با جدي شدن مباحث مربوط به روابط عمومي الكترونيك و گام هاي مؤثري كه از سوي برخي از سازمانها ، نهادها، وزارتخانه ها و .... به اين سمت برداشته شده است و با علم به اينكه اين حركت ها كامل نبوده و متأسفانه شايد در خيلي از جاها نيز فقط جنبه ي نمايشي و تبليغاتي داشته باشد ؛ ولي در عين حال همين حركت را نيز بايد به فال نيك گرفت و ضمن يادآوري هاي لازم در خصوص چالش هاي موجود در اين مسير ( فرايند الكترونيكي شدن روابط عمومي ها )، براي مواجهه با آنها برنامه ريزي كرده و آماده تر از گذشته و مجهز به فنون و تكنيك هاي لازم آن، گام هاي بعدي را مستحكم تر برداريم.
●براي اين منظور، توجه به نكات زير در ابتداي اين راه ضروري است:
۱) بدون شك آشنايي با فضاي مجازي براي اطلاعرساني و اطلاع يابي در روابط عمومي هر دستگاهي نيازمند آموزش مستمر آن مجموعه است .كاركنان بايد ضمن آشنايي كلي با آي سي تي اطلاعاتي نيز در باره ي مفاهيم پايه و اصولي اين علم داشته باشند. هرچند كه آموزش آي سي تي در سرفصل هاي لازم الاجراي دستگاه هاي دولتي به عموان آموزش ضمن خدمت در طي برنامه ي چهارم توسعه گنجانده شده است ولي عدم ايجاد انگيزه هاي لازم براي كاركنان در امور آموزشي ضمن خدمت، كارايي اين دوره ها را به حد اقل رسانده و اين خود به عنوان يك چالش جدي در سيستم آموزشي دولتي نيازمند آسيب شناسي مي باشد كه پرداختن به آن در اين مقال نمي گنجد.
۲) اطلاعرساني به عنوان رسالت اوليه ي روابط عمومي و به وسيله اينترنت علاوه بر دسترسي به اطلاعات مناسب، نيازمند بهرهگيري از دانش هاي نويني است كه آموزش و بهرهگيري از آنها نيازمند طي دورههاي تخصصي كامپيوتر است. اگر تهيه ي محتوي و اطلاعات و به روزرساني آن به كاركنان روابط عمومي كه به طور حتم دغدغه ي بروز رساني اطلاعات را دارند، واگذارشده و تيم فني، عهدهدار مسائل كامپيوتري نظير طراحي وب سايت، نگهداري سرويسدهنده وب، افزايش كيفيت خدمات شبكه و امنيت آن باشند؛ ديگر نگراني براي پاسخگويي به نياز مخاطبان و جذب مخاطبان بيشتر وجود نداشته و يا به حد اقل ممكن خواهد رسيد.
مشكلات عمده اي كه در عدم بروز رساني سايت هاي دولتي مشاهده مي گردد، حكايت از عدم هماهنگي روابط عمومي ها و متوليان فني يا محتوايي سايت ها مي باشد كه اين عدم هماهنگي بيش از هر چيز به ميزان نارضايتي مخاطبان از دستگاه هاي مذكور مي انجامد.
در حال حاضر به جرأت مي توان گفت كه بيش از ۷۵ درصد از سايت هاي سازمان هاي دولتي به روز نشده اند و در حقيقت سايت مرده به حساب مي آيند كه متأسفانه هر روز نيز بر ميزان آنها افزوده مي شود.
۳) انتخاب نام مناسب براي سايت سازمان با هدف سهولت يادگيري و ثبت سريع آن در حافظه ي مخاطبان و در نتيجه دسترسي آسان و سريع كاربران به چنين سايت هايي از ديگر نكاتي است كه توجه به آن مي تواند زمينه هاي رضايتمندي بيشتر مخاطبان سازمان را نيز فراهم آورد.
۴) نياز سنجي در روابط عمومي به عنوان يكي وظايف مهم آن محسوب مي گردد و با توجه به حجم بسيار گسترده ي اطلاعات در فضاي وب و به تبع آن تنوع مخاطبان و نياز هاي آنان، اهميت اين نياز سنجي در چنين فضايي بيش از پيش نمايان شده و تهيه ي اطلاعات به صورت آن لاين (۷*۲۴ ) را در قالب هاي زيبا ، جذاب و در عين حال خلاصه و مختصر و متناسب با نياز مخاطبان ضروري مي نمايد.
۵) زبان ارائه اطلاعات در سايت ها و استفاده از كدهاي استاندارد براي سهولت دسترسي كاربران به هنگام مراجعه، از جمله نكاتي است كه به هنگام طراحي سايت بايد به آن توجه كرد.
اگر امكان طراحي و ارائه ي مطالب هرسايتي به هر دو زبان فارسي و انگليسي باشد، خيلي مناسب تر و در جذب مخاطبان بيشتر و ارائه آگاهي و شناخت بيشتر سازمان موفق تر خواهد بود.
۶) معرفي وب سايت سازمان در موتورهاي جستجو با انتخاب كلمات توصيفي مناسب و كليدي باعث مي شود كه مخاطباني كه براي اولين بار قصد ورود به سايت را دارند به راحتي و بدون دغدغه به سمت وب سايت ما هدايت شوند. كاربران همواره بهترين و كوتاه ترين راه رسيدن به سايت مورد نظرشان را در جستجوي در موتورها جستجوي موجود در فضاي وب مي بينند؛ بنابراين روابط عمومي ها بايد نسبت به معرفي وب سايت خود در كليه ي موتورهاي جستجو اقدام كنند و البته بروزرساني مستمر سايت به دسترسي آسان تر كاربران از طريق موتورهاي جستجو كمك زيادي مي كند.
۷) و بالاخره نبايد از اين نكته غافل شويم كه هرچند وارد عصر فرا اطلاعات شده ايم و دسترسي سريع و آسان آحاد جامه به اطلاعات مورد نياز خود نيز از ويژگي هاي اين عصر مي باشد و ما نيز بايد خود و جامعه ي خود را هماهنگ و همگام با اين تغييرات كنيم؛ ولي بايد به اين مهم نيز توجه داشته باشيم كه در شرايط كنوني چيزي حدود ۷ ميليون كاربر اينترنتي در كشور ما امكان دسترسي به صفحات وب را دارند و بخش اعظم مخاطبان ما هنوز نيازمند دريافت خدمات روابط عمومي در قالب هاي سنتي آن مي باشند و متوليان روابط عمومي نبايد به بهانه ي حركت به سوي روابط عمومي مدرن از توجه به اين حجم عظيم مخاطبان خود غافل شوند.