسناد عمومی، باید کارمندی در نقش مسئول اسناد منصوب شود.
برنامه ای نیز باید برای ارائه اطلاعات از طریق رسانه های الکترونیک و یا اسناد رسمی تدوین شود.
معمولاً برای فایلهای اطلاعاتی نیز باید مزیتهایی در نظر گرفته شود.
اطلاعات چاپ شده و مکاتبات
در آماده ساختن مطالب چاپی و مکاتبات برای مردم، باید توجه خاصی به شکل، محتوا، اندازه و زبان شود.
مکاتبات
نامه های کتبی باید از دستورالعمل زیر تبعیت کنند:
* پاسخ سریع به نامه ها و ایمیل ها، اعلام رسیدنامه ها به آنهایی که نمی توان پاسخ فوری داد.
* پاسخ دهیبه تمامی پرسشهای مربوطه
* بیان آشکار اطلاعات با استفاده از لغات و عبارات رایج
* انتقال یک تصویر حرفه ای
* اضافه کردن یک تماس شخصی در زمان مناسب
* مکاتبه قاطعانه و مثبت
* نگهداری یک رونوشت از همه مکاتبات برای منابع آتی
* هماهنگ بودن با سبک اداره
برای جلوگیری از پاسخهای متناقص، در سیاست رسیدگی به نامه ها، باید قوانین کنترلی، مقررات یا استانداردهای حرفه ای ذکر شود و اداره ارزیابی نیز از آنها مطلع باشد. پاسخ به انتقادها باید فوراً بررسی شوند و به شیوه ای غیر عجولانه قضاوت و حل شوند.
ارزیابی اطلاعیه ها
ارزیابی اطلاعیه ها باید شامل موارد زیر شوند:
* نام و آدرس قلمرو ارزیابی
* هدف از اطلاعیه
* سال مالیاتی
* نام مالک یا مالیات دهنده
* آدرس پستی
* شماره شناسایی بسته
* توصیف قانونی
* اطلاعات منطقه مالیاتی
* داده های ثمربخش ارزیابی
* آدرس ملک
* معافیتها
* مجموع ارزش ارزیابی شده
* ارزش مشمول مالیات در صورت متفاوت بودن از ارزش ارزیابی شده
* سطح قانونی ارزیابی و محدودیتهای قابل اجرا
* ارزیابی قبلی
* ارزیابی جدید
* تغییر نهایی در ارزیابی
* دلیلی برای ارزیابی جدید
* توسل به حقوق، شیوه های دادرسی (رسمی و غیر رسمی) و داده ها
* تاریخچه اطلاعیه
* درج یا نوع مالکیت
علاوه بر این اطلاعیه باید شامل عنوانی درباره تاثیر مالیات باشد و نشان دهنده مالیات بر مستغلات طرح ریزی شده برای سال مالیاتی آینده باشد، مبتنی بر بودجه های فعلی یا بودجه های پیشنهادی در صورت در دسترس بودن. منابع و مراجع در مورد حقیقت امر در مالیات و مالیات بندی یا سایر مقرراتی که موجب محدودیتهایی در بودجه و یا وضع مالیاتها می شود، به نظر مفید می رسند.
پیامهایی با هدف خاص
پیامهایی با هدف خاص (برای مثال اعلامیه های حوزه بازرسی) باید ارائه و پخش شوند.
فرمها و پرسشنامه ها
هر اداره ارزیابی باید فایلی از فرم ها، پرسشنامه ها و نامه هایی درباره رویدادهای تکراری داشته باشد. این فایلها باید شامل موارد زیر شوند:
* فرم های درخواستی
* تقاضا نامه های معافیت از مالیات
* پرسشنامه های هزینه و درآمد
* پرسشنامه های فروش
* مکاتبه درباره خط مشی
* فرم های مالکیت شخصی
از پرسشنامه هایی که به دقت طراحی و سازمان داده شده اند، اطلاعات مفید می توان به دست آورد. پاکتهایی که هزینه پستی شان پرداخت شده نیز می توانند موجب افزایش میزان پاسخگویی شوند.
