يکي از چالش هايي که پيش روي سازمان هاي دولتي و وزارتخانه ها خودنمايي مي کند، عدم ارتباط تعريف شده و مناسب با مخاطبان است که اين وظيفه، اصولا بر عهده روابط عمومي هاست.
انتقال برنامه هاي کلي سازمان و همچنين راهنمايي ارباب رجوع و آشنا کردن وي با گردش کار موجود در سازمان ازجمله اين وظايف است. اخلاق و برخورد مناسب با مخاطبان در روابط عمومي ها کيميايي است که کمتر سازماني از آن بهره مند است تا آنجا که حتي مقام رهبري نسبت به روند ناصوابي که در روابط عمومي ها حاکم است تذکر جدي داده اند. متاسفانه با وجود اجراي چند طرح شتابزده چون طرح تکريم ارباب رجوع، آنچه به جا مانده است يک صندوق فلزي مقابل درب هرسازمان است که نمايانگر برخورد هيجاني و بي برنامه سازمان هاست. حداکثر کاري که انجام شده نصب چند بروشور بعضا نامفهوم برروي ديوار است که بيشتر، اين رويه ناقص منتهي به سردرگمي مراجعه کنندگان مي شود.
از ديگر موضوعات مورد غفلت در روابط عمومي ها برخورد ناشايست و خارج از اصول حرفه اي با ارباب رجوع است و اين به نوبه خود بخش قابل توجهي ازنارضايتي مردم از سازمان ها را شامل مي شود. بنابراين يکي از اولويت هاي هر سازمان دولتي آموزش کارکنان روابط عمومي است که بيشترين تماس را با مردم دارند.
امروزه با گسترش استفاده از تکنولوژي همچنين بهره مندي سازمان ها از اين تکنولوژي، شاهد ايجاد روابط عمومي هاي الکترونيک هستيم. سامانه هاي اطلاع رساني هوشمند مانند پايگاه هاي اينترنتي و تلفن هاي پيامگير و پاسخگو، ابزار اصلي اين روابط عمومي هاست. در اينجا ذکر دو نکته ضروري به نظر مي رسد که اولي مربوط به ميزان وابستگي روابط عمومي ها به اين تکنولوژي است و دومي لزوم آموزش مردم براي استفاده بهينه از اين سامانه هاست.
در توضيح نکته اول بايد گفت که استفاده کورکورانه و تقليدي از تکنولوژي هاي جديد ممکن است مانع از ديدن نيازهاي اصلي و اساسي مخاطبان سازمان شود، در ضمن گاهي اوقات ارباب رجوع تمايل دارد که يک انسان و نه يک ماشين وي را راهنمايي کند.
بنابراين نبايد روابط عمومي را به صرف تجهيز به سايت و تلفن پيامگير، از وجود افراد متخصص بي نياز دانست. از سوي ديگر مردم با سامانه هاي جديد آشنايي چنداني ندارند و لازم است که آگاهي هاي اوليه به آنها داده شود. براي اين کار مي توان از روش هاي ساده اي چون توزيع اعلاميه و همچنين اطلاعيه هايي که از طريق رسانه هاي جمعي منتشر مي شود کمک گرفت. حال اگر نگاهي به پيرامون خود بيندازيم متوجه مي شويم که اطلا ع رساني يکي از حلقه هاي مفقود شده در نظام مديريتي ماست به عنوان مثال اطلاع رساني درباره سهميه بندي بنزين از آن دسته بود که ديگر از حواشي آن بايد گذشت چه آنکه پرداخت بيش از حد صرفا تکرار مکررات است و نخ نما شدن سوژه.
با اين وجود هنوز مشاهده مي کنيم که روابط عمومي ها از انجام وظايف محوله طفره مي روند، متاسفانه برخي از روابط عمومي ها به جاي انجام وظايفي که در اين نوشتار به آن اشاره شد خود را درگير مسائل حاشيه اي و کم اهميت مي کنند و يا با انتشار کوچکترين انتقاد از سوي رسانه ها، به جاي اصلاح اشکالات يا از پاسخگويي طفره مي روند يا به پاسخگويي در حد رفع تکليف بسنده مي کنند.