مهمترین ویژگی های روابط عمومی کارآمد عبارتند از:
-عامل بودن به اصول اخلاقی حرفه روابط عمومی(منشور اخلاقی)
-توجه به روابط عمومی در سطح سازمانی
انتشار بروشور، تولید گزارش های خبری نظیر رویدادهای علمی، نوآوری ها، اختراعات، جشنواره های قدردانی از مبتکرین، نمونه ها و پژوهشگران، ترتیب برنامه های بازدید برای خبرنگاران و تهیه گزارش های اداری، اجرایی و علمی و... در سطح دانشگاه کاشان.
-قدرت مشاوره مدیریتی
شکل دهی هسته های مشورتی در زمینه های مختلف و براساس وظایف تخصصی سازمان، ارائه نتایج نظرسنجی ها، پژوهش ها، تماس ها، مطالب رسانه ها و... درسطح دانشکده ها.روابط عمومی کارآمد با تغذیه اطلاعاتی مدیران، ضریب واکنش پذیری آنان را در تصمیم گیری های درون و برون سازمانی افزایش داده و به عنوان بازوی مدیریت عمل می کند.
-کارایی روابط عمومی داخلی
در روابط عمومی کارآمد، روابط عمومی داخلی از اهمیت بیشتری برخوردار است. اگر آثار عملکرد روابط عمومی بتواند نیروهای درون سازمان و یا کارکنان سازمان را اقناع کند، در کارایی و عملکرد بیشتر آنان، افزایش بهره وری سازمانی، جلب و تامین رضایت ارباب رجوع، ایجاد تفاهم بیشتر بین مدیریت و کارکنان و افزایش بهره وری سازمانی موثر واقع خواهد شد.
اقداماتی نظیر: راه اندازی قفسه های رایگان اطلاعات برای کارکنان، برگزاری نمایشگاه برای کارکنان، انتشار نشریات ادواری داخلی، اجرای برنامه های بازدید برای کارکنان و خانواده های آنان، برگزاری جلسات گفت و گو و بحث آزاد بین کارکنان و مدیریت، انجام نظرسنجی درباره موضوعات درون سازمان و...
-برنامه ریزی برای رهبران فکری
روابط عمومی کارآمد با برنامه ریزی ویژه برای رهبران فکری جامعه می تواند کانون انتشار افکار عمومی را هدایت کند. باتوجه به ارتباط روزافزون دانشگاه با نهادهای بیرون دانشگاه (ائمه جمعه و جماعات، روزنامه نگاران، نویسندگان، مدرسان و روحانیون حوزه های علمیه)، انتشار بولتن، اطلاع رسانی ویژه،ترتیب دادن برنامه های بازدید از طرح ها، حضور مسئولان دانشگاه در بین آنها و دعوت برای شرکت در مراسم افتتاح طرح های بزرگ و...
-استفاده اصولی از رسانه ها
راه اندازی اتاق خبرنگاران در مجموعه یک روابط عمومی کارآمد برای دسترسی آسان و بهتر آنان به اطلاعات سازمان درسطح دانشگاه می تواند به توسعه ارتباطات رسانه ها و روابط عمومی دانشگاه کمک کند. ایجاد بخش مستقل ارتباط با رسانه ها در دانشگاه به مدیریت روابط عمومی ها.
-کلان نگری در انجام وظایف و تاثیرگذار بودن
هدف از روابط عمومی صرفاً انجام چند وظیفه خاص نظیر: تولید و ارسال خبر به رسانه ها، نصب پلاکارد و پوستر، انتشار بروشور و برگزاری نمایشگاه و... نیست. بلکه هدف عمده تأثیرگذاری بر روند تصمیمات در درون سازمان و حتی بیرون سازمان و سهیم شدن در جریان تصمیم سازی است.
-دو سویه بودن جریان مبادله پیام و توجه به بازخورد
ضرورت مشارکت کارکنان (الگوی ارتباطی مشارکتی) در تصمیمات و برنامه ریزی ها مورد توجه قرار می گیرد. سعی می شود تا با کاربرد شیوه های مختلف علمی، واکنش پیام گیران در مقابل پیام ها اندازه گیری و ارزیابی شود. لذا از تحمیل پیام ها به کارکنان و مخاطبان "الگوی ارتباطی سلطه" و یا بی توجهی به واکنش های مردم درمقابل پیام ها "الگوی ارتباطی تنزلی" اجتناب شود.
-داشتن برنامه عمل و اصالت برنامه ریزی
اصولا یکی از ارکان روابط عمومی، برنامه ریزی است. روزمرگی و کار را به دست زمان سپردن، نمود روابط عمومی ناکارآمد است. تهیه و تدوین برنامه های کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت. برنامه عمل سالانه روابط عمومی، کلیه عملیات ممکن برای اجرا در طول یک سال را مورد توجه قرار می دهد. شناسایی مخاطبان، تعیین اهداف عمومی براساس اهداف سازمان و تعیین پیام های روابط عمومی و تهیه پیش نویس برنامه ها و مشورت با مسئولان مراحل اساسی برنامه ریزی است.
تشکیل ستاد بحران با اهداف، وظایف، نیروی انسانی، بودجه و شیوه عمل معین در قالب برنامه سالانه روابط عمومی برنامه ریزی برای مواجهه با امور غیر مترقبه است. هرفعالیتی باید تقویم جداگانه داشته باشد. همانند مصاحبه ها، ملاقات های مردمی، مناسبت ها، مراسم، نمایشگاه ها، انتشارات، سخنرانی ها و...
-اطلاع یابی
افکارسنجی، برقراری نظام پیشنهادها (برای آگاهی از دیدگاه های اصلاحی کارکنان و مخاطبان) تحلیل محتوای مطبوعات و تحلیل تماس ها و مکاتبات.
-سازماندهی و مدیریت علمی
روابط عمومی کارآمد علاوه بر بودن زیرنظر بالاترین مقام سازمان از هیچ کلمه پیشوند و پسوند دیگری استفاده نمی کند.
-توانمندی تولید فرآورده های فرهنگی و ایفای نقش در قالب یک نهاد مدنی
برقراری ارتباط متقابل بین مردم و مسئولین و جلب همکاری و بسط تفاهم عمومی، آگاهی مردم از عملکرد دستگاه متبوع، آماده نمودن اذهان عمومی در اجرای طرح ها و برنامه ها و ایجاد محیط مناسب برای رشد فضائل اخلاقی کارکنان در چهارچوب ضوابط و معیارهای نظام جمهوری اسلامی ایران.پ
روابط عمومی به دلیل ماهیت خاص خود و ضرورت ارتباط مستمر، زیرنظر مستقیم بالاترین مقام مسئول دستگاه متبوع قرار دارد.
1) جمع آوری و تمرکز اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیت ها، اقدامات، طرح ها و برنامه های دستگاه مربوط، به منظور تنظیم سیاست های خبری تبلیغاتی و اجرای طرح های انتشاراتی و آماده نمودن اذهان عمومی باتوجه به خط مشی کلی از طریق:
الف) شرکت در جلسات مهم دستگاه
ب) ارتباط مستقیم و مستمر با مسئولین
ج) حضور در سفرهای داخلی و خارجی
د) شرکت در گردهمایی ها
ه) دریافت گزارش فعالیت ها،طرح ها و برنامه های بخش های مختلف دستگاه
و) جمع آوری هرگونه اخبار و اطلاعات مورد نیاز
ز) ارتباط مستقیم با مردم
ح) ارتباط مستمر با جراید و رسانه های گروهی
2) برقراری ارتباط مستمر با دبیرخانه شورای هماهنگی تبلیغات دولت به منظور ایجاد هماهنگی در اجرای سیاست ها و خط مشی های تبلیغاتی جمهوری اسلامی ایران.
3) فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل بین مردم و مسئولین دستگاه مربوط از طریق:
الف) برگزاری مصاحبه با رسانه های گروهی
ب) برگزاری ملاقات عمومی
ج) برپایی سخنرانی ها
د) سفرها، بازدیدها و ملاقات ها
4) برقراری ارتباط با سایر سازمان های دولتی و غیردولتی در زمان مناسب با کیفیت مناسب.
5) ایجاد حسن رابطه بین کارکنان و مسئولین دستگاه مربوطه.
6) تهیه و تدوین اخبار، بیانیه ها، اطلاعیه ها، آگهی ها و پیام های دستگاه مربوطه و ترتیب نشر و انعکاس آن در رسانه های گروهی.
7) پیگیری انجام به موقع وعده های مسئولین دستگاه مربوط،به منظور انعکاس نتایج به دست آمده در داخل و خارج از سازمان.
8) بررسی مطالب طرح شده در رسانه های گروهی و مجامع عمومی،درخصوص فعالیت های مستقیم و غیر مستقیم دستگاه مربوطه به منظور اطلاع، انعکاس و پاسخگویی در صورت لزوم.
9) حضور در مجلس شورای اسلامی و ارتباط با نمایندگان، همراه با معاونت امور مجلس یا بالاترین مقام اجرایی دستگاه مربوط به منظور اشراف و اطلاع از دیدگاه های نمایندگان پیرامون وظایف و عملکرد دستگاه متبوع.
10) انعکاس فعالیت ها، برنامه ها و طرح های دستگاه مربوط به مردم از طریق:
الف) برپائی نمایشگاه
ب) انتشار نشریه داخلی در چهارچوب قوانین مصوب.
ج) تهیه عکس، اسلاید و فیلم از فعالیت های دستگاه متبوع و ایجاد آرشیو سمعی و بصری
د) انتشار عملکرد دستگاه ذیربط در چهارچوب قوانین مصوب.
11) نظارت بر اجرای امور انتشاراتی دستگاه متبوع.
12) انجام امور خطاطی و طراحی در زمینه های تبلیغاتی، انتشاراتی.
13) ایجاد و اداره کتابخانه و آرشیو اطلاعاتی و مطبوعاتی.
14) برگزاری مراسم مذهبی و اقامه نماز جماعات و جلسات سخنرانی با هماهنگی و همکاری انجمن اسلامی دستگاه متبوع.
15) انجام برنامه های فرهنگی، تبلیغی و هنری با هماهنگی و همکاری انجمن اسلامی.
16) بررسی دیدگاه ها و سنجش افکار عمومی، در چهارچوب وظایف محوله و ارائه نتایج حاصله به مسئولین دستگاه ذیربط، به منظور اتخاذ روش های مطلوب و تدوین طرح ها و برنامه ها.
17) تحلیل و توجیه برنامه های اجرایی، برای روشن شدن اذهان عمومی.
18) مطالعه، بررسی و برنامه ریزی های لازم به منظور ارتقاء کیفیت فعالیت های تبلیغاتی، انتشاراتی، ارتباطی و ارشادی دستگاه متبوع.
19) مشارکت و برنامه ریزی برای برگزاری همایش ها، نمایشگاه ها و مهمانی های رسمی.
20) ایجاد دبیرخانه شورای مدیران دستگاه مربوط.
21) سخنگوی دستگاه متبوع.
22) انجام سایر امور مربوط، که برحسب ضرورت از طریق بالاترین مقام دستگاه ذیربط جهت اقدام، ابلاغ می گردد.