۱- تبدیل شدن روابط عمومی به یک «وظیفه مدیریتی»
روابط عمومی در نخستین مراحل شکلگیری خود برخلاف ماهیت وجود خود، صرفاً به ابزاری تبدیل شد که برای دفاع از سیاستهای سازمان به کار برده میشد.سپس به عنوان ابزار تبلیغ ، وسیله ایجاد رضایت از سازمان مورد استفاده قرار گرفت.این گونه کاربرد روابط عمومی در واقع معلول عملکرد بر پایه «الگوی تبلیغاتی انتشاراتی» و «نمایندگی مطبوعات» بود که روابط عمومی را مسئول توجیه فعالیتهای سازمان میدانست.این وظیفه بیشتر با استفاده از مطبوعات صورت میگرفت .به شکلی که در اینگونه روابط عمومیها، اکثریت فعالیتها، رنگ و بوی مطبوعاتی داشت از جمله :
- تولید و ارسال خبر
- برگزاری مصاحبه
- تشکیل کنفرانس خبری و صدور بیانیه
از عمدهترین فعالیتها بود. در واقع با این نوع ایفای نقش، به جای عنوان «کارشناس روابط عمومی» برای دستاندرکاران روابط عمومی، او را «کارگزار مطبوعاتی» مینامیدند او را «روزنامهنگار مقسیم در سازمان» میدانستند و این نوع روابط عمومی را «روابط عمومی روزنامهای» توصیف میکردند.
قدیمیترین و منسوخترین الگومتأسفانه در حال حاضر نیز بسیاری از روابط عمومیها از این الگو- که قدیمیترین و منسوخترین الگوست- تقلید میکنند و با شمارش تعداد فعالیتهای آنها میتوان چنین گرایشی را ملاحظه کرد.این الگو و الگوی پس از آن به نام «الگوی اطلاعرسانی عمومی»، فعالیتهای روابط عمومی را یکسویه و مخاطب را منفعل میدانستند و برای گروههای مخاطب، سهمی را در فرآیند ارتباط لحاظ نمیکردند.روابط عمومی در مسیر بلوغ خود و همراه با تقویت نگرش به سازمان به عنوان «سیستم باز» و ضرورت تطبیق سازمان با تغییرات محیطی و تعامل با محیط، از الگوهای دوسویه پیروی کرد که با ماهیت واقعی آن همسازی بیشتری داشت.بدینسان، الگوهایی در روابط عمومی مورد استفاده قرار گرفت که به دو طرف ارتباط یعنی سازمان و گروههای مخاطب، کم و بیش توجه داشتند و فعالیتها تا حدودی فراتر از فعالیتهای مطبوعاتی و تبلیغاتی بودند.همچنین علاوه بر «روابط عمومی بیرونی»، «روابط عمومی داخلی» نیز اهمیت یافت و به تدریج ضمن توجه به تحقیق، ارزیابی فعالیتها نیز مدنظر قرار گرفت.
تحولات اساسی در روابط عمومیتحول عمده در نقش روابط عمومی در این فرآیند، این بود که روابط عمومی نقش خود را از «نقش فنی» و ابزاری، به «نقش سیاستگذاری» ارتقاء داد و به عنوان بخشی از وظایف مدیریت و یک اصل مدیریتی پذیرفته شد و نقش راهبردی مدیریت ارتباط بین سازمان و گروههای مخاطب را عهدهدار شد.
تعاریف توصیفی از روابط عمومی:
* روابط عمومی، چشم، گوش و زبان سازمان است؛
* روابط عمومی وسیله نفوذ در افکار عمومی است؛
* روابط عمومی خانه شیشهای سازمان است؛
این تعاریف جای خود را به تعاریف هنجاری داد و در نهایت اینکه امروزه روابط عمومی را «گفتمان بین سازمان و گروههای مخاطب برای رسیدن به تفاهم» ذکر میکنند.
روابط عمومی ؛ مرکز مشاوره راهبردیامروز روابط عمومی ضمن سنجش محیط و انتقال اطلاعات به مدیریت، به عنوان یک مرکز مشاوره راهبردی، سازمان را در رفع مشکلات و مردم برای تأمین حقوق خود یاری میدهد .این بستر مناسبی را برای همکاری بین سازمان و گروههای مخاطب فراهم میآورد و با استفاده از تکنیکهای مدیریت همچون برنامهریزی،نظارت و کنترل و هماهنگی به صورتی منظم و سیستماتیک در راستای ایجاد هماهنگی بین منافع سازمانی و منافع گروههای مخاطب عمل میکند.
پس، مهمترین تحول روابط عمومی، تبدیل شدن از «وظیفه فنی» به اصل و «وظیفه مدیریتی» است.این تحول در تعیین جایگاه واقعی روابط عمومی در سازمان نیز تأثیرگذار است. این تأثیرگذاری را میتوان در جدول شماره یک مشاهده کرد.بر همین اساس باید روابط عمومی، بخشی از کارهای خود را به بخش خصوصی بسپارد و خود سیاستگذار، ناظر و هدایتگر باشد؛ در کشورهایی که از روابط عمومی پیشرفته برخوردارند، ۶۲ درصد فعالیتهای روابط عمومی توسط بخش خصوصی اجرا میشود.