گزارشهای سالانه
موسسات دولتی، محلی و ایالتی باید گزارش سالانه ای از خلاصه فعالیتها و دستاوردهایشان تهیه کنند و اطلاعات آماری ارائه کنند. از این گزارشها می توان در حفظ و نگهداری یک رکورد تاریخی از اموال و دارائیها و مالیات بر مستغلات استفاده کرد.
گزارشهای سالانه محلی
برخی از گزارشهایی که باید در گزارشهای سالانه محلی گنجانده شوند عبارتند از:
* مجموع تعداد بسته ها
* مجموع ارزش
* استفاده از اموال و دارایی
* اطلاعات مربوط به معافیت مالیاتی
* اطلاعات درخواستی
*تحلیل مطالعه ratio
* ساختار جدید
* تغییرات قانونی
یک چنین گزارشی نیز می تواند شامل اطلاعاتی باشد که توضیحاتی درباره افزایش بازده و کارایی در عملیات، تحقق درجه عالی حرفه ای گرایی و لیستی از استانداردها و سیاستهای برگزیده در روند اداری- اجرایی و ارزش گذاری ارائه می کند.
گزارشهای سالانه ایالتی و دولتی
برخی از اطلاعاتی که باید در یک گزارش سالانه ایالتی و دولتی گنجانده شود عبارتنداز:
* ارزش گذاری کلی یا نسبی بنابر سطح مالکیت
* مجموع ارزش و پیامدهای مالیاتی فعالیتهای مالیاتی
* پرداختن میان دولتی در عوض اطلاعات مالیات بر مستغلات
* اطلاعات مربوط به املاک ارزیابی شده در مرکز
* توزیع بار مالیاتی بنابر نوع مالکیت و یا املاک
* توزیع درآمد حاصل از مالیات بر مستغلات
* خلاصه ای از تغییرات نظارتی، قانونی و حقوقی
* تحلیل مطالعه RATIO
* خلاصه ای از پیشرفتها و دستاوردهای بزرگ
چنین گزارشی نیز می تواند شامل اطلاعاتی باشد که درباره افزایش بازده و کارایی در عملیات، تحقق درجه ای عالی از حرفه گرایی و لیستی از استانداردها و سیاستهای برگزیده در روند اداری- اجرایی و ارزش گذاری توضیح می دهد.
تماس رسانه ها
اداره ارزیابی باید لیستی از تماس های رسانه ای داشته باشد. این لیست باید سالانه بررسی شود و شامل تماس هایی در تمامی اقسام رسانه ها باشد. تماس های رسانه ای شامل اطلاعیه های رسمی، مصاحبه ها، کنفرانسها و اطلاعیه های خدماتی دولتی می شود.
اطلاعیه های رسمی
اطلاعیه رسمی ابزاری ارزشمند است که باید برای ترویج فعالیتها، سیاستهای ارتباطی و مطلع ساختن مردم از موضوعات ارزیابی به کار برده می شود.
توصیه هایی درباره نوشتن یک اطلاعیه رسمی:
* اطلاعات باید ارزش خبری داشته باشد (به موقع، منحصر به فرد یا قابل ملاحظه)
* باید از فرمت توصیه شده صنعت روابط عمومی پیروی شود، در صورت عملی بودن
* اطلاعات مربوط به تماسها باید ارائه شوند.
* اندازه آن نباید از دو صفحه بیشتر باشد.
* اطلاعیه های رسانه های آنلاین باید تا حدامکان کوتاه و مختصر باشد
* اطلاعات باید محلی باشند
* اطلاعیه ها باید نمونه خوانی شود
* مهمترین عوامل، باید در ابتدا ذکر شوند
* ضرب الاجل ها، شیوه های ویرایش و سایر نیازها و شرایط رسانه ها باید وفق داده شوند.
* به تمامی کارکنان باید رونوشتی از اطلاعیه ها داده شود
* از مطالب ذکر شده در اطلاعیه باید قبل از ارسال، اطلاع حاصل شود.
مصاحبه ها و کنفرانس ها
مامور ارزیابی پاسخگو باید دقیق و بی طرف باشد و از پاسخها و اظهار نظرات مبهم پرهیز کند. اگر نمی توان به یک سوال خاص پاسخ داد، پاسخ باید چنین باشد به شما برخواهم گشت. در صورت امکان بررسی قبلی پرسشها درست و عاقلانه خواهد بود و سایر وسایل کمکی بصری نیز می تواند مفید باشند.
اطلاعیه های بخش دولتی و خدمات عمومی
اطلاعیه های خدمات دولتی به روزنامه های محلی، ایستگاههای رادیویی و تلویزیونی ارسال و به رسانه های آنلاین نیز پست شوند. اطلاعیه های رادیو و تلویزیون باید مختصر و کوتاه باشند:
یک اطلاعیه ۲۵ کلمه ای حدوداً ۱۰ ثانیه زمان پخش می برد. تاریخ اطلاعیه باید مشخص باشد و سخنگویی برای پاسخگویی به پرسشهای بعدی تعیین شود.
برنامه های سخنرانی
برنامه های سخنرانی فرصت مهمی برای تماس میان مامور ارزیابی و گروههای سازمان یافته هستند. برنامه ها می توانند زمان بندی شده و یا فی المجلس باشند. اطلاعات مناسبی برای انواع نطق های رسمی و یا فی البداهه باید ارائه، به طور جداگانه بررسی و شرح داده شوند. گروههای مدنی، سازمانهای خدماتی، انجمن های محل، نمایندگان صنعتی، هیئت دلالان معاملاک ملکی، میزگردهای رادیویی و تلویزیونی با برنامه ریزی منظم و قابل دسترس عموم، قانونگذاران و سایر مقامات منتخب معمولاً فرصتهایی برای جلسات سخنرانی در اختیار می گذارند. زمان مناسب برای ملاقات با گروهها درست قبل از ارسال اطلاعیه های ارزیابی و با یک بازنگری اصلی است.
تماس با سایر مقامات دولتی
یک مامور ارزیابی باید با سایر ادارات و مقامات در تمامی سطوح دولتی سروکار داشته باشد.
یک رابطه کاری ثمربخش با این مقامات بسیار حائز اهمیت است. برای حفظ روابطی خوب و سودمند با سایر مقامات دولتی، سیاستگذاران تحت تاثیر باید قبل از ارائه اطلاعیه ها، مطلع شوند. از طرح خواسته هایی غیر معقول و انتقاد کلی از سایر دپارتمانها باید پرهیز شود.
فرآیند درخواستها و پژوهش خواهی ها
مالیات دهندگان باید از قوانین و شیوه های درخواست ارزیابی آگاه باشند. اطلاعات درباره آنچه که یک درخواست معتبر را ایجاد و مطرح می کند باید کاملاً در دسترس باشد. در طی این فرآیند، مالیات دهندگان باید با نزاکت و احتران برخورد کنند. اطلاعات جدید باید کاملاً واقع بینانه ارزیابی شوند. تسهیلات و فضای کافی باید در دسترس پژوهش خواهان منتظر قرار گیرد.
آموزش عمومی
مردم باید بدانند که هدف از ارزیابی چیست و بودجه خدمات عمومی از مالیات بر اموال و مستغلات تأمین می شود. مالیات دهندگان باید آگاه باشند که فرآیند ارزیابی برای تعیین ماخذ مالیاتی طرح ریزی شده است و مطمئن باشند که بار مالیاتی منصفانه و بر طبق ارزش ارزیابی شده اموال و داراییهای مختلف توزیع می شود. باید تاکید شود که ارزیابیها را می توان در سطوح مختلف دولتی (محلی، ایالتی و دولتی) مطرح کرد و در همان سطوح نیز قابل پژوهش خواهی خواهند بود.
مالیات دهندگان باید بدانند که دارای یک رای در فرآیند بودجه محلی هستند- آنها مقامات را انتخاب می کنند، مقاماتی که میزان مالیاتها را مشخص می کنند می توانند می توانند دادرسیهای عمومی را رسیدگی و در مورد همه پرسیهایی درباره هزینه و روابط رای دهند. مالیات دهندگان باید از نرخ مالیات، نحوه استفاده از آن در رابطه با ارزش ارزیابی شده و چگونگی دستیابی به صورت حساب مالیاتی آگاه باشند. این مسئولیت مامور ارزیابی است که مالیات دهندگان را درباره فرآیند ارزیابی و ارزشیابی، اطلاعات قابل دسترس برای بررسی، شیوه های بایگانی کردم یک درخواست و یا پژوهش خواهی و مهلت بایگانی کردن، مطلع سازد.
اینترنت
علاوه بر پژوهشهای سنتی تر ارتباطی، اینترنت یک شیوه موثر و نتیجه بخش اطلاع رسانی و آگاهی بخشی عمومی است. اطلاعات مربوط به مالیات دارایی ها و مستغلات و ارزیابی مربوط به آنها باید بر روی وب قابل دسترس باشد. مامور ارزیابی باید تحقیق کند، برنامه ریزی کند و شیوه ارائه اطلاعات بر روی اینترنت را نشان دهد. سایتهای رسانه های اجتماعی باید برای تعیین میزان اثربخشی شان در مورد اهداف روابط عمومی، ارزیابی شوند و بازدیدکنندگان سایتها را به سوی منابع معتبر و موثق اطلاعاتی همچون آژانس وب سایت هدایت کنند.
وب سایتهای موسسات ارزیابی باید محتواگرا باشند. در نتیجه اطلاعات سریعاً قابل دسترسی، بازیابی و بررسی باشند. داده های وب سایت نیز باید بنابر ملاکهای متعدد جستجو قابل دسترسی باشند.
محتوای وب سایت حوزه قضایی محلی
وب سایتهای حوزه قضایی محلی باید شامل اطلاعاتی باشند که در گزارش های سالانه منظور شده اند و سایر اطلاعات آموزنده از جمله:
* یک صفحه خوشامدگویی توسط مامور ارزیابی
* ساعت کار اداره، موقعیتها و اطلاعات تماس
* اطلاعات مربوط به اموال و دارائیها منجمله مالکیت، مشخصات اموال و داراییها، تاریخچه فروش و ارزش گذاری
* اطلاعیه های رسمی
* برنامه راهبردی یا گزارش ماموریت
* فرصتهای ضغلی و کاریابی
* توضیحی درباره فرآیند پژوهش خواهیها
* توضیح درباره فرآیند پژوهش خواهیها
* توضیح اطلاعیه ارزیابی
* معافیتها
* جدول زمانی چرخه ارزیابی
* نقشه ها
* تاریخچه مالیات یک بسته
* انواع مودی مالیاتی
* نقشه یک وب سایت
* لینکها به سایر وب سایتهای مرتبط
محتوای وب سایتهای دولتی و ایالتی
وب سایتهای حوزه قضایی ایالتی و دولتی باید شامل اطلاعاتی باشند که در گزارش سالانه یافت می شود و باید شامل موارد زیر باشد:
* اطلاعات تماس دپارتمانها
* اطلاعات مربوط به موسسات دولتی و عمومی که به اطلاعات مربوط به مالیات بر دارایی و مستغلات در سطح ایالتی و دولتی تکیه دارد.
* لینکهای میان دولتی
* لینکهای میان دولتی در سطح ایالتی و دولتی
* مقررات و قوانین اداری- اجرایی
* فرم ها و تقاضا نامه ها بر پایه وب
* لینکها به وب سایتهای مربوط
ویژگیهای مهم و اصلی وب سایت
وب سایتها باید دارای ویژگیهای زیر باشند:
* کلید واژه های مناسب (کلید واژه هایی که به موتورهای جستجو درباره محتوای صفحه می گویند)
* وضعیت کپی رایت
* صفحات وبی که دارای لینکهای بسیاری از سایر صفحات باشد.
* اطلاعات کامل تماس وب سایت
* تاریخ های اصلا صفحه
* محتوای روزآمد
* لینک ایمیل به مسئول وب سایت
* نقشه سایت و مشخصه جستجو
* لینکهای صفحه خانگی برای موضوعات داغ جاری
سایتهای رسانه های اجتماعی
سایتهای رسانه های اجتماعی توسط موسسات حمایت مالی و حفظ می شوند که مشخصات زیر را دشاته باشند:
* شناسایی سازمان و تشکیلات و اطلاعات تماس
* اصول اخلاقی و رفتاری در مورد استفاده از سایت یا سرویس
* مکانیسمی برای گزارش سوء مدیریت
* لینکهایی برای اطلاعات معتبر و موثق موجود در وب سایت سازمان
* انکار شرایط استفاده
* بیان هدف و نتیجه کاربرد سایت