۲– تبدیل شدن روابط عمومی به یک فعالیت حرفهای و علمی همزمان با تحول یاد شده، روابط عمومی از یک فعالیت عادی به یک فعالیت حرفهای و علمی تبدیل شده است؛ به گونهای که اگر بگوییم روابط عمومی یک حرفه نبوده و از ساختار علمی برخوردار نیست، به مانند آن است که جلوی آیینهای قرار گیریم و تصویر خود را انکار کنیم.
بی تردید توسعه دانشگاههای آموزش دهنده روابط عمومی، توسعه کتب و نشریات روابط عمومی، تقویت زیرساختهای آن و تدوین ضوابط حرفه علمی گام های مهمی هستند که در این مدت، به ارتقای سطح فعالیتهای روابط عمومی منجر شده است.با این تحول، در حال حاضر فعالیتی مثل تولید «بریده جراید» یک فعالیت عادی بوده و جایگاه خود را به عنوان یک کار اصلی از دست داده است.بنابراین روابط عمومی باید از انجام صرف یکسری فعالیتهای عادی برحذر باشند؛ فعالیتهایی همچون:ارسال خبر،کاربرد صرف یک روش تحقیق در انجام تحقیقات مختلف،برگزاری مراسم،نصب پوستر،پلاکارد،سیلک،تهیه مقاله و گزارش،صدور بیانیه و …که در ردیف فعالیتهای تکنیکی روابط عمومی هستند، امور عادی محسوب میشوند و روابط عمومیها باید به دنبال انجام فعالیتهایی باشند که نقش آنها را به عنوان سیاستگذار تقویت میکنند و مجموعه این فعالیتها را برای رسیدن به اهداف متعالی روابط عمومی به خدمت بگیرد.
۳- ظهور روابط عمومی در شکل سیاسی و شکلگیری «روابط عمومی سیاسی»روابط عمومی در گذشته بیشتر در شکل تجاری و تبلیغاتی مطرح بوده است. اما امروزه شاخهای به نام «روابط عمومی سیاسی» شکل گرفته است که بحث خدمت به افکار عمومی (نه مدیریت آن) را، تأثیرگذاری بر ساخت قدرت و عضویت در ائتلاف حاکم یا گروه تصمیمگیری سازمان، تنظیم مناسبات درون و ایجاد سازگاری بین علایق و سلایق مختلف و رقابتهای داخلی سازمان را عهدهدار است.
از این منظر شاید بتوان کارشناسان روابط عمومی به نوعی افکار عمومی (نه مدیریت آن) را، تأثیرگذاری بر ساخت قدرت و عضویت در ائتلاف حاکم یا گروه تصمیمگیری سازمان، تنظیم مناسبات درون و ایجاد سازگاری بین علائق و سلایق مختلف و رقابتهای داخلی سازمان را عهدهدار هستند.
بازیگران سیاسی یا کارشناسان روابط عمومیاز این منظر شاید بتوان کارشناسان روابط عمومی را به نوعی «بازیگران سیاسی» نام داد و مدیریت روابط عمومی را گونهای از مدیریت سیاسی تلقی کرد؛ چرا که بین علایق و سلایق درون سازمان سازگاری و وحدت ایجاد میکند و با توزیع قدرت سروکار دارند.
یکی از تکنیکهای سیاسی مهم که امروزه در روابط عمومی مورد استفاده قرار میگیرد، «لابینگ» است که منظور از آن، انجام اقداماتی است که برای جلب حمایت سیاستمداران یا افراد مؤثر بر آنان به کار برده میشود.تأثیرگذاری بر نمایندگان مجلس یا مسئولان کشور را میتوان نوعی لابینگ نام نهاد. «مذاکره» و «چانهزنی» از سایر تکنیکهای سیاسی هستند که امروزه در روابط عمومی از کاربرد بسیاری برخوردار شده اند.
۴- مدیریت رویدادهایکی از وظایف عمده روابط عمومی «مدیریت رخدادها» است.یکی از کارهای عمده روابط عمومی سیاسی، واکنش درباره رخدادهایی است که به شکلی بالقوه برای سازمان نتایج منفی به دنبال دارد و توان بالقوه و حیات آن را با محدودیت روبرو میسازد. برای این منظور باید به ترتیب زیر عمل کرد:
* شناسایی رخدادها
* تجزیه و تحلیل آنها
* ایجاد اولویتها
* انتخاب راهبرد مناسب برای مقابله
* اجرای یک برنامه ارتباطی
* ارزیابی تأثیرهای آن
در سازماندهی روابط عمومی باید بخشی را به منظور «مدیریت رویدادها و حوادث» منظور کرد.
مدیریت بحرانروابط عمومی با مدیریت رویدادها میتواند در مدیریت بحرانهای بالقوه و بالفعل یاور مدیریت و حامی مخاطبان باشد .برای این منظور، بررسی موضوعاتی که ممکن است سازمان را موضوع گفتگو قرار دهد و تهیه فهرستی از خطرات بالقوه و خطرات قبلی و اولویتبندی بین آنها، از جمله راهبردهای اساسی در روابط عمومی است.باید این قانون ارتباطات در وضعیت بحرانی را به خاطر داشت:
الف- همه را بگو (جامعیت)
ب- سریع بگو (سرعت)
ج- صادقانه بگو (صداقت)
روابط عمومی اگر به موقع با مسائل و حوادث مواجه نشود و در قالب یک «روابط عمومی پویشگر» ظاهر نشود، در واقع به یک «روابط عمومی کنشگر» تبدیل خواهد شد و کارآیی خود را در مواجهه با مشکلات از دست خواهد داد؛ در واقع بیتوجهی به حوادث، آبستن بحران است